Categorías Organizativas en GTD: Posibilidades

Incubar intensa y regularmente es un hábito indispensable si realmente quieres ser una persona productiva. El motivo es que cuesta mucho menos decidir qué hacer que decidir qué no hacer o, al menos, que decidir qué no hacer de forma inmediata. Incubar es el hábito que te pone fácil diferenciar lo que hay que hacer ya, lo antes posible, de lo que podrías hacer más adelante, sin consecuencias indeseables, y de lo que incluso podrías llegar a no tener que hacer nunca. Las personas productivas saben que tienen que intentar, por sistema, dejar para mañana todo lo que puedan no hacer hoy.

La «incubadora» es una de las herramientas de organización más potentes de toda la metodología GTD. Por eso, cuanto más trabajo tengas, más crítico es que seas capaz de aprovechar al máximo el potencial que te ofrece esta herramienta. Porque, como dice Peter Drucker, «el trabajo no es establecer prioridades. Eso es fácil. Todo el mundo puede hacerlo. […] la dificultad es establecer “posterioridades”, es decir, decidir qué no hacer«. La importancia de la «incubadora» como categoría organizativa reside en que te permite distinguir y separar con claridad lo que necesita acción de forma inmediata de lo que no necesita acción de forma inmediata.

Las cosas que no necesitan acción de forma inmediata son, por definición, posibilidades. Son posibilidades porque, por ahora, lo único que sabes de ellas es que no requieren acción inmediata. En el futuro, es posible que la requieran y es igualmente posible que no la requieran. Lo único que haces al «incubar» es diferir la toma de decisiones para un momento posterior.

«Incubar» es decidir no decidir «ahora» sino decidir «más adelante». Parte de lo que incubes nunca llegará a hacerse, bien porque se haya resuelto solo, bien porque se haya «auto-priorizado a la baja» ante la aparición de otras prioridades superiores, bien porque no encuentres la necesidad o las ganas de comprometerte a hacerlo. Lo importante es que, al incubarlo, te has asegurado de prestar atención a lo que realmente requería atención en ese momento, es decir, a las próximas acciones que están en la Agenda o Calendario y en Acciones Prioritarias.

La clave para poder incubar bien es procesar bien y revisar de forma habitual y sistemática. Procesar bien significa decidir con rigor si algo realmente necesita acción inmediata o no. La pregunta ¿qué es lo peor que puede ocurrir si no haces nada de inmediato con ello? te puede ayudar a aclararlo. La segunda parte es revisar. Si no revisas tu incubadora regularmente y en detalle, no la utilizarás o la utilizarás muy por debajo de sus posibilidades.

El principal reto que plantea la revisión de la incubadora, además del reto que ya de por sí supone la adquisición de cualquier nuevo hábito, es el volumen de elementos que puede llegar a haber en ella. Por su naturaleza, la incubadora es una herramienta fantástica para liberar tu creatividad. Es su parte menos positiva, eso da lugar a que el volumen de elementos «en incubación» crezca mucho y, por lo general, de manera muy rápida.

La mayoría de los usuarios «veteranos» de GTD que conozco han experimentado con distintas alternativas de organización de esta categoría que permitieran llevar a cabo la labor de revisión de forma eficaz y, sobre todo, sostenible. En mi caso, después de varios intentos infructuosos, como fue el uso de una lista «tal vez nunca«, o la posterior incorporación de dos nuevas listas – «tal vez pronto» y «tal vez más adelante» – di finalmente con la solución que uso desde hace años y con la que, por ahora, estoy realmente satisfecho: la lista «Esta semana no«.

Lo hagas como lo hagas, debes tener en cuenta dos cosas de cara a gestionar de forma efectiva la categoría organizativa «Posibilidades» en GTD:

1. Hay que revisarla con regularidad para que sirva de algo
2. El elevado volumen de elementos que contiene es todo un desafío a la hora de revisarla

Hay personas que consideran innecesaria esta categoría organizativa pero yo la considero indispensable. Las cosas rara vez son blancas o negras, es decir, requieren acción inmediata o no requieren acción alguna. Cada vez más nos movemos en escalas de grises y lo que no requiere acción hoy puede requerirla mañana o viceversa. Por eso, como bien dice David Allen, «tener un sistema personal bien engrasado y refinado que pueda capturar y recordar tareas con niveles de significado diferentes se convertirá paulatinamente en un elemento básico para mantener el equilibrio y el control en un mundo cada vez más ambiguo y complejo.»