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Planificar de forma natural con GTD

| tiempo de lectura 2:24'

Cuando explicaba cómo dominar el flujo de trabajo con GTD, veíamos que, al preguntar ¿cuál es la próxima acción?, podía ocurrir que se tratara de un proyecto, aunque no detallaba qué significa exactamente «proyecto» en la terminología GTD, ni tampoco cómo se planifica y gestiona.

En GTD, un proyecto es cualquier resultado que quieres alcanzar y que requiere más de una acción para conseguirlo. Este es el único criterio para diferenciar un proyecto de una acción aislada.

Los proyectos no se trabajan por separado sino que aparecen cuando procesas tus bandejas de entrada y, en concreto, cuando respondes a la pregunta «¿requiere acción?». Ahí es cuando te das cuenta de si lo que hay que hacer con ese elemento que estás procesando requiere una o más de una acción.

Generalmente, en la gran mayoría de los casos, no necesitarás mucho más. Con saber que el resultado buscado precisa más de una acción y tener claro cuál en concreto es la primera acción, es decir, la próxima acción física y visible que puedes llevar a cabo para que aquello avance, es suficiente.

Pero en ocasiones puede que necesites algo más. Si quieres planificar un proyecto más complejo, en el que no es evidente lo que hay que hacer, David Allen formuló un modelo de 5 pasos, sencillo y muy eficaz.

La oferta disponible en el campo de la dirección y gestión de proyectos es demasiado simple o demasiado compleja para ser aplicada a este tipo de proyectos personales. Sin embargo, todos planificamos nuestros proyectos de forma inconsciente. Lo que propone David Allen es tomar conciencia del proceso que seguimos para sacarle un partido aún mayor.

Cuando tenemos una intención de hacer algo y queremos convertirla en algo real, nuestra mente lleva siempre a cabo el mismo proceso, por sencillo o complejo que sea el objetivo.

  1. Desarrollamos una intención, o un propósito, y nuestros pensamientos y conductas al respecto son moldeados por nuestros valores
  2. Visualizamos los resultados que obtendríamos si lleváramos a cabo ese propósito
  3. Generamos alternativas sobre cómo podríamos conseguirlo, es decir, sobre cómo ir de donde estamos a donde queremos llegar
  4. Organizamos esas ideas, identificando requisitos, secuencias y prioridades
  5. De entre ellas, elegimos aquellas sobre las que ya se puede hacer algo para avanzar, es decir, las próximas acciones

Sin embargo, y por paradójico que pueda parecer, este modelo de planificación, a pesar de ser la forma natural de planificar, no suele ser el procedimiento estándar en las organizaciones.

Planificar naturalmente es un acto espontáneo, razonablemente objetivo (nada humano lo es del todo) y sencillo. Se trata de identificar todos los pasos necesarios para alcanzar un resultado y en qué secuencia hay que darlos.

Queda fuera el artificio de la planificación formal tan al uso en las organizaciones: las estimaciones, con frecuencia poco realistas, de tiempo y recursos necesarios para completarlos, las estresantes fechas límite y, en general, todo aquello que hace que los proyectos se suelan acabar tarde, mal y por encima de presupuesto o por debajo de especificaciones y calidad.

En GTD es natural planificar porque lo natural para cualquier persona es tener decenas de proyectos abiertos en paralelo y la única forma de que coexistan armoniosamente entre ellos y todos ellos avancen es aplicar un enfoque realista y flexible basado en lo que realmente importa: qué hay que hacer y en qué secuencia.

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Comentarios

María González Merino avatar
María González Merino


Hola José Miguel, cada vez me interesa más el modelo GTD. La duda que me surge es cómo metemos la variable tiempo en la ecuación GTD, ¿o es que no se pone? Personalmente no se me da muy bien calcular cuánto tiempo me va a llevar cada tarea (dentro del día) pero en cambio me las arreglo para terminar cuando me planteo objetivos de más largo plazo a menos (anuales, mensuales y semanales). ¿Cuál es el planteamiento de la GTD? ¿No se puede gestionar realmente el tiempo? Es que no me imagino diciéndole a alguien "No sé cuándo tendré listo el informe"...

Un saludo.

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Hola María,
El tiempo en GTD es un factor limitante más a la hora de decidir qué hacer o no. Otros factores limitantes son el nivel de energía necesario para hacer algo, la herramienta o herramientas necesarias, las circunstancias que deben darse (estar en determinado sitio, por ejemplo)...
GTD te ayuda a construir un mapa de opciones que incluye todo lo que tienes que hacer. De ese mapa, en cada momento solo "ves" la parte que tiene sentido (por ejemplo, en el trabajo no ves cosas que hay que hacer en casa o viceversa). Así te aseguras de que siempre que decides hacer algo concreto eres consciente de todas las demás cosas que podrías haber elegido en ese mismo contexto. Es probable que a finales de octubre haga un taller abierto en Madrid dedicado a emprendedores. Si te pudiera interesar asistir, dímelo y te mantengo al tanto.
Un saludo,

bolsa de empleo avatar
bolsa de empleo


Muy interesante me parece la forma GTD para planificar un plan o un negocio.

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