GTD: Lo Primero es Identificar con Claridad tus Compromisos

Veíamos recientemente que, en GTD, procesar es hacerte preguntas. La primera de todas ellas, y a menudo la que más esfuerzo conlleva responder bien, es «¿qué es esto?». Una vez tenemos la respuesta a esa pregunta es cuando comenzamos a aclarar o a procesar propiamente dicho, es decir, cuando empezamos a aplicar el diagrama de flujo de GTD.

La siguiente pregunta que propone David Allen como parte de este proceso es «¿es procesable?, entendida como ¿hay alguna acción que deba hacerse sobre ella o a causa de ella?. En su primer libro, «Organízate con eficacia«, David Allen usaba otra pregunta parecida, aunque algo más concreta en mi opinión: «¿requiere acción?».

A mí no me acaba de convencer ninguna de las dos. Después de muchos años usando GTD, mi conclusión es que son preguntas excesivamente abiertas, que ayudan poco a la hora de tomar las decisiones correctas sobre que hacer y qué no. ¿Qué criterios debo tener en cuenta a la hora de decidir si «debo» hacer algo con una cosa determinada o de si algo «requiere acción»?

En mis primeros años aplicando GTD, esta falta de claridad favorecía el triunfo del voluntarismo sobre el realismo, lo que a su vez se traducía en que mis contextos tuvieran habitualmente tal volumen de próximas acciones que se convertían en inmanejables. Dicho de otro modo, la incapacidad para poner coto a mi voluntarismo, a mis «ganas de hacer», daba al traste con la usabilidad de mi sistema GTD.

Si lo piensas, en un mundo en el que el volumen de cosas por hacer excede con creces el tiempo disponible para hacerlas, la clave es elegir extraordinariamente bien qué hacer y, sobre todo, qué no hacer. Así que tenlo en cuenta. El voluntarismo es uno de los peores enemigos de tu eficacia y tu productividad personal.

Debido a esto, y aprovechando precisamente eso, que GTD es para no hacer, he dedicado bastante tiempo en los últimos años a ir depurando el significado que doy a las preguntas «¿es procesable?» o «¿requiere acción?» para que me resulten más útiles y potentes. En concreto, a día de hoy, a la pregunta ¿requiere acción? respondo «sí» únicamente cuando se cumple cualquiera de estas tres condiciones:

1. Esa «cosa» guarda relación directa con «algo» que tiene que estar completado en una fecha límite objetiva – por lejana que sea en el tiempo- y sobre la que puedo hacer algo al respecto desde ya
2. No hacer nada con esa «cosa» antes de la próxima revisión semanal de mi sistema GTD conllevará con certeza consecuencias indeseables
3. He adquirido un compromiso personal firme e irrevocable de hacer algo al respecto de esa «cosa» antes de la próxima revisión semanal de mi sistema

En el resto de casos, la respuesta a «¿requiere acción?» es un rotundo «No», ya que son cosas que pueden esperar, al menos, hasta la próxima revisión semanal, por lo que ahora no quiero que roben mi atención.

Cuando comento esto en los talleres de mejora de la eficacia y la productividad personal con GTD que facilito, las caras de sorpresa son habituales. Nos cuesta decir «no». Además, nos han estado «bombardeando» con mensajes basura durante mucho tiempo y al final nos los hemos creído.

Ese refrán tan querido por nuestras abuelas de «no dejes para mañana lo que puedas hacer hoy» probablemente tenía mucho sentido en el siglo pasado. Pero a día de hoy no lo tiene. Es una incitación al voluntarismo. La versión siglo XXI de ese refrán sería «deja para la semana que viene todo lo que se pueda dejar hasta la semana que viene». De hecho, hay un método de productividad personal basado en esta idea que se llama «DIT» (Do It Tomorrow).

Una de las claves para ser eficaces y eficientes es manejar un volumen razonable de compromisos, que además deben tener algo en común: ser acciones que tienes que hacer tú lo antes posible en los próximos días (antes de la próxima revisión semanal de tu sistema). Si podría hacerlo otra persona o podría hacerse en otro momento, entonces no deberías verlo en tus contextos, al menos por ahora.

Para tomar buenas decisiones necesitas contar con buena información. Cuando tus fuentes de información no son claras, la información es borrosa. Por eso, el primer paso es diferenciar con claridad qué requiere realmente tu acción de forma más o menos inmediata de todo aquello que podría no requerirla o requerirla más adelante. Lo primero es identificar con claridad tus compromisos.