GTD: Cuál de los 3 Tipos de Trabajo Elegir en cada Momento

La introducción de «las tres formas de trabajar» como una de las posibilidades de elección dentro del paso «Hacer», que es el último de los cinco pasos para administrar el flujo de trabajo y ganar control en GTD, es algo que me ha resultado extraño y artificial desde el primer momento. A día de hoy, diez años después, sigo sin entender las razones por las que David Allen espera al quinto paso para hablar de algo que, en mi experiencia, debería ser un «paso cero» o «paso previo» al propio método de los cinco pasos.

¿Por qué digo esto? En los talleres de mejora de la productividad personal que facilito, cuando empiezo a explicar los primeros pasos de este método, casi siempre observo cómo hay alguna persona en aula que reacciona con incomodidad ante lo que estoy diciendo. Al preguntarles sobre el motivo de su reacción, suelen decir que el método no les parece muy aplicable, al menos en la realidad cotidiana que ellas conocen. Si, por ejemplo, tu jefe se acerca y te dice esa frase tan querida por todos de «deja lo que estás haciendo y ponte con esto, que lo necesito para ya», parece poco viable poder responderle «espera, que lo recopilo». Lo que exige este tipo de situaciones es una respuesta inmediata.

Cuando me ocurre esto, tengo que interrumpir la explicación, avanzar varias decenas de transparencias de la presentación y llegar al quinto paso para explicar las tres formas de trabajar. Entonces respiran tranquilas, el método les empieza a parecer aplicable y podemos continuar con la explicación del segundo paso: «Procesar» o «Aclarar».

En realidad, la elección de uno de los 3 tipos de trabajo es el primer paso lógico cuando decidimos hacer algo. Por eso «chirría» tanto el que Allen lo explique en el quinto paso, ya que no coincide con nuestra propia experiencia. Lo cierto es que cada persona, en todo momento, puede plantearse si:

1. Trabajar sobre eso que le acaba de entrar.
2. Trabajar sobre algo que entró previamente y ha sido procesado y organizado, es decir, sobre un trabajo que ya ha sido identificado y definido.
3. Trabajar en definir su trabajo, es decir, en ir a sus bandejas de entrada y «transformar las cosas» que contienen en algo sobre lo que realmente poder actuar.

David Allen, por su parte, nos dice en Haz que funcione que la última serie de variables que entran en juego respecto a tus decisiones de actuación es la elección acerca de si:

1. Hacer el trabajo que ya has definido en tu lista.
2. Hacer el trabajo en el momento que surge.
3. Emplear un tiempo en organizar los nuevos asuntos entrantes, de manera que tengas un listado actualizado de todas tus posibles tareas.

Trabajo predefinido

El «trabajo predefinido» es el que ha resultado de procesar tus bandejas de entrada y está organizado en las diversas listas que configuran tu sistema GTD: siguientes acciones por contexto, proyectos, acciones «a la espera», etcétera. Lo normal es que cuentes con un elevado número de opciones entre las que elegir dentro de todas esas listas.

Si has procesado bien, el contenido de esas listas requerirá únicamente ser ejecutado. Por el contrario, si simplemente lo has «clasificado» sin transformarlo previamente, seguirá siendo necesario que identifiques qué es y que hay que hacer exactamente con ello antes de poder ejecutarlo.

Cuando trabajas en un trabajo predefinido es cuando «priorizas». Lo primero que debes hacer es «Revisar» tu agenda o calendario, seguido de los contextos que tengas a tu alcance. Y así, desde esa visión global de tus compromisos críticos y prioritarios, podrás decidir qué hacer y hacerlo, con la tranquilidad de saber, en todo momento, que es eso, y no otra cosa, lo que deberías estar haciendo.

Trabajo a medida que surge

En ocasiones es imprescindible dejar a un lado tus listas y ponerte con lo último que acaba de llegar y que no admite demora. El trabajo del conocimiento es, por definición, imprevisible en buena medida y ello significa que los imprevistos forman parte del paisaje. La clave es identificar qué requiere reacción inmediata y qué no. Se trata, sobre todo, de evitar los automatismos. Hay quien cree, por ejemplo, que todo lo que le pide su jefe o su cliente requiere ser tratado de forma inmediata y lo cierto es que esto rara vez es así.

Buena parte de las «emergencias» son resultado de la falta de proactividad, es decir, son resultado de no hacer las cosas cuando hay que hacerlas. Otra gran parte son resultado de la improductividad, entendida como no hacer las cosas de forma eficaz y eficiente. Si no procesas bien, probablemente identifiques mal un porcentaje importante de los «¿qué es?» de tus bandejas de entrada y, por tanto, lo que hagas será distinto de lo que deberías haber hecho.

La experiencia de las personas que usamos GTD es que las emergencias «de verdad» existen pero son algo escaso e infrecuente. Eso sí, cuando son «de verdad», debemos dedicarles toda nuestra atención de forma inmediata.

Definir el trabajo

Definir qué es cada cosa de la bandeja de entrada y organizarla en el contenedor adecuado, expresando la acción de forma clara y concreta es un trabajo en sí mismo. De hecho, es un trabajo de gran valor añadido, la esencia misma del trabajo del conocimiento. Si eres profesional del conocimiento, tu verdadero trabajo, el que aporta valor, se encuentra aquí.

Por eso es tan importante entender la diferencia entre «clasificar» y «procesar». «Clasificar» es «distribuir la incertidumbre», mientras «procesar» es «eliminar la incertidumbre». «Clasificar» es «marear las cosas», mientras «procesar» es «transformar las cosas». «Clasificar» aporta orden sin aportar valor, mientras «procesar» aporta valor aportando también claridad y organización. Por último, «clasificar» es una tarea rutinaria, sencilla y semiautomática, que se hace en poco tiempo, mientras «procesar» es un trabajo intelectual intenso, que exige plena atención y un esfuerzo mental considerable.

Una pista: si no te cuesta realmente esfuerzo, casi seguro que estás «clasificando» en lugar de «procesando» tus bandejas de entrada.

¿Cuál en cada momento?

Aquí es donde entra en marcha tu intuición. Son las 11:17 de la mañana. ¿Qué hago ahora? Mi consejo es que dediques un par de segundos a pensar antes de tomar una decisión. La tentación suele ser trabajar en el trabajo según surje. Es lógico, ya que es un tipo de trabajo «cómodo», en la medida que no requiere pensar sino solo actuar. La «emergencia» es sexy, aunque sea muy improductiva.

Si, como casi siempre, la «emergencia» puede esperar, la opción correcta es una de las otras dos. ¿Qué tal vas de control? Si vas bien, parece que lo suyo es ir a tu trabajo predefinido y elegir de ahí. Si, por el contrario, sientes que el control flaquea, entonces puede ser una buena idea procesar tus bandejas de entrada.

Cada persona es un mundo y cada trabajo también. Hay quienes necesitan procesar muy a menudo para mantener el control y quienes no. En mi experiencia, definir el trabajo es algo que es necesario hacer entre una y cinco veces al día. La mayor parte del tiempo deberíamos dedicarlo a nuestro trabajo predefinido.

En la medida que seamos capaces de resisitir la tentación de trabajar permanentemente en el trabajo a medida que surge, romperemos el círculo vicioso que supone y podremos cambiarlo por un círculo virtuoso. Productividad genera más productividad, del mismo modo que improductividad genera más improductividad.

¿Por qué opción te inclinas tú?