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Cómo Dominar el Flujo de Trabajo con GTD

| tiempo de lectura 1:40'
GTD WorkFlow, cortesía de Jinho Jung

Ya hemos visto que la forma de deshacerte de los lastres que bloquean tu productividad es sencilla:

  1. captura todo aquello que llame tu atención, sin excepciones
  2. aclara qué resultado esperas de cada una de esas cosas y qué pasos concretos debes dar para conseguirlo
  3. organiza recordatorios de forma que puedas verlos solo cuando puedas hacer algo con ello y
  4. revisa periódicamente el sistema, con la frecuencia que encuentres más idónea, para que conserve su fiabilidad

Según estos principios universales, dominar el flujo de trabajo en GTD consiste en seguir cinco pasos:

  1. Recopilar
  2. Procesar
  3. Organizar
  4. Revisar
  5. Hacer

Esta es la forma más eficaz de capturar, pensar, organizar y administrar el inventario de todas las cosas con las que tenemos, queremos o necesitamos hacer algo en un momento dado.

Sin embargo, para que estos cinco pasos sirvan para algo, hay que seguirlos de forma correcta.

Así, recopilar implica captar todos los inputs «en crudo». Esto significa que hay que capturarlo TODO y que hay que recopilar las cosas la primera vez que aparecen en nuestro radar. «En crudo» significa que recopilar es solo eso, capturar cosas. La acción de recopilar se expresa llenando unos contenedores a los que en GTD nos referimos de forma genérica como «bandejas de entrada». Si cuando recopilas, también tomas decisiones sobre lo recopilado, estás recopilando mal.

Las decisiones sobre qué hacer o no hacer, con qué o con quién y cuándo o dónde hacer algo se deben tomar en un paso aparte, completamente independiente del primero, llamado procesar.

Organizar consiste en depositar las acciones resultantes de nuestras decisiones en los contenedores apropiados para verlas solo cuando tiene sentido y podemos hacer algo al respecto.

Evaluar supone tener en cuenta tanto las partes como la totalidad del sistema para poder llevar a cabo elecciones fiables sobre qué hacer en cada momento.

Hacer es la expresión última de la productividad. No es suficiente con los pasos anteriores porque, si bien la productividad personal depende sobre todo de la calidad de las decisiones que tomas, si no haces, no eres una persona productiva.

Estos cinco pasos suponen lo que David Allen llama «enfoque horizontal» de la organización personal y, aunque son sólo una de las tres herramientas clave de GTD, son la parte más conocida, ya que se pueden aplicar de forma fácil y con resultados inmediatos.

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Comentarios

German avatar
German


Excelente, simple y directo!

Yo creo que siguiendo solamente esta infografía, aún una persona que no quiera meterse de lleno en GTD podría mejorar muchísimo su productividad, no?

Saludos!

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Probablemente. De todos modos, en mi experiencia, uno de los principales retos que plantea GTD es entender el significado de los conceptos. Por ejemplo, la "regla de los dos minutos" no tiene en realidad que ver con si se tarda más o menos de dos minutos, sino con si se tarda más en procesarla y organizarla que en hacerla.

Saludos!

Coontigo avatar
Coontigo


El mantenimiento del orden de las actividades así como de su organización y planificación es en realidad un trabajo constante y cotidiano, sin duda estos 5 pasos para dominar el flujo de trabajo en GTD serán de gran utilidad;Gracias por compartirlo!!!

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Gracias. Me alegra que te parezca útil :)

JC avatar
JC


Muy colorido el gráfico del flujo GTD. Lo hace más atractivo. Excelente!

Saludos

JC

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Muchas gracias.

Saludos,

JM

JLMON avatar
JLMON


Excelente infografía Jose Miguel...de esas cosas a grabar de forma indeleble!!!
Saludos

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Muchas gracias, José Luis.
Un abrazo!

David Sánchez avatar
David Sánchez


Hola JM

para profundizar en el flujo de trabajo de GTD orientado a obtener el control, ¿no crees que habría que incluir, aunque fuese conceptualmente, el cómo elegimos la acción para hacer en el flujo, es decir cómo nos comprometemos?. En el esquema yo añadiría un "bocadillo" que fuese "Compromisos" o similar y que atacase al "Hazlo".

Personalmente considero la elección de la acción realizable como un componente más del flujo de trabajo, aunque habitualmente se pasa por alto ;-)

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Hola David,

A qué, cómo y para qué nos comprometemos forma parte del método de los 5 pasos, en concreto de "procesar" o "aclarar", es decir, el 2º paso. En este paso debemos preguntarnos "¿requiere acción?". Habrá situaciones en las que aquéllo requiera, sí o sí, acción pero en otros la acción será elección nuestra. Es en este tipo de situaciones cuando deberemos tener claro si realmente nos queremos comprometer a hacerlo y para qué. En este sentido, resulta de gran ayuda la práctica habitual del modelo de 6 niveles de perspectiva, ya que contribuye a acelerar y mejorar este proceso de toma de decisiones. Una vez comprometidos, la elección de la acción realizable vendrá dada, en primer lugar, por el contexto en el que estemos (lugar, herramienta, persona o circunstancia), el tiempo del que dispongamos y la energía [mental] con que contemos. Si después de aplicar estos filtros sigue habiendo dudas entre la opción a elegir, deberemos guiarnos por nuestra intuición. Nuevamente, para ello, es muy recomendable el uso regular del modelo de 6 niveles de perspectiva, ya que una de sus utilidades principales es, precisamente, ayudar a construir una "intuición formada" que nos ayude a elegir bien "sobre la marcha".

Abrazo!

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