Planificar de forma natural con GTD

Cuando explicaba cómo dominar el flujo de trabajo con GTD, veíamos que, al preguntar ¿cuál es la próxima acción?, podía ocurrir que se tratara de un proyecto, aunque no detallaba qué significa exactamente «proyecto» en la terminología GTD, ni tampoco cómo se planifica y gestiona.

En GTD, un proyecto es cualquier resultado que quieres alcanzar y que requiere más de una acción para conseguirlo. Este es el único criterio para diferenciar un proyecto de una acción aislada.

Los proyectos no se trabajan por separado sino que aparecen cuando procesas tus bandejas de entrada y, en concreto, cuando respondes a la pregunta «¿requiere acción?». Ahí es cuando te das cuenta de si lo que hay que hacer con ese elemento que estás procesando requiere una o más de una acción.

Generalmente, en la gran mayoría de los casos, no necesitarás mucho más. Con saber que el resultado buscado precisa más de una acción y tener claro cuál en concreto es la primera acción, es decir, la próxima acción física y visible que puedes llevar a cabo para que aquello avance, es suficiente.

Pero en ocasiones puede que necesites algo más. Si quieres planificar un proyecto más complejo, en el que no es evidente lo que hay que hacer, David Allen formuló un modelo de 5 pasos, sencillo y muy eficaz.

La oferta disponible en el campo de la dirección y gestión de proyectos es demasiado simple o demasiado compleja para ser aplicada a este tipo de proyectos personales. Sin embargo, todos planificamos nuestros proyectos de forma inconsciente. Lo que propone David Allen es tomar conciencia del proceso que seguimos para sacarle un partido aún mayor.

Cuando tenemos una intención de hacer algo y queremos convertirla en algo real, nuestra mente lleva siempre a cabo el mismo proceso, por sencillo o complejo que sea el objetivo.

1. Desarrollamos una intención, o un propósito, y nuestros pensamientos y conductas al respecto son moldeados por nuestros valores
2. Visualizamos los resultados que obtendríamos si lleváramos a cabo ese propósito
3. Generamos alternativas sobre cómo podríamos conseguirlo, es decir, sobre cómo ir de donde estamos a donde queremos llegar
4. Organizamos esas ideas, identificando requisitos, secuencias y prioridades
5. De entre ellas, elegimos aquellas sobre las que ya se puede hacer algo para avanzar, es decir, las próximas acciones

Sin embargo, y por paradójico que pueda parecer, este modelo de planificación, a pesar de ser la forma natural de planificar, no suele ser el procedimiento estándar en las organizaciones.

Planificar naturalmente es un acto espontáneo, razonablemente objetivo (nada humano lo es del todo) y sencillo. Se trata de identificar todos los pasos necesarios para alcanzar un resultado y en qué secuencia hay que darlos.

Queda fuera el artificio de la planificación formal tan al uso en las organizaciones: las estimaciones, con frecuencia poco realistas, de tiempo y recursos necesarios para completarlos, las estresantes fechas límite y, en general, todo aquello que hace que los proyectos se suelan acabar tarde, mal y por encima de presupuesto o por debajo de especificaciones y calidad.

En GTD es natural planificar porque lo natural para cualquier persona es tener decenas de proyectos abiertos en paralelo y la única forma de que coexistan armoniosamente entre ellos y todos ellos avancen es aplicar un enfoque realista y flexible basado en lo que realmente importa: qué hay que hacer y en qué secuencia.