GTD: Deja para Mañana lo que Puedas No Hacer Hoy

Uno de los principales retos al que se enfrentan los profesionales a la hora de aprender e implantar GTD es al de desaprender toda la «basura» que nos han ido metiendo en la cabeza desde que éramos pequeños. Y digo «basura» porque se trata de una cantidad considerable de creencias que inciden directa y muy negativamente en nuestra eficacia y productividad personal.

Un ejemplo de estas «ideas basura» es ese viejo refrán del siglo pasado «no dejes para mañana lo que puedas hacer hoy«. Aunque la intención es buena, sus consecuencias para la productividad personal son desastrosas. Este refrán es un acicate para el voluntarismo en su máxima expresión. Una frase que tiene su origen en entornos en los que sobra tiempo libre y por tanto tiene sentido plantearte hacer hoy algo que podrías hacer mañana.

Pero ese tipo de situaciones rara vez se dan en el trabajo del conocimiento. Por definición, un profesional del conocimiento tendrá habitualmente bastantes más cosas para hacer que tiempo para hacerlas. Y eso implica necesariamente, guste o no guste, que tendrá que dejar cosas sin hacer. ¡Como para encima dedicarte a hacer cosas que podrías no hacer!

En el trabajo del conocimiento, lo difícil no es hacer sino saber no hacer. Tradicionalmente, las decisiones sobre qué hacer y qué no hacer y, también, sobre qué hacer primero y qué hacer después, tenían una repercusión mínima o inexistente en la productividad personal. Ahora, sin embargo, pasan a convertirse en un elemento fundamental a la hora de mejorar nuestra eficacia, hasta tal punto que puede afirmarse que, en el trabajo del conocimiento, elegir bien qué hacer y qué dejar sin hacer es una de las claves principales de la productividad personal.

Por otro lado, tener que dejar necesariamente cosas sin hacer significa que, además de gestionar lo que vas a hacer, tendrás que gestionar también una parte de lo que no vas a hacer. De hecho, en la práctica, el volumen de cosas que vas a hacer será normalmente mucho menor que el volumen de cosas que no vas a hacer, así que el sistema con el que gestionas todo eso que no vas a hacer tiene que funcionar muy bien, y GTD lo hace. Por eso estoy completamente de acuerdo con Jeroen Sangers cuando dice que GTD es para gestionar las cosas que no haces.

La herramienta a la que me refiero está relacionada con el paso Incubar, una de las tres opciones que vimos recientemente al hablar de cómo procesar las cosas que no requieren acción. Para incubar se usa lo que Antonio José Masiá llama «la incubadora» y que en GTD se conoce como lista «Algún día / Tal vez».

Incubar es una opción que a menudo no se entiende en toda su dimensión y por eso se infravalora su potencial. Para la mayoría de las personas, Incubar tiene que ver con cosas que probablemente nunca se llegarán a hacer. Y ese es solo uno de los diversos usos que permite esta opción. Su uso más potente y, lamentablemente, más desaprovechado, es el de separar «lo que tienes que hacer» de «lo que puedes no hacer».

Hay muchísimas cosas que puedes hacer pero no tienes por qué hacerlas todas ni tampoco tienes por qué hacerlas ahora. Entender esto es fundamental. Porque el hecho de que puedas hacer algo no implica que tengas que hacerlo y, menos aún, que tengas que hacerlo ya. Por eso, mezclar lo que tienes que hacer lo antes posible con lo que tienes que hacer pero podrías hacer más adelante, o con lo que puedes hacer pero podrías llegar a no hacer, es atentar contra la fiabilidad y eficacia de tu sistema.

El 50% de tu mejora productiva pasa por elegir mejor qué hacer y qué no en cada momento. Y para ello, es muy importante que a la hora de elegir no mezcles lo que tienes que hacer con lo que podrías no hacer. La clave de la eficacia personal en el trabajo del conocimiento no es hacer todo lo que se puede hacer sino dejar sin hacer todo lo que se puede dejar sin hacer.

Sé que suena «radical» pero no esperarás mejorar tu eficacia personal un 40% haciendo las mismas cosas de siempre, ¿verdad?

En serio. Pruébalo. Olvida esos criterios caducos de «importante y urgente», céntrate en lo que, de verdad, tienes que hacer lo antes posible y deja para mañana lo que puedas no hacer hoy.