Organizarse con GTD: El Significado lo Define Todo

Clasificar, entendido como «mover» las cosas desde las bandejas de entrada a otros contenedores, sin llevar a cabo para ello ningún trabajo previo de transformación, es uno de los hábitos más absurdos e improductivos que existen. En realidad, cuando clasificas de esta manera, lo único que estás haciendo es diseminar la incertidumbre en lugar de mantenerla «acorralada» en un único lugar.

Clasificar sin transformar puede proporcionarte una sensación puntual de liberación y control, al ver la bandeja de entrada vacía, pero es una sensación sin fundamento alguno, porque lo que has hecho en realidad es aumentar la entropía de tu sistema.

Organizar, como ya hemos visto, tiene que ver con guardar las cosas de tal forma que su ubicación guarde relación con su significado y que sean fácilmente accesibles cuando se las necesita. Esto implica que, para poder organizar algo, antes necesitas conocer su significado. Por eso, cuando intentas organizar sin haber definido antes el significado de las cosas, no solo corres un elevado riesgo de organizar mal sino también de sentir que estás haciendo un esfuerzo inútil.

Las prisas por organizar y el sentimiento de frustración que se deriva de organizar mal generan un círculo vicioso muy negativo del que cuesta bastante salir.

Veamos un ejemplo. Si tomas notas en una reunión y las guardas todas juntas, seguramente las estás organizando mal. Lo más probable es que parte de esas notas sea simple información, que solo consultarás si se produce alguna circunstancia externa. Otra parte será basura, es decir, cosas que has anotado pensando que podrían serte útiles y más tarde has comprobado que no. También es habitual que algunas de esas cosas sean ideas a las que «dar una vuelta» y decidir, más adelante, si hacer algo con ellas o descartarlas definitivamente. Por último, también habrá alguna nota con la que tengas que hacer algo tú, o encargarte de que haga algo otra persona. Organizar bien las notas de esta reunión significa que guardarías la información con otras informaciones, tirarías la basura, pondrías las ideas junto a otras ideas a las que también quieres «dar una vuelta» y anotarías en otra parte las acciones que debes realizar tú, o debes hacer que realicen otros.

Si lo guardas todo junto, estás almacenando caos. Puede que sea caos ordenado, pero sigue siendo caos.

Organizar bien es muy sencillo pero exige tiempo, atención y compromiso. En general, y muy especialmente en el trabajo del conocimiento, organizar implica transformar. Tomar «cosas» más o menos indefinidas de tus bandejas de entrada y transformarlas en información, basura, posibilidades o acciones.

El objetivo de organizar tu bandeja de entrada no es que quede vacía y «limpita», tan «mona» toda ella. El verdadero objetivo de organizar los elementos de tu bandeja de entrada es transformar las cosas dotándolas de significado para ti. Hay pocas cosas más ineficaces que organizar con prisas.

Cuando has dedicado la atención necesaria a averiguar qué significa una cosa para ti, deja de ser una cosa amorfa y pasa a ser algo con un significado claro y concreto. Ahí es cuando puedes organizarla. Ahora es muy fácil. Simplemente tienes que depositarla junto al resto de elementos que comparten significado con ella.

Un error clásico es utilizar las tradicionales categorías de clasificación para organizarse. «Personal», «profesional», «familia» y demás categorías están bien para ordenar los libros de una biblioteca pero no sirven de nada a la hora de organizarte para mejorar tu productividad personal. Estas categorías son en realidad áreas de responsabilidad, no criterios de organización.

Las áreas de responsabilidad son muy útiles para trabajar tu perspectiva pero no te ayudan a sentir tus cosas controladas. Por ejemplo, bajo tu área de responsabilidad «profesional» tendrás cosas que son información (de uso profesional), basura, ideas y posibilidades (de índole profesional) y también actividades propias o que puedes delegar a otras personas (dentro del ámbito profesional). Empeñarse en tener todo eso junto dentro de una categoría «profesional» no te ayuda en nada a ganar claridad, ni a tomar buenas decisiones, ni a gestionar tu atención con eficacia.

Organizar es agrupar por significado y, por eso, para poder organizar bien necesitas aprender a definir bien primero qué significan las cosas para ti. Solo entonces podrás organizarlas bien, porque el significado precede a la organización. En realidad, el significado lo define todo.