GTD: Planificación de Proyectos para el Mundo Real

Escribía Juanjo Caba (@juanjocaba) hace unos días en su blog que «GTD no es un sistema de planificación de proyectos» y argumentaba una serie de razones en las que basaba su afirmación. Te recomiendo que leas su post si quieres profundizar en los detalles.

No es mi intención aquí polemizar con Juanjo, usuario senior de GTD al que sigo desde hace tiempo y con el que aprendo continuamente. Sin embargo, sí que he detectado, por lo que dice en su post, algunas razones por las que la metodología de planificación natural de proyectos de GTD podría no resultarle tan útil como debería.

En mi experiencia, para poder aplicar correctamente y aprovechar al máximo el método de planificación de proyectos que propone GTD hay que:

1. Primero, desaprender todo lo que sabemos sobre otras metodologías de planificación de proyectos
2. Segundo, entender profundamente lo que nos dice, y lo que no nos dice, la metodología GTD
3. Tercero, aplicar la metodología GTD escrupulosamente, sin versionar

Veamos qué significa todo esto.

Cualquier proyecto, corto o largo, sencillo o complejo, caro o barato, cuenta con una serie de elementos que lo definen. Tenemos, por una parte, elementos de naturaleza objetiva y, por otra parte, elementos de naturaleza subjetiva. Los de naturaleza objetiva son aquellos realmente necesarios para obtener el resultado y los de naturaleza subjetiva son deseos o condicionantes que añadimos y sin los cuales se podría conseguir igualmente el resultado.

El problema surge cuando mezclamos elementos de ambas naturalezas en una misma metodología.

Si entendemos que en GTD los proyectos no se hacen, sino que un proyecto es el resultado de una serie de acciones, los elementos de naturaleza objetiva de un proyecto son:

• El resultado del proyecto, es decir, qué queremos conseguir
• El propósito del proyecto, es decir, para qué lo queremos conseguir
• La visión del proyecto, es decir, cómo imaginamos o visualizamos ese resultado una vez conseguido. Este es el criterio que permite identificar si el proyecto está concluido con éxito o no
• Las posibles formas de alcanzar el resultado que queremos conseguir
• La forma concreta, de entre todas las posibles, que identificamos como óptima para conseguir tanto el resultado como el propósito buscados en función del presupuesto y recursos disponibles, las especificaciones que debemos cumplir, los plazos, etc.
• Las acciones o pasos concretos que se deben completar para alcanzar el resultado y la secuencia en que deben completarse dichos pasos
• Ocasionalmente, la fecha límite en que debe haberse alcanzado el resultado por razones objetivas

En cuanto a los elementos de naturaleza subjetiva, estarían:

• Los plazos intermedios establecidos
• El presupuesto del proyecto
• El equipo que se asigna al proyecto
• Los recursos técnicos asignados al proyecto
• Las especificaciones del proyecto
• Las fechas límite que no obedecen a criterios objetivos

En los talleres sobre mejora de la productividad personal que imparto habitualmente en empresas, practicamos con casos reales la metodología de planificación natural de proyectos de GTD.

Los problemas más comunes con los que se suelen encuentran los participantes, normalmente acostumbrados a las metodologías tradicionales de planificación de proyectos, son:

• Les cuesta expresar el resultado como algo concreto que ya se ha alcanzado. Por ejemplo, tomando prestado un ejemplo de Juanjo Caba, «Renovar carnet de conducir» no está expresado correctamente como proyecto y su redacción lleva a confundirlo engañosamente con una acción. Desde el punto de vista de GTD, lo correcto sería expresarlo como un resultado conseguido: «Carnet de conducir renovado» o «He renovado el carnet de conducir»
• Les cuesta aún más identificar el propósito. En el caso del carnet de conducir, identificar el propósito es sencillo («que no me retiren el carnet» o «que no me pongan una multa» o «no tener que pagar una penalización» o…) pero en muchos proyectos no es tan evidente. Entender el propósito es absolutamente crítico porque condiciona las opciones que consideramos y las decisiones que tomamos. Si un proyecto es «Me he comprado un coche nuevo», el resultado no será el mismo si el propósito es «ligar los fines de semana» que si es «poder ir al pueblo cómodamente con los 3 chavales y el perro» o «reducir al máximo el gasto en gasolina»
• También les cuesta mucho visualizar el resultado. ¿Cómo es ese coche nuevo? ¿Qué sientes al sentarte en él? ¿Cómo es la experiencia de conducción? Si no eres capaz de visualizar lo que quieres conseguir, ¿cómo pretendes conseguirlo?
• Identificar las opciones posibles es todo un triunfo. Pensar está mal visto. El impulso es ir a por lo primero que se nos pasa por la cabeza. Si pensáramos antes de hacer, esa costumbre tan nuestra de abrir zanjas en calles al día siguiente de asfaltarlas no existiría. Pensar en todas las formas posibles de alcanzar un resultado antes de decantarse por una en concreto no es perder el tiempo ni el dinero sino todo lo contrario. Hacer «lo de siempre» o lo primero que se nos ocurre, sí suele serlo
• Identificar los pasos concretos y su secuencia rara vez se consigue. Cuesta horrores «bajar» a las acciones concretas. Tenemos mucha pereza mental. Redactamos acciones que en realidad siguen siendo sub-proyectos. Si no identificas todos los pasos cuando planificas, ¿cuándo vas a hacerlo? Los plazos intermedios que se emplean en las metodologías tradicionales de planificación de proyectos funcionan no porque sean necesarios sino porque te obligan a pensar qué tienes que hacer en concreto. Aunque en la práctica no lo es, esto debería ser muy sencillo de entender porque, si no sabes exactamente qué tienes que hacer, ¿cómo vas a hacerlo?
• Se confunden las fechas límite objetivas con las subjetivas. El uso de fechas límite subjetivas es, en mi opinión, una de las formas más absurdas de voluntarismo que existen. Tu cerebro no es idiota. Qué tú te pongas como fecha límite mañana para algo cuya fecha límite real es dentro de una semana solo sirve para estresarte. Qué lo hagas o no «antes de mañana» dependerá de que ob-je-ti-va-men-te no surja nada más prioritario, ya que no puedes engañar a tu mente

En resumen y por no extenderme, el principal reto para aprender y poner en práctica correctamente el método de planificación natural de proyectos de GTD es descontaminar tu mente de cualquier vestigio de metodología de planificación de proyectos convencional. Estas metodologías pueden tener su utilidad en macro-proyectos que involucran a muchas personas, largos plazos y miles de acciones pero, desde luego, no sirven para gestionar tus proyectos de carácter personal o tu participación en proyectos profesionales.

La ventaja de GTD, es que ofrece una metodología de planificación de proyectos para el mundo real.

Te aseguro que, si aplicas bien el método de planificación natural de proyectos de GTD, te impresionarán su sencillez, su potencia y, sobre todo, sus resultados.