La Productividad Perdida y los Tiempos de Tránsito

Tiempos de tránsito son los espacios de tiempo que dejas pasar involuntariamente entre dos cosas que tú has decidido hacer voluntariamente. Por ejemplo, has decidido tomar unas cervezas con un amigo, llegas a la hora acordada al bar y esperas 10′ a que llegue tu amigo.

Los tiempos de tránsito se han introducido en la vida moderna hasta convertirse en nuestros compañeros inseparables. Sales de casa camino del trabajo y esperas mientras vas en el transporte público o en un atasco. Llegas al trabajo y esperas a que arranque el ordenador. Vas a una reunión y esperas a que llegue el resto de la gente. Vas a comer y esperas, primero a que te atiendan y luego a que te cobren. Vas al médico al salir del trabajo y esperas en la consulta. Pasas a recoger al niño del cole y esperas a que salga. Te pones a ver la tele y esperas a que empiece lo que quieres ver…

¿Qué haces mientras esperas? Divagar. Consultar compulsivamente el email en tu dispositivo móvil cada cinco minutos. Ojear qué pasa por las redes sociales… Lo más probable es que hagas eso que comúnmente se llama «perder el tiempo».

Puede que ahora mismo estés pensando: «Tampoco es tan grave. Son solo cinco minutos…». Correcto… O no. Ir y venir del trabajo suele ser bastante más tiempo. Súmale cinco minutos para que arranque el ordenador. Otros diez a que empiece la reunión, eso si tienes la suerte de que te convoquen a una sola reunión al día y empieza más o menos «puntual». Otros diez en el médico, o en la cola de la panadería o… Otros cinco en el colegio. Otros cinco a que empiece la serie de TV…

Recientemente oía que simplemente el tiempo que esperamos a que se inicien las aplicaciones informáticas que usamos a diario equivale a 5 días al año, a raíz de unos 11′ al día. Si extrapolamos los datos de ese estudio al resto de los tiempos de tránsito que nos rodean, podemos estar hablando fácilmente de otros cinco días esperando transporte público, otros diez esperando a que empiecen reuniones… Llegar a un mes al año perdido en tiempos de tránsito no nos costaría ningún esfuerzo y, sin embargo, ya ves, seguimos creyendo que «son solo cinco minutos».

Paradójicamente, la gente dice que no tiene tiempo. Y lo dice convencida de ello. Bien pensado, probablemente estén en lo cierto. Si pierdes casi un mes al año en tiempos de tránsito probablemente pierdas también mucho tiempo en otras cosas.

Probablemente haya muchos motivos que expliquen por qué ocurre esto pero uno de ellos es la creencia de que en «solo cinco minutos» no se puede hacer nada que merezca la pena. Y es importante tener claro que esto es simplemente una creencia, no un hecho. Porque en cinco minutos un único día puede que no se haga mucho, pero en cinco minutos repetidos diez o veinte veces todos los días pueden hacerse muchas cosas.

Uno de los elementos más potentes y menos aprovechados de la metodología de productividad personal GTD es el contexto. Y, en concreto, el contexto «tiempo disponible«.

Si procesas bien tu trabajo y lo descompones correctamente en próximas acciones, tendrás un montón de tareas que podrás hacer en cinco o diez minutos. Ten en cuenta que muchos proyectos o trabajos complejos comienzan con una simple llamada, un breve borrador, una lista de puntos sobre los que trabajar… Además, muchas requerirán simplemente de tu cabeza o de papel y lápiz o de un teléfono. Si además cuentas con un smartphone, probablemente puedas hacer un buen montón de ellas.

No tienes tiempo para leer pero podrías ir escuchando un audio-libro mientras estás en el atasco o en el transporte público, si es que te mareas al leer. Puedes llamar para pedir hora en el taller mientras el niño sale del cole o llamar para reservar una sala mientras esperas a que empiece la reunión. Puedes buscar información con tu smartphone sobre el sitio al que planeas ir de vacaciones mientras esperas en la consulta del médico o leer tu blog favorito mientras esperas a que empiece lo que quieres ver en TV.

La productividad personal no tiene que ver con hacer muchas cosas sino con decidir conscientemente qué cosas hacer. Si quieres seguir dedicando un mes al año a hacer cosas que no te aportan mucho, perfecto. Pero si realmente piensas que no tienes tiempo, date una oportunidad y prueba a hacer algo distinto. Acostúmbrate a llevar contigo una lista con media docena de cosas que puedes hacer en menos de 10 minutos y para las que sea suficiente con tu móvil, tu cabeza y lápiz y papel. Luego, cada vez que no estés haciendo lo que quieres hacer, acuérdate de que no tiene necesariamente por qué ser así.

Porque la productividad no se suele perder en bloques grandes. Por lo general, es al contrario. La productividad se pierde en los tiempos de tránsito.