Categorías Organizativas en GTD: Agenda o Calendario

Agenda o calendario se refieren a un mismo tipo de contenedor o categoría organizativa en GTD. En la traducción española del primer libro de David Allen, «Organízate con eficacia«, se utiliza más frecuentemente «agenda» que «calendario», ambas con el mismo sentido. En «Haz que funcione«, sin embargo, se utiliza más a menudo «calendario» y por tanto esta es la palabra que utilizaré en el resto del post.

Como dice el propio David Allen, el calendario es la herramienta básica de atención en el día a día. En ella están organizadas las próximas acciones que debes completar en días y momentos concretos y, por tanto, proporciona los puntos de referencia críticos en torno a los cuales gestionarás el resto de tu trabajo.

El calendario representa la parte inamovible del día, aquéllo alrededor de lo cual deberías encajar todo lo demás. Debería ser la primera de las categorías organizativas a la que prestaras atención al comenzar el día y es también la que marca las prioridades durante el resto del mismo.

El calendario sirve para almacenar tres tipos de acciones:

1. Las que deben realizarse en un momento determinado, es decir, en un día y a una hora concretas
2. Las que deben realizarse en una fecha concreta, independientemente de la hora
3. La información que va a ser útil tener a mano en una fecha concreta

Si nos centramos en el contenido del calendario para la fecha actual, éste debería representar «todo lo que necesito saber y hacer hoy«.

Como he comentado, las acciones que debes completar en un momento concreto o en una fecha concreta son las primeras a las que deberías prestar atención al comenzar tu jornada. A fin de cuentas, si estás usando bien el calendario, son las únicas cosas a las que podrías «llegar tarde». Por eso, las citas y otras acciones que deben hacerse en un día concreto han de ser lo primero a tener en cuenta cuando nos planteamos qué hacer y por dónde empezar.

Sin embargo, para que el calendario sea una herramienta de organización útil, es importante que evites introducir en él información falsa. Por ejemplo, cuando tú te pones una fecha límite para hacer algo que en realidad no tiene una fecha límite objetiva, o cuya fecha límite real es distinta de la que tú te pones, estás utilizando información falsa. Cuando mezclas información verdadera con información falsa en una misma categoría organizativa, dicha categoría organizativa deja de tener un significado único para ti y, por tanto, su utilidad se desvanece, ya que tendrás que estar planteándote constantemente qué información es real y cuál no lo es.

El calendario debería significar «cosas que tengo que hacer en una fecha objetiva». Por fecha objetiva me refiero a una fecha real que viene impuesta, por la razón que sea. Es cierto que hay muchas acciones que se deben completar lo antes posible pero, si no tienen una fecha límite real, deben ir en otro contenedor distinto del calendario.

El tercer y último tipo de entrada que puede tener cabida en el calendario es la información que puede serte útil en una fecha concreta, como por ejemplo cumpleaños, eventos a los que tal vez te gustaría asistir, actividades de personas de tu entorno, etc.

Por último, existe un tipo específico de información útil formado tanto por las fechas límite como por las fechas de inicio, siempre que éstas sean fechas reales. Un ejemplo de fecha límite sería un recordatorio del tipo «último día para entregar la declaración de la renta», que lógicamente estaría puesto en el día límite para entregar dicha declaración. Un ejemplo de fecha de inicio sería un recordatorio del tipo «abren la matrícula para la escuela de danza», que también debería estar puesto precisamente el día que se abre la matrícula.

Como resumen de todo lo anterior, el calendario debe contener todas las informaciones cuya utilidad y validez están asociadas a una fecha objetiva. Si la fecha no es objetiva, o el valor y la validez se mantienen en el tiempo, su lugar es otro.