GTD: Buenas Prácticas para Capturar

Si ya has aceptado que externalizar tu atención es una idea que merece la pena, el siguiente paso es encontrar la mejor forma de hacerlo. Esto se consigue combinando los medios y procedimientos adecuados para que recopilar o capturar sea algo rápido, sencillo y eficaz.

A lo mejor ya tienes el hábito de apuntar tareas para que no se te olviden. Eso puede suponer una dificultad adicional a la hora de adquirir el nuevo hábito de recopilar o capturar, ya que apuntar tareas es muy distinto de capturar cosas.

Cuando apuntas una tarea significa que has tenido una idea y has tomado una decisión al respecto. Una decisión que conlleva una acción. Por eso lo apuntas, para que no se te olvide hacer algo que ya has decidido. Sin embargo, cuando recopilas o capturas una idea lo único que haces es prestar atención a lo que roba tu atención para sacarlo inmediatamente de tu cabeza y que deje de hacerlo. Por eso es muy importante que desaprendas apuntar tareas para que puedas aprender a recopilar o capturar cosas.

Apuntar cosas que has decidido hacer para que no se te olviden es organizarte. Sacar cosas de la cabeza para que no erosionen tu capacidad de enfocar tu atención es recopilar o capturar. Cuando te organizas, lo que estás gestionando son tareas. Cuando recopilas o capturas, lo que estás gestionando son inputs. Tener esto claro es fundamental porque todas las tareas han sido antes inputs pero muchos inputs nunca llegarán a convertirse en tareas.

Cuando pensamos en algo, nuestra mente nos hace creer que nunca lo olvidaremos. Sientes que es imposible dejar de recordar algo tan claro y evidente. Por supuesto, dos minutos más tarde estarás pensando en algo distinto, aunque igual de claro y evidente que lo que acabas de olvidar. Como ya sabes, el problema es que no lo olvidas realmente, sino que queda «perdido» en tu mente, reapareciendo en los momentos más inoportunos y erosionando tu control o, dicho de otra forma, tu capacidad para mantener el enfoque al máximo.

Si cada vez que te surge un pensamiento tienes que pensar en sacarlo de tu cabeza, eso significa que cada vez tienes que tomar una decisión sobre ello (sacarlo o no, ahora o luego, dónde ponerlo, etc.) y tomar una decisión te supone un esfuerzo, aunque sea mínimo. Cuando además ese esfuerzo se repite frecuentemente, al final se convierte en algo molesto y, por consiguiente, intentarás deshacerte de él, por lo que dejarás de recopilar o capturar. Sin embargo, si eres capaz de convertido en hábito – algo para lo que solo necesitas esforzarte tres o cuatro semanas – pasará a ser un acto reflejo, lo mismo que ponerte las gafas al levantarte o el cinturón de seguridad al subirte al coche.

El poder de los hábitos reside en que no hay que pensar en ellos, simplemente se ejecutan. Son automatismos y por tanto no requieren esfuerzo. Por eso la productividad y la eficacia personal basada en hábitos funcionan tan bien.

Y lo primero para desarrollar el hábito de recopilar y capturar es ponerte las cosas fáciles. Más adelante veremos algunas herramientas útiles para recopilar pero, por ahora, centrémonos en desarrollar el hábito, porque como bien sabes, la productividad no es la herramienta.

Para que recopilar o capturar pueda convertirse en hábito, es preciso que puedas hacerlo en todo momento y eso significa que siempre debe haber una bandeja de entrada a tu alcance. Si estás viendo la tele y tienes que levantarte para apuntar algo, probablemente no lo hagas. Si vas por la calle y no tienes una forma rápida y fácil de capturar un pensamiento que te surge, seguramente se quede sin capturar. Por eso es importante contar con todas las bandejas de entrada necesarias. ¿Qué cuántas son necesarias? Eso depende de cada persona y de sus circunstancias. Piensa un momento en un día normal, en qué sitios estás y cómo te desplazas entre ellos. ¿Cómo vas a recopilar en la oficina, en el transporte público, por la calle, en el supermercado, en la cocina de casa o en el cuarto de estar?

El criterio para averiguar cuántas bandejas de entrada necesitas tú es sencillo: todas las necesarias para poder recopilar o capturar una idea o un pensamiento en todo momento, estés donde estés. Por otra parte, una vez cumplido el requisito de poder recopilar o capturar en todo momento, el siguiente consejo es que utilices las menos posibles, ya que las bandejas de entrada son contenedores temporales que hay que vaciar regularmente.

Un buen punto de partida es averiguar cuántas bandejas de entrada tienes ya aunque no seas consciente de ellas. Cuándo pregunto en mis talleres, la gente suele responder que cuatro o cinco. Cuando hacemos el ejercicio de contarlas, normalmente la cifra oscila entre quince y veinticinco, habiendo superado en ocasiones las cincuenta. Saber el punto de partida ayuda porque, a menudo, muchas de las que tienes son prescindibles y, sin embargo, sigue faltando alguna para poder recopilar o capturar en todo momento.

Cuando comiences a desarrollar el hábito, te resultará sencillo dar con el número ideal de bandejas de entrada. Si cuando vayas a recopilar o capturar algo no sabes dónde hacerlo, es porque ahí te hace falta definir una bandeja de entrada. Si por el contrario te planteas elegir entre más de una bandeja de entrada, eso significa que te sobra alguna. En general, cuando surge una idea o pensamiento, saber cómo recopilarlo o capturarlo y dónde hacerlo debería ser evidente para poder ser inmediato.

Y, resumiendo todo lo anterior, la mejor de todas las buenas prácticas para recopilar o capturar, es empezar a hacerlo ya. ¿Cuándo vas a empezar tú?