Óptima Infinito

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El Infierno Productivo está lleno de Creyentes

| tiempo de lectura 3:07'

En el trabajo del conocimiento, cuando hablamos de productividad, los dos pecados capitales son elegir mal y no gestionar bien la atención. En este post me gustaría referirme al primero ya que, por otra parte, si eres muy eficaz haciendo lo incorrecto es casi peor…

De hecho, cuando llegas a casa con esa sensación de «no he parado en todo el día y no he hecho nada», lo que ocurre es que has estado todo el día haciendo lo que creías que tenías que hacer en lugar de lo que realmente tenías que hacer.

Elegimos mal porque nuestro proceso de toma de decisiones es, por lo general, muy mejorable. Dice Miguel Ariño que tomar una buena decisión no consiste en tomar la solución acertada, sino la correcta. Y ese es precisamente nuestro problema, que nos solemos preocupar más por acertar que por hacer lo correcto.

En los talleres que facilito para la mejora de la productividad personal mediante la metodología GTD, observo este fenómeno una y otra vez. Cuando explico la «regla de los 2 minutos«, repito hasta la saciedad que esta regla de GTD no debe interpretarse en sentido literal de «menos de 2 minutos» sino como «si sabes con seguridad que vas a tardar más en registrarlo en tu sistema que en hacerlo, hazlo».

Lo curioso es que minutos después, en la parte práctica, cuando procesamos en grupo una nota ficticia recopilada que pone «ha llamado el Sr. López», más del 80% de las personas lo procesa como «hacer» en lugar de «aplazar», es decir, aplica la «regla de los 2 minutos».

¿Qué significa esto? Que nuevamente estamos tomando una decisión incorrecta basada en creencias y no en datos objetivos.

Cuando decides procesar la nota del Sr. López interrumpiendo el vaciado de tu bandeja de entrada, lo haces porque «crees» que esa llamada te va a llevar menos de 2 minutos. Y lo crees genuinamente. Del mismo modo que crees que vas a encontrar ese email que has visto hace nada y luego resulta que te tiras 10′ minutos buscándolo y al final no aparece. O eso que dejas para el último momento porque crees que te va a llevar poco y luego te lleva dos horas más de lo que «creías».

Los ejemplos en los que lo que finalmente ocurre se parece como un huevo a una castaña a lo que creíamos que iba a ocurrir son casi infinitos y a pesar de ello no escarmentamos y seguimos haciendo lo que creemos y no lo que debemos.

Sin embargo, la realidad es que no sabemos con certeza qué quiere el Sr. López ni cuanto tiempo nos va a llevar esa conversación, por lo que la decisión correcta es no interrumpir el procesado de nuestra bandeja de entrada y aplazar la llamada.

Por eso aviso a mis alumnos de que la «regla de los 2 minutos» de GTD es un arma envenenada. Bien usada, es muy útil, pero para las personas que se están iniciando en GTD es una peligrosa tentación que dificulta enormemente la adquisición del hábito de procesar.

«Menos de 2 minutos» en GTD significa «si sabes con certeza que no va a interrumpir el procesado, hazlo, pero si existe la más mínima posibilidad de que no sea así, aplázalo, es decir, espera a haber terminado de vaciar la bandeja de entrada».

Hay otros muchos conceptos de GTD que se malinterpretan de forma parecida, como por ejemplo «contexto«, que no significa dónde crees que vas a hacer algo sino «qué necesitas» para poder hacer algo, o «planificar«, que no significa cuándo vas a hacer algo sino qué pasos necesitas, y en qué secuencia, para alcanzar un resultado concreto.

Todos estos conceptos de GTD los explica David Allen de forma clara y cristalina en sus libros, es decir, que significan lo que su autor dice que significan, que no tiene por qué coincidir necesariamente con lo que tú crees que significan, y están ahí para ayudarte a tomar mejores decisiones.

Porque ya hemos visto por aquí que al Universo lo que tu creas le importa un comino. Sé que la tentación es fuerte porque las decisiones basadas en creencias tienen un fuerte componente emocional y dejarlas a un lado no es fácil. Pero no hay nirvana productivo sin buenas decisiones y lo importante para tomar una decisión correcta no es lo que crees sino lo que sabes.

Y la prueba de lo anterior es que el infierno productivo está lleno de creyentes

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Comentarios

David Crespi avatar
David Crespi


José Miguel muy buena entrada para dejar clara la regla de los dos minutos.

Creo que es muy importante la experiencia en este caso y el ir consiguiendo poco a poco una objetividad revisando los fallos en el sistema. Creo que sería muy interesante poder contar con casos prácticos para poder obtener datos y luego analizarlos para mejorar el sistema.

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Muchas gracias, David. Puede ser una opción y yo añadiría que el propio sistema te da feedback, por decirlo de algún modo, ya que notas que hay cosas que "funcionan" y otras que no. Por ejemplo, si en procesar una bandeja "normal" tardas más de 10-15', es probable que no estés procesando bien sino que estés aprovechando para "hacer" muchas cosas que en realidad habría que "aplazar".

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