GTD: La Perspectiva Comienza en el Siguiente Paso

La perspectiva en GTD se trabaja en un modelo de seis niveles que comienza por la parte más operativa o de corto plazo: las siguientes acciones.

A menudo asumimos que la perspectiva es un concepto que conlleva una cierta amplitud, visual o temporal. Sin embargo, y aún siendo esto cierto, la perspectiva en GTD tiene que ver, sobre todo, con la claridad. Sin claridad sobre qué opciones existen en cada momento, cuáles de ellas son realmente factibles en las circunstancias en las que te encuentras, ni qué significado y consecuencias tiene para ti optar por unas o por otras, difícilmente podrás tomar la decisión correcta. Y si no tomas decisiones correctas sobre qué hacer y qué no hacer en cada momento, difícilmente podrás llegar a ser una persona productiva.

Identificar cuál es la siguiente acción física, visible y necesaria para que la situación de algo avance es, por lo general, una tarea muy sencilla pero, a pesar de ello, requiere pensar. Y pensar cuesta trabajo y suele dar una pereza mortal. Consecuencia de ello es la aparición del «lenguaje nebuloso», una forma de comunicarnos que permite que nos entendamos sin necesidad de pensar en los detalles de lo que queremos decir ni de lo que tenemos que hacer. Por ejemplo, «ver lo de la propuesta de Antonio». ¿Qué significa esto realmente? ¿Qué tienes que hacer para dar por «vista» la propuesta de Antonio?

El «lenguaje nebuloso» es muy útil porque hace posible comunicarnos sin pensar pero es un lenguaje enormemente improductivo, ya que incita muy poco a la acción, debido a su falta de concreción y claridad.

El hábito de GTD de identificar y definir con claridad la siguiente acción que nos acerca a la consecución de un resultado, tanto si se trata de una acción única como si se trata de cualquier acción de una secuencia de acciones, persigue precisamente «obligarnos» a concretar, a salir del «lenguaje nebuloso». Y lo hace con un único fin: ganar claridad sobre qué es exactamente lo que hay que hacer, es decir, ganar perspectiva.

Un siguiente paso siempre debe ser una «acción física y visible», es decir, algo que cualquier persona a nuestro alrededor pueda ver si está hecho o no. Un observador sería incapaz de saber cuándo he «visto» lo de la propuesta de Antonio. Sin embargo, si podría saber cuándo he «leído», «subrayado», «impreso», «guardado» en la cartera o «entregado» a alguien la propuesta de Antonio.

Con frecuencia me encuentro este tipo de situaciones en los talleres de mejora de la productividad personal que facilito: «recabar información», «pedir datos», «convocar reunión»… Esta forma de expresar lo que tenemos que hacer no nos da suficiente perspectiva sobre las «acciones físicas visibles» que debemos llevar a cabo para dar por completado lo que tenemos que hacer. ¿Qué tienes que hacer concretamente para dar por recabada la información? ¿Cómo vas a pedir los datos: por teléfono, por email, en persona…? ¿Qué significa exactamente convocar una reunión? ¿Es un único paso o tal vez tienes que «escribir» una agenda y una lista de personas a las que convocar, «llamar» para reservar una sala y «enviar» un email para poder darla por «convocada»?

En el trabajo del conocimiento, la materia prima es la palabra. Piensas utilizando palabras y expresas lo que sabes y lo que creas utilizando palabras. Sabemos además que las palabras definen realidades y que el lenguaje guarda una estrecha relación con los comportamientos y, por consiguiente, con las acciones. La forma en que te expresas indica el grado de claridad que tienes. Si te expresas sin claridad, significa que te falta claridad. Creer lo contrario o tomarte esto a la ligera es engañarte. Pensar es inevitable en el trabajo del conocimiento. Antes o después tendrás que hacer el esfuerzo intelectual de especificar qué tienes que hacer «concretamente» para que algo avance, es decir, tendrás que responderte a la pregunta ¿cuál es el siguiente paso?

Y hasta que lo hagas, la falta de claridad dificultará que realices acción alguna al respecto ya que, si no defines con claridad el siguiente paso que tienes que dar para que algo avance, difícilmente lo darás. Sin el hábito de identificar sistemáticamente cuál es el siguiente paso, difícilmente lograrás avanzar hacia tus resultados de forma fluida. Lo que probablemente ocurra es que acabes haciendo las cosas tarde y con prisas, en el último momento, con el agobio y la presión que producen las fechas límite.

Nos quejamos mucho del estrés pero lo cierto es que buena parte del estrés que sufrimos lo generamos inconscientemente nosotros mismos al trabajar de esta forma tan improductiva. La perspectiva y su hermano pequeño, el control, son los mejores antídotos contra el estrés.

Desarrollar el hábito de ganar perspectiva es lo que te va a permitir trabajar de forma cada vez más proactiva y menos reactiva, con lo que ello supone en cuanto a incremento de tu productividad personal y eliminación de estrés. Esto se debe a que la perspectiva es un elemento indispensable para tomar decisiones correctas, ya que es lo que te da claridad sobre las consecuencias a corto, medio y largo plazo de tus decisiones.

Como cualquier hábito, ganar perspectiva es el resultado de recorrer un camino de aprendizaje y cambio y, como decía Confucio, «un camino de mil millas comienza con un simple paso». En GTD ocurre igual: la perspectiva comienza en el siguiente paso.