GTD: Por Qué Fallan los Sistemas de Productividad Personal

Dice David Allen que la razón por la que la gente está descubriendo que GTD es eficaz es porque se trata del primer modelo de productividad personal que realmente funciona.

Por mi parte, llevo años utilizando GTD y también siguiendo de cerca los desarrollos en materia de productividad personal y, en todo este tiempo, parece que no se ha diseñado nada aún que siquiera se le acerque en funcionalidad y, sobre todo, en resultados.

La mayor parte de las soluciones tradicionales, lo que comúnmente se conoce como técnicas de «gestión del tiempo», no suelen funcionar a la altura de las expectativas y no lo hacen porque son excesivamente simples, incompletas, poco naturales o una combinación de los factores anteriores.

Es más, me atrevo a afirmar que las técnicas tradicionales de gestión del tiempo han hecho, y siguen haciendo, mucho daño a la productividad personal porque hacen creer a las personas que pueden controlar el futuro. Esto es algo que veo constantemente en los talleres para la implantación de la metodología GTD que facilito.

Cuando las personas dicen que necesitan «organizarse», a lo que se refieren en realidad es a que necesitan controlar su entorno, tanto físico como mental. El problema es que pretenden hacerlo de una forma rápida y sencilla, lo cual no es realista, ya que ese entorno que quieren controlar no es en absoluto sencillo.

Guste o no, para controlar tu entorno necesitas, primero, capturar todo aquello que creas que no tienes claro o que está fuera de su lugar final para, después, aclarar qué vas a hacer con cada una de esas cosas y, finalmente, organizarlas de forma apropiada para poder hacerlas.

Y esto no es todo. Para que ese control no se desvanezca en cuestión de días, o incluso de horas, necesitas revisar el sistema de forma periódica. Puede parecer complicado, aburrido, que requiere mucho tiempo y todo lo que quieras pero me temo que no hay otra forma.

Por eso GTD prepara a las personas para que sean capaces de hacer un inventario de todo lo que tienen en la mente, y de sus objetivos, antes de pensar y tomar decisiones sobre ello. GTD es el primer sistema consciente de esta necesidad, y que yo sepa, el único hasta ahora.

Los sistemas antiguos de «gestión del tiempo» fallan precisamente porque no han sido capaces de incorporar elementos esenciales para conseguir control y perspectiva.

Por ejemplo, los sistemas basados en prioridades no ayudan a cerrar temas poco prioritarios sin desatender ningún compromiso, lo que hace que, antes o después, esos temas se conviertan en importantes y/o urgentes. Además, aunque hablan de la importancia de fijarse metas, no definen ni con cuántos tipos de metas y niveles operamos ni las diferentes estructuras que las metas necesitan para ser alcanzadas.

Por otra parte, el fallo común a todos los sistemas de «gestión del tiempo» tradicionales es que dan por sentado, de forma sorprendentemente ingenua, que puedes empezar en cualquier momento desde cero y sin una preparación previa, partiendo de una perspectiva actual y completa de todo lo que puedes hacer, que en todo instante y circunstancia puedes asumir compromisos de forma inteligente y racional integrándolos de forma automática en tu visión global y que vas a ser capaz de mantener la estabilidad y coherencia de tus decisiones de forma permanente llevando a cabo esos planes preconcebidos sin que nada lo impida.

¿Conoces de verdad a alguien con una vida así de fácil, predecible y estable?

Por suerte o por desgracia, el mundo real es mucho más complicado que todo eso. Nuevas peticiones, urgencias, información o prioridades surgen a cada momento y nuestro cerebro las integra lo mejor que puede para mantener nuestro control y nuestro enfoque. Es algo que hacemos de forma continua e inconsciente y por eso constantemente estamos modificando nuestras perspectivas y decisiones en función de los nuevos datos que vamos incorporando.

Cuando un sistema de organización personal te obliga a «planificar», lo que hace es forzarte a que definas cómo van a suceder las cosas. Esta peculiar forma de afrontar la realidad choca frontalmente contra la forma de incorporar datos y reajustar en consecuencia que tu cerebro lleva a cabo de forma permanente, espontánea y natural. Este es el motivo por el que acabas dejando de usar, o no usas, estos sistemas de «gestión del tiempo», porque van en contra de la forma natural de funcionar de tu cerebro y porque no le permiten procesar e integrar la información de forma continua para tomar decisiones a partir de ella.

GTD hace precisamente lo contrario. En lugar de obligarte a «predecir el futuro», te proporciona una serie de herramientas que refuerzan y apoyan la forma natural de trabajar de tu cerebro. GTD está diseñado para facilitarte la incorporación de nuevos datos y para que mantengas la visión global de forma fácil y efectiva, dándote la perspectiva que necesitas para tomar la mejor decisión en cada momento, por mucho que cambien tus planes y por muchas interrupciones y sorpresas que haya.

Por eso, así de fácil y así de sencillo, GTD funciona donde los demás sistemas de productividad personal fracasan.