Productividad: Guía Fácil para el Buen Uso de la Agenda en GTD

Son muchas las personas que usan una agenda para gestionar su productividad personal y, sin embargo, sólo una pequeña porción de ellas la usa correctamente.

Después de muchos años trabajando en posiciones europeas, una de las cosas que más me está llamando la atención en mi nueva etapa profesional es el especial mal uso que se hace de la agenda en España, con todas las excepciones que queramos, que imagino las habrá.

Es algo que suelo comentar en los talleres que facilito sobre GTD y que, sorprendentemente, no sólo no genera discusión, sino que es reconocido abiertamente como un problema real.

No sé si es una flexibilidad mal entendida, un excesivo «querer agradar» debido a razones culturales, un ejemplo más de apasionamiento latino traducido en voluntarismo, una más de las muchas malas prácticas de gestión que abundan en nuestras organizaciones o el simple desconocimiento de cómo se debe usar una agenda para que sirva de algo.

Por si se trata de lo último, comparto aquí algunos principios básicos, a modo de guía, que te ayudarán a convertir tu agenda en una verdadera herramienta de productividad.

Asegúrate de anotar todos los compromisos que caducan y sólo los que caducan

La agenda debe utilizarse, única y exclusivamente, para anotar tareas que te has comprometido a hacer en una fecha o en una fecha y hora determinadas. Cosas que, o haces en ese momento concreto o ya no podrás, o no tendrá sentido, hacer.

Puedes también utilizarla como recordatorio de cosas que tal vez no hagas pero sobre las que tendrás que tomar una decisión en una fecha o momento determinados.

En cualquier caso, la agenda no debe incluir tareas sólo porque te gustaría hacerlas antes de una fecha determinada, ni tampoco tu lista de cosas por hacer.

La finalidad de la agenda es darte especial visibilidad sobre compromisos adquiridos que sólo puedes cumplir en momentos concretos. Si mezclas este tipo de compromisos con otros que simplemente debes hacer lo antes posible, esa utilidad desaparece por completo.

No conviertas tu agenda en una lista de deseos ni en una declaración de intenciones

La agenda debe contener únicamente tareas que te has comprometido a hacer. Esto significa que no debe incluir tareas que «te gustaría poder hacer», «a lo mejor vas a hacer», «harás si te da tiempo», etc. Todo este tipo de tareas deben ir a parar a tu lista algún día/tal vez hasta que, en una de tus revisiones semanales, decidas comprometerte, de verdad, a hacerlas.

Si mezclas lo que vas a hacer con lo que tal vez hagas estás añadiendo ruido a tu sistema, aumentas el riesgo de procrastinar y, en definitiva, estás minando la fiabilidad de tu agenda y, con ello, su utilidad.

Considera tu agenda territorio sagrado

En línea con el consejo anterior, lo que entra en tu agenda no se mueve ni se cambia. La agenda es un territorio sagrado que no se modifica salvo causa mayor. Cuando cambias algo que has anotado en tu agenda, no sólo saboteas tu propia productividad sino la de las demás personas implicadas, que se ven obligadas a cambiar también sus respectivas agendas.

En la última empresa en la que trabajé, las reuniones mensuales de comité de dirección europeo se fijaban para todo el año y excepto una o, como mucho, dos, todas se celebraban en la fecha y lugar previstos. ¿Te imaginas algo así en una empresa española?

Evita que tu agenda parezca un Tetris

Una agenda en la que los distintos compromisos se solapan o son consecutivos delata una baja productividad. El objetivo no es «encajar» una reunión o conferencia con otra para que quede como un Tetris perfecto sino precisamente lo contrario.

Los motivos por los que debes dejar espacio entre los compromisos que anotas en tu agenda son muchos. Por ejemplo, por si ese compromiso se alarga más de lo esperado o para asegurar que puedes desplazarte entre compromisos si es necesario. Pero el más importante es porque necesitas dejar espacios en los que trabajar en tu trabajo ya definido, es decir, tus listas GTD, y también para definir tu trabajo.

Si tu agenda consume habitualmente todo tu día nunca serás productivo. Así que ya sabes, huye de las reuniones siempre que puedas porque o te reúnes o trabajas.

Gana perspectiva trabajando a largo plazo

Una de las cosas que me llama poderosamente la atención es lo mal que, en general, se gestionan en España las invitaciones para contribuir a la difusión de diversos eventos. En muchos de estos casos se trata de eventos en los que los ponentes son personajes conocidos, con frecuencia extranjeros, cuyas agendas me consta son a varios meses vista. De hecho, la complejidad logística del propio evento exige una preparación que como mínimo se mide en semanas.

¿Por qué entonces se envían las invitaciones para asistir con tan escasa antelación, con frecuencia sólo uno o dos días antes? Avisar en el último momento aumenta enormemente la probabilidad de no poder asistir, ya que hace casi imposible que las personas puedan renegociar sus compromisos ya existentes.

Al menos en mi experiencia, este tipo de comportamientos son inimaginables en cualquiera de nuestros países vecinos. No digo yo que debamos reservar las vacaciones de verano en Navidad, práctica habitual en los países nórdicos, pero existe un término medio. Si llevas organizando un evento, con fecha confirmada, desde hace semanas, ¿por qué esperas al último momento para invitar a personas que, se supone, tienes interés en que asistan?

No lo olvides. Poder bloquear fechas en tu agenda con antelación te ayuda a tener más perspectiva y a dosificar mejor tus esfuerzos, a la vez que te permite renegociar tus compromisos en caso necesario.

Reserva espacios para reunirte contigo mismo

Este sencillo truco te permite encontrar esos bloques de tiempo sin interrupciones que en ocasiones necesitas para sacar adelante una oferta, o una presentación o, simplemente, para ponerte al día después de un pico de trabajo.

Lo único que debes tener en cuenta es que esta reunión contigo mismo es tan importante o más que una reunión con tu jefe, así que actúa en consecuencia.

Ten siempre el contenido actualizado al 100%

Todo lo anterior no sirve de mucho si en tu agenda conviven compromisos cancelados o que han cambiado de fecha y hora.

Si quieres poder seguir confiando en tu agenda, asegúrate de reflejar de forma inmediata cualquier cambio que se produzca en uno de tus compromisos.

Conclusión

La agenda es una herramienta potentísima si sabes hacer buen uso de ella. La forma de lograrlo es muy sencilla: convertir en hábitos las 6 prácticas que te recomiendo. Si lo consigues, te aseguro que notarás un incremento espectacular de tu productividad.