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Qué significa ser una persona muy organizada

| tiempo de lectura 3:03'
Cuencos con especias diversas como ejemplo de elementos organizados

Cuando decimos de alguien que es «una persona muy organizada», ¿qué estamos diciendo realmente de ella? ¿existe una única forma de ser una persona organizada o hay varias? Una persona muy organizada y una persona muy ordenada ¿son lo mismo? ¿se puede comparar el nivel de organización de distintas personas?

Afortunadamente, todas estas preguntas tienen respuesta. Una persona es organizada cuando cuando guarda sistemáticamente las cosas en función del significado que tienen para ella.

Por ejemplo, si dejas lo que no te sirve para nada —ni te puede ser útil— en algún sitio distinto de la papelera o el cubo de basura, entonces eres una persona desorganizada. Asimismo, si no guardas la información que necesitas para hacer una llamada telefónica de tal forma que esté fácilmente accesible a la hora de hacer esa llamada telefónica, también eres una persona desorganizada.

En general, una persona organizada no necesita invertir tiempo extra en encontrar lo que necesita para hacer algo. Lo que hace es, antes de guardarlo, pensar en qué circunstancias va a poder necesitarlo y actuar en consecuencia. Lo anterior no es un juicio, sino la simple realidad.

Si quieres gestionar lo que tienes que gestionar de forma eficiente y sin esfuerzo, entonces necesitas guardar las cosas en función del significado que tienen para ti.

La forma de organizar es personal

Los criterios de organización los define cada persona. En ese sentido, no existe una definición universal de «persona organizada». Ningún criterio es mejor que otro, ya que el significado que distintas personas dan a una misma cosa puede ser distinto.

Una consecuencia de esto es que la organización carece de un aspecto uniforme. Si una persona decide arrinconar un montón de cosas en un rincón de una habitación —porque todas ellas tienen en común que son cosas sobre las que no se quiere tomar una decisión en este momento— entonces esas cosas están organizadas para esa persona. Lo que no sería organización es si en ese mismo rincón de la habitación se mezclan cosas que son para tirar, con cosas con las que ya se ha decidido hacer algo y con otras sobre las que aún no se ha decidido nada.

Consecuencia directa de lo anterior es que orden y organización son cosas distintas. Tener los libros de la estantería ordenados por tamaño es orden; tenerlos por temática o por frecuencia o tipo de uso es organización. Esto es así porque el tamaño no influye en el significado mientras que la temática sí.

Del mismo modo, limpieza y organización son cosas distintas. La limpieza tiene que ver con la higiene y, en menor medida, con la estética, pero no con la eficiencia. Se puede ser una persona limpia y ordenada y, a la vez, un auténtico desastre organizativo. Y viceversa. Lo anterior es importante tenerlo en cuenta porque no son pocas las personas consideradas caóticas o desordenadas cuando, en realidad, cuentan con un buen sistema de organización.

Cómo ser una persona organizada

La clave para ser una persona organizada reside en desarrollar el hábito de establecer relaciones entre significados y ubicaciones. La «basura» en un sitio, la «información» en otro, las «posibilidades» en otro, las «cosas que espero de otras personas» en otro y así sucesivamente.

Uno de los motivos por los que la «lista única» es tan poco útil es porque la «lista única» es una lista desorganizada, ya que contiene una gran variedad de cosas con significados diversos.

Otro elemento importante de la organización es la accesibilidad. No solo es importante que las cosas con significados semejantes estén en una misma ubicación, también es importante que esa ubicación resulte fácilmente accesible cuando es preciso acceder a ella. Si varias veces al día tienes que recorrer un largo pasillo para ir a consultar documentación de uso frecuente, eres una persona desorganizada, por mucho que tengas toda esa información guardada en un único sitio.

El resumen de todo lo anterior es que la organización consiste en guardar las cosas de tal forma que:

a) Su ubicación guarde relación con su significado y,
b) sea fácilmente accesible cuando se la necesita.

Porque, a diferencia de ordenar —que tiene que ver con la estética— y de limpiar —que tiene que ver con la higiene—, organizar tiene que ver únicamente con la eficiencia.

Comentarios

Rafa García avatar
Rafa García


Genial, como habitualmente, José Miguel.
Yo utilizo en mis formaciones un símil que tiene mucho que ver con la imagen que has elegido: la cocina.
Por muy desorganizado que sea uno, generalmente la cocina es un sitio en el que impera un cierto orden. Y tiene su complejidad porque hay centenares de pequeñas cosas: el azúcar, los huevos, la cerveza, el rollo de papel, las tazas, el jabón de la lavadora...

Sin embargo, gracias a esa pequeña gran organización:
1. No cuesta casi esfuerzo llegar con la compra y guardar cada cosa en su sitio.
2. No cuesta ningún esfuerzo acudir a coger cada cosa cuando es necesaria.

Saludos

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Muchas gracias Rafa. Al final se trata de no desperdiciar, muy en la línea de lo que promueven metodologías que conoces bien como 5S y Lean. La desorganización origina despilfarro - de tiempo, de energía y de atención - y, por tanto, supone una pérdida de eficiencia, en la medida que supone una utilización subóptima de recursos y, en consecuencia, de productividad personal.

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antonio gonzalez


Excelente; como que influye tambien que al conocer los significados de los terminos, toma uno conciencia de las cosas y actividades; valioso razonamiento; Gracias Jose Miguel

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Muchas gracias Antonio.

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jc


Hola.
Estoy en desacuerdo con la frase "En ese sentido, no existe una definición universal de “persona organizada”.

Observo realmente que hay métodos o principios universales que si definen una buena organización universal para todos. Obviamente no es cerrada y cada uno la implementa como quiere, pero si hay una serie de principios univesales válidos para cualquier persona.

Si no fuera así no escribirías un blog sobre GTD. Creo que esa forma universal o esos principios universales de organización deben ser aplicados por todas aquellas personas que realmente quieran ser organizadas, de otro modo la "organización personal con criterio propio" suele ser caótica.

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Hola.
Claro que existen unos principios universales de organización: «1 lugar = 1 significado, sin mezclar» es uno de ellos. Mientras este principio se cumpla, el grado de granularidad a la hora de organizar es individual y todos ellos válidos, por eso digo que no hay una definición universal de persona organizada. Varias personas pueden organizar un mismo tema de varias maneras distintas y todas ellas ser organizadas. Hay quien guarda el calzado todo junto en un mismo sitio, quien lo agrupa por tipo de calzado, quien a su vez separa el calzado más antiguo del más nuevo... Mientras todo el calzado esté en el mismo sitio, está organizado, al margen de las sub-organizaciones que pueda haber por debajo.

Si te interesa el tema de los orígenes y la utilidad de organizar (bien), te recomiendo el libro «The Organized Mind», de Daniel Levitin, un reputado neurocientífico experto en el tema.

Un saludo

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