GTD: Redefiniendo el Trabajo en la Era del Conocimiento

En los talleres que facilito sobre mejora de la productividad personal a partir del método GTD, explico que uno de los principales retos que plantea el aprendizaje y puesta en práctica de esta metodología es que David Allen no desarrolló una jerga específica ni inventó términos nuevos para explicarla, sino que utiliza conceptos comunes pero con significados distintos a los comunes. Por ejemplo, palabras como «agenda», «lista», «delegar» o «proyecto» tienen en GTD un significado distinto del habitual.

Para complicar aún más la cosa, las diferencias de significado son importantes pero no son radicales. Dicho de otro modo, no se trata de que en GTD signifiquen algo completamente distinto de lo que significan en su uso habitual, sino que mantienen parte de este significado, matizándolo, ampliándolo o reduciéndolo según el caso.

Uno de estos conceptos que en GTD significan «otra cosa» es la palabra «trabajo«.

En GTD, «trabajo» no es únicamente aquello que te cuesta hacer o que haces por dinero, sino todo lo que haces. En otras palabras, trabajo es todo lo que quieres hacer que aún no está hecho. Como ves, se trata de una definición de «trabajo» distinta, mucho más amplia y universal que su versión original. Terminar un informe es evidentemente trabajo pero también lo es dedicar un rato a meditar o a tumbarte al sol, si es que es eso lo que quieres hacer.

La palabra «trabajo» suele tener una connotación negativa. Las cosas que no molan, que no son divertidas, son «trabajo». Pero la realidad es que todas las cosas que quieres hacer compiten entre sí por abrirse un hueco en las 24 horas que tiene el día. Y esto es así tanto para las cosas que te gusta hacer como para las que no te gusta hacer y aplica tanto a las cosas del ámbito personal como a las del profesional. Leer un rato compite con terminar una propuesta comercial. Salir con los amigos compite con responder a un email de un cliente.

El problema de perderse en matices semánticos es que no te ayuda a conseguir los resultados que buscas. Cuando fragmentas artificialmente las cosas que quieres hacer en función de si pertenecen a un ámbito o a otro, lo único que consigues es cargarte la visión global sobre a qué estás dedicando tu tiempo y tu atención en cada momento.

El verdadero desafío que plantea la productividad personal, en un mundo donde hay muchas más cosas por hacer que tiempo para hacerlas, es poder confiar en todo momento en que lo que estás haciendo es precisamente lo que querrías estar haciendo (incluso aunque no te guste).

Por eso, «trabajar» en GTD significa hacer lo que estás haciendo con confianza plena en que es la decisión correcta y dedicándole toda tu atención y energía, tanto si es redactando un informe como tomando una caña con tus amigos. «Trabajar» en GTD es estar presente en lo que haces, viviendo el momento.

Lo que ocurre es que la decisión sobre qué hacer en cada momento no es evidente. Si trabajas en una cadena de producción o bajo la supervisión de una persona muy controladora, es posible que no necesites tomar decisiones durante determinadas horas del día. Pero fuera de ese entorno, necesitarás seguir tomándolas.

En cada momento suele haber varias opciones posibles entre las que elegir, algunas de las cuales incluso ignoramos. Identificar y definir esas opciones es un trabajo en sí mismo, y no precisamente fácil. Esto es particularmente cierto si tu actividad profesional no se desarrolla en un entorno de producción sino en el ámbito del conocimiento. De hecho, Peter Drucker, que fue quien acuñó el término «trabajo del conocimiento«, decía que una de las características de este nuevo tipo de trabajo es que antes de poder realizarlo hay que definirlo, es decir, que definir el trabajo no solo es parte del propio trabajo, sino que es una de las partes más difíciles del mismo.

Llegar a esta conclusión no es obvio y son muchas las personas que siguen sin ser conscientes de que definir su trabajo no solo es trabajo sino que es un requisito indispensable para poder hacer un buen trabajo.

Sé que parece un trabalenguas pero uno de los motivos por los que GTD es tan potente es porque te ayuda a «hacer el trabajo que tienes que hacer para saber qué trabajo tienes que hacer», es decir, te ayuda a definir tu trabajo cuando tu trabajo no es evidente.

Y decidir bien qué hacer y qué no hacer en cada momento es el 50% de la productividad personal en la Era del Conocimiento.