GTD: La Complejidad de Gestionar lo Simple

Una de las objeciones típicas que se hacen sobre la metodología GTD es que es «compleja». Por algún motivo que no alcanzo a entender, nos hemos instalado en la creencia de que todos los problemas deben tener siempre una solución sencilla. Esta creencia infundada es una de las más dañinas para la productividad personal, ya que dificulta enormemente el aprendizaje de nuevas técnicas y, por consiguiente, su mejora.

La mejor forma de refutar o validar cualquier creencia es contrastándola con la realidad. Por llevarlo al plano concreto de la productividad personal, usar una única lista de tareas será, para la mayoría de las personas, una solución «sencilla», mientras que usar media docena de listas distintas sería considerado por muchos como una solución «compleja». No voy a entrar aquí sobre qué es qué, porque me parece irrelevante. Lo relevante es el propósito que te lleva a decidir que lo que vas a usar para gestionar tus compromisos es una herramienta llamada «lista».

Se entiende que el propósito que persigues al elegirla es que te ayude a hacer una mejor gestión de esos compromisos, ¿no? Luego la validación de la herramienta que elijas deberá ser en función de lo mucho o poco que contribuya a ese propósito, no de si es «sencilla» o «compleja», ni de cualquier otro criterio que se nos ocurra. Caer en la anécdota de descartar a priori una herramienta potencialmente útil porque nos parece compleja es permitir que el árbol nos impida ver el bosque.

La gran paradoja de la productividad personal es que para gestionar tus cosas más complejas es suficiente con usar herramientas simples, mientras que para gestionar tus cosas más simples necesitas herramientas complejas.

Es más, para las cosas más complejas, probablemente ni necesites herramientas. Al fin y al cabo, ya sabes cuáles son tus valores o las cosas que más te importan. Tampoco necesitas una herramienta para saber cuáles son tus grandes objetivos vitales a medio y largo plazo.

Sin embargo, para gestionar la gran cantidad y variedad de cosas mucho menos trascendentes que tienes que hacer, sí que necesitas herramientas. Las necesitas porque, aunque sean cosas simples, son muchas. El volumen de compromisos «menores» es enorme y nuestra mente no es capaz de gestionarlos todos de forma eficaz.

Si alguna vez has usado una lista única de tareas, sabrás que su utilidad es limitada. Por el contrario, si en lugar de una lista única utilizas un conjunto de listas específicas, mucho más reducidas y a la vez mucho más completas, su utilidad puede llegar a ser espectacular. Muchas listas es más complejo que una lista, de eso no hay duda. Pero, ¿qué es mejor, usar una única lista que no sirve o usar varias listas que sí sirven? Si nos fijamos en nuestro propósito, la respuesta está clara.

Cuando solo tienes unos cuantos compromisos, una única lista es más que suficiente. Pero si, como muchas personas, tus compromisos se cuentan por decenas, una única lista es insuficiente para gestionarlos eficazmente. No importa lo simples que sean esos compromisos.

Para poder aprender y aplicar GTD, antes es preciso desaprender muchas creencias que nos lo impiden. Si no tomas conciencia de que la gestión de tus cosas simples es mucho más compleja que la gestión de tus cosas complejas, te costará mucho desarrollar los hábitos que propone GTD.

Al contrario, si reconoces que gestionar un gran volumen de compromisos que compiten por tu atención puede llegar a ser tremendamente complejo, habrás dado un primer gran paso en el aprendizaje de GTD: ser consciente de la complejidad de gestionar lo simple.