Categorías Organizativas en GTD: Basura

Aunque a primera vista pueda sorprender dedicar un post a esta categoría organizativa de GTD, lo cierto es que se trata de una gran desconocida para un número significativo de personas.

Identificar qué cosas de las recopiladas o capturadas en nuestras bandejas de entrada pertenecen a esta categoría parece una tarea sencilla. En realidad no es así. Mi experiencia es que gran parte de lo que debería acabar organizado en la categoría «Basura» acaba organizado en la categoría «Material de referencia». ¿A qué se debe esto?

Procesar es una tarea intelectual de alto valor añadido. Cuando procesamos, transformamos las «cosas» de las bandejas de entrada, identificando qué son y qué compromiso requieren por nuestra parte. Al procesar, las «cosas» dejan de ser «cosas» y pasan a ser «compromisos», «ideas», «resultados», «posibilidades», «información» y, también, «basura». Por eso decimos que procesar es «dotar de significado».

Como se trata de una actividad intelectual, procesar suele dar pereza. Esto se traduce en que a menudo procesamos mal, ya que en lugar de preguntarnos qué son esas «cosas» y qué hay que hacer con ellas, nos lo inventamos o lo suponemos. La consecuencia de procesar mal es que la fiabilidad de tu sistema GTD, y con ello su utilidad, quedan seriamente comprometidas.

La categoría organizativa «Basura» es uno de los indicadores más fiables de la calidad de tu sistema GTD, porque te da información inmediata sobre la calidad de tu procesado.

Al procesar bien las cosas que no requieren acción, un altísimo porcentaje de lo que hay en las bandejas de entrada va a parar a la categoría «Basura». Al procesar mal, va a parar a la categoría «Archivo» o incluso a la «Incubadora», que es donde organizamos las «posibilidades». La consecuencia de lo anterior es que se está añadiendo complejidad a estas dos categorías, porque al contener más elementos de los necesarios se dificulta su uso y porque, además, se les está restando fiabilidad, pues ya no se tiene plena seguridad en que contengan lo que realmente deberían contener.

Para que una «cosa» de la bandeja de entrada vaya a la categoría «Basura», debes tener plena confianza en que a) no requiere acción y b) no te puede servir en un futuro. Y para tener esta confianza necesitas pensar. El automatismo y la comodidad nos llevan a suponer en lugar de pensar y eso se traduce en que nuestra tendencia sea responder que «sí» requiere acción, o que «sí» nos puede servir, cuando casi siempre la respuesta correcta es «no», al menos para una de ellas.

Por ejemplo, cuando te respondas que sí requiere acción, pregúntate también «¿qué es lo peor que podría ocurrir si no hago nada al respecto en los próximos siete días?». Verás que casi nunca es algo indeseable. Del mismo modo, si al preguntarte «¿te puede servir?» respondes sí, oblígate a dar un ejemplo de una situación concreta en la que te podría servir. Te sorprenderá la cantidad de veces que eres incapaz de imaginarla. «¿Para qué, en concreto, te podría servir?» Mucha gente responde «no sé, por si acaso». La pregunta entonces sería «por si acaso, ¿qué?». Con frecuencia, la respuesta queda desierta.

«Archivar» o incluso «Incubar» son la alternativa fácil y cómoda a «Eliminar». Suponen un riesgo controlado. Como en el fondo sabes no procesas bien, minimizas las consecuencias negativas conservándolo, ya que así siempre podrías recuperarlo en caso necesario. En serio, si un altísimo porcentaje de tu bandeja de entrada no acaba en la categoría «Basura», es más que probable que estés procesando mal.

Una categoría organizativa «Basura» que acaba a rebosar después de procesar tus bandejas es un indicio casi seguro de que procesas con rigor y de que tu sistema GTD te permite prestar atención a lo que hay que prestar atención. Del mismo modo, una categoría «Basura» con pocos elementos tras el procesado te dice que muy probablemente estás procesando y organizando mal o, lo que es lo mismo, que la fiabilidad y la utilidad de tu sistema GTD tienen mucho que mejorar.