GTD: Descubre el Poder de la Lista «Esta Semana No»

Cuando empecé a usar GTD, no dejé de «caerme del carro» una y otra vez hasta que no interioricé el hábito de la revisión semanal. Entender a qué se debían en concreto estas «caídas» no era evidente y me llevó un tiempo descubrirlo.

Al final llegué a la conclusión de que, como no revisaba habitualmente, mi uso de «la incubadora», es decir, de la lista «Algún día / Tal vez», era mínimo. Solo guardaba allí cosas que probablemente nunca haría y que no me preocupaba revisar poco o incluso dejar sin revisar. Eso significa que un montón de cosas que podría haber dejado sin hacer o haber hecho más adelante iban a parar a otro sitio, en concreto, a los contextos de mi lista de próximas acciones. En otras palabras, me estaba «cargando» – sin ser consciente de ello – la «usabilidad» de mi sistema.

Cuando la revisión semanal se convirtió en hábito, comencé a usar cada vez más la lista «Algún día / Tal vez», lo que descargó considerablemente mis contextos y aumentó la usabilidad – y por tanto la eficacia – de todo mi sistema GTD. Había descubierto la verdadera utilidad de Incubar.

El problema es que el volumen de cosas en mi lista «Algún día /Tal vez» empezó a alcanzar un volumen inmanejable de cara a revisarlo todo semanalmente, que es lo que recomienda hacer David Allen. Y cuando digo inmanejable me refiero a que el contenido de esa lista llegó a representar 2/3 de todo el sistema! 🙁

Así que empecé a buscar formas de manejar aquélla situación. A finales de 2009 comencé a usar las listas «Tal Vez Nunca», lo que me permitió reducir la lista «Algún día /Tal vez» a un tercio de su tamaño inicial. Estuvo muy bien porque dejó de darme pereza revisar semanalmente la lista «Algún día / tal vez». Por su parte,  la lista «Tal Vez Nunca» la revisaba solo cada dos o tres meses, o incluso menos.

Pero el tiempo siguió pasando y un par de años después estaba de nuevo en la misma situación, así que decidí dividir la lista «Algún día / Tal vez» en dos listas: «Algún día / Tal vez Pronto» y «Algún día / Tal vez Más Adelante». La idea seguía siendo la misma: separar lo que necesariamente debía formar parte de la revisión semanal de lo que podía revisarse con menos frecuencia.

Este sistema de tres listas, Algún día / Tal vez (Pronto, Más Adelante y Nunca), me funcionaba bastante bien pero cuando empecé a compartir mi sistema de organización con otras personas comprobé que generaba bastante confusión, ya que no acababan de entender cuáles eran los criterios claros para cada optar por una u otra de las tres listas. Eso me llevó a repensar una vez más la estructura de «la incubadora» a fin de conseguir que siguiera siendo útil pero que además fuera fácil de explicar para mí y fácil de entender para los alumnos.

Fue entonces cuando me di cuenta de que la aparentemente sencillez de «la incubadora» de GTD estaba en realidad «sobre-complicando» el tema. En mi experiencia, lo que incubas pertenece únicamente a dos grupos: cosas que no necesitas revisar periódicamente y cosas que sí necesitas revisar periódicamente.

Ejemplos de las primeras son libros que a lo mejor quieres leer un día, lugares a los que tal vez viajes en alguna ocasión o ideas para un post. Esas listas las consultas solo cuando surge la necesidad de hacerlo: he terminado un libro y quiero empezar otro o voy a planificar unas vacaciones o a escribir un post.

Sin embargo, hay cosas que quieres o te gustaría hacer en algún momento – no necesariamente ahora –  y cosas que tienes que hacer, pero que podrías hacer un poco más adelante sin mayores consecuencias. También hay cosas que a día de hoy parece que van a requerir alguna acción por tu parte pero que podrían cambiar de forma que finalmente no tuvieras que hacer nada con ellas. ¿Qué tienen en común todas ellas, me pregunté? La respuesta me dio el nombre de la lista que necesitaba.

Todas ellas son cosas que podrías no hacer esta semana – entendiendo semana como el tiempo que queda hasta tu próxima revisión semanal – sin que ello tenga consecuencias indeseables. De ahí el nombre de la lista: «Esta Semana No».

En mi caso, la lista «Esta Semana No» contiene todo aquello con lo que a día de hoy no me comprometo, es decir, cosas que a día de hoy no requieren acción pero podrían requerirla más adelante. Por eso es muy importante procesar bien y separar las cosas que sí requieren acción de las cosas que no requiren acción (al menos no esta semana), para lo cual lo primero es identificar con claridad tus compromisos.

El uso intensivo de una lista «Esta Semana No» proporciona enormes ventajas:

1. Mejora la eficacia y usabilidad de tu sistema, ya que permite separar lo que tienes que hacer – que está en tu agenda y tus contextos – de lo que podrías no hacer. Esta separación es clave porque, ¿qué crees que ocurre cuando algo que podrías no hacer esta semana es, por ejemplo, más fácil, rápido o divertido que algo que tienes que hacer necesariamente esta semana?
2. Aumenta la fiabilidad de tu sistema, al facilitar la revisión semanal de las cosas que no requieren acción pero podrían requerirla
3. Incrementa la eficiencia de tu sistema, ya que aproximadamente un tercio de las cosas que entran en «Esta Semana No» se solucionan solas, con el consiguiente ahorro de recursos

Lo mejor es que todo esto es gratis. Así que puedes probar a usar una lista «Esta Semana No» una temporada y ver qué tal resultado te da. Eso sí, te adelanto que es imprescindible revisarla a fondo todas las semanas para que funcione.

¿Tienes demasiadas cosas para hacer y no sabes por dónde empezar? Prueba a separar lo que con seguridad requiere acción esta semana de lo que puede esperar unos días «sin explotar». Es sencillo pero muy potente de cara a ganar claridad y enfoque. Atrévete y descubre el poder de la lista «Esta Semana No».