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Productividad: Guía Fácil para el Buen Uso de la Agenda en GTD

| tiempo de lectura 4:49'
|10|, cortesía de Emi Yañez

Son muchas las personas que usan una agenda para gestionar su productividad personal y, sin embargo, sólo una pequeña porción de ellas la usa correctamente.

Después de muchos años trabajando en posiciones europeas, una de las cosas que más me está llamando la atención en mi nueva etapa profesional es el especial mal uso que se hace de la agenda en España, con todas las excepciones que queramos, que imagino las habrá.

Es algo que suelo comentar en los talleres que facilito sobre GTD y que, sorprendentemente, no sólo no genera discusión, sino que es reconocido abiertamente como un problema real.

No sé si es una flexibilidad mal entendida, un excesivo «querer agradar» debido a razones culturales, un ejemplo más de apasionamiento latino traducido en voluntarismo, una más de las muchas malas prácticas de gestión que abundan en nuestras organizaciones o el simple desconocimiento de cómo se debe usar una agenda para que sirva de algo.

Por si se trata de lo último, comparto aquí algunos principios básicos, a modo de guía, que te ayudarán a convertir tu agenda en una verdadera herramienta de productividad.

Asegúrate de anotar todos los compromisos que caducan y sólo los que caducan

La agenda debe utilizarse, única y exclusivamente, para anotar tareas que te has comprometido a hacer en una fecha o en una fecha y hora determinadas. Cosas que, o haces en ese momento concreto o ya no podrás, o no tendrá sentido, hacer.

Puedes también utilizarla como recordatorio de cosas que tal vez no hagas pero sobre las que tendrás que tomar una decisión en una fecha o momento determinados.

En cualquier caso, la agenda no debe incluir tareas sólo porque te gustaría hacerlas antes de una fecha determinada, ni tampoco tu lista de cosas por hacer.

La finalidad de la agenda es darte especial visibilidad sobre compromisos adquiridos que sólo puedes cumplir en momentos concretos. Si mezclas este tipo de compromisos con otros que simplemente debes hacer lo antes posible, esa utilidad desaparece por completo.

No conviertas tu agenda en una lista de deseos ni en una declaración de intenciones

La agenda debe contener únicamente tareas que te has comprometido a hacer. Esto significa que no debe incluir tareas que «te gustaría poder hacer», «a lo mejor vas a hacer», «harás si te da tiempo», etc. Todo este tipo de tareas deben ir a parar a tu lista algún día/tal vez hasta que, en una de tus revisiones semanales, decidas comprometerte, de verdad, a hacerlas.

Si mezclas lo que vas a hacer con lo que tal vez hagas estás añadiendo ruido a tu sistema, aumentas el riesgo de procrastinar y, en definitiva, estás minando la fiabilidad de tu agenda y, con ello, su utilidad.

Considera tu agenda territorio sagrado

En línea con el consejo anterior, lo que entra en tu agenda no se mueve ni se cambia. La agenda es un territorio sagrado que no se modifica salvo causa mayor. Cuando cambias algo que has anotado en tu agenda, no sólo saboteas tu propia productividad sino la de las demás personas implicadas, que se ven obligadas a cambiar también sus respectivas agendas.

En la última empresa en la que trabajé, las reuniones mensuales de comité de dirección europeo se fijaban para todo el año y excepto una o, como mucho, dos, todas se celebraban en la fecha y lugar previstos. ¿Te imaginas algo así en una empresa española?

Evita que tu agenda parezca un Tetris

Una agenda en la que los distintos compromisos se solapan o son consecutivos delata una baja productividad. El objetivo no es «encajar» una reunión o conferencia con otra para que quede como un Tetris perfecto sino precisamente lo contrario.

Los motivos por los que debes dejar espacio entre los compromisos que anotas en tu agenda son muchos. Por ejemplo, por si ese compromiso se alarga más de lo esperado o para asegurar que puedes desplazarte entre compromisos si es necesario. Pero el más importante es porque necesitas dejar espacios en los que trabajar en tu trabajo ya definido, es decir, tus listas GTD, y también para definir tu trabajo.

Si tu agenda consume habitualmente todo tu día nunca serás productivo. Así que ya sabes, huye de las reuniones siempre que puedas porque o te reúnes o trabajas.

Gana perspectiva trabajando a largo plazo

Una de las cosas que me llama poderosamente la atención es lo mal que, en general, se gestionan en España las invitaciones para contribuir a la difusión de diversos eventos. En muchos de estos casos se trata de eventos en los que los ponentes son personajes conocidos, con frecuencia extranjeros, cuyas agendas me consta son a varios meses vista. De hecho, la complejidad logística del propio evento exige una preparación que como mínimo se mide en semanas.

¿Por qué entonces se envían las invitaciones para asistir con tan escasa antelación, con frecuencia sólo uno o dos días antes? Avisar en el último momento aumenta enormemente la probabilidad de no poder asistir, ya que hace casi imposible que las personas puedan renegociar sus compromisos ya existentes.

Al menos en mi experiencia, este tipo de comportamientos son inimaginables en cualquiera de nuestros países vecinos. No digo yo que debamos reservar las vacaciones de verano en Navidad, práctica habitual en los países nórdicos, pero existe un término medio. Si llevas organizando un evento, con fecha confirmada, desde hace semanas, ¿por qué esperas al último momento para invitar a personas que, se supone, tienes interés en que asistan?

No lo olvides. Poder bloquear fechas en tu agenda con antelación te ayuda a tener más perspectiva y a dosificar mejor tus esfuerzos, a la vez que te permite renegociar tus compromisos en caso necesario.

Reserva espacios para reunirte contigo mismo

Este sencillo truco te permite encontrar esos bloques de tiempo sin interrupciones que en ocasiones necesitas para sacar adelante una oferta, o una presentación o, simplemente, para ponerte al día después de un pico de trabajo.

Lo único que debes tener en cuenta es que esta reunión contigo mismo es tan importante o más que una reunión con tu jefe, así que actúa en consecuencia.

Ten siempre el contenido actualizado al 100%

Todo lo anterior no sirve de mucho si en tu agenda conviven compromisos cancelados o que han cambiado de fecha y hora.

Si quieres poder seguir confiando en tu agenda, asegúrate de reflejar de forma inmediata cualquier cambio que se produzca en uno de tus compromisos.

Conclusión

La agenda es una herramienta potentísima si sabes hacer buen uso de ella. La forma de lograrlo es muy sencilla: convertir en hábitos las 6 prácticas que te recomiendo. Si lo consigues, te aseguro que notarás un incremento espectacular de tu productividad.

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Comentarios

JC avatar
JC


Es endémico el mal uso de la agenda. Algunas buenas prácticas la convierten en una herramienta poderosa, pero mal usada es un salvavidas de plomo.

Excelente nota.

saludos

JC

Ultima Nota: Planificación y Organización - Dos caras de una misma Moneda

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Muchas gracias. La agenda es una de esas herramientas indispensables que a casi nadie han enseñado a aprovechar :-)

Saludos,

Antonio José Masiá Guerrero avatar
Antonio José Masiá Guerrero


¿Porqué será que ahora no puedo despegarme de la agenda en papel?. Antes de conocer GTD usaba el calendario de google, pero al comenzar a implementar GTD, siguiendo los consejos del Sr. Allen, lo hice en modo analógico. El caso es que sigo usando la agenda de papel. Me gusta más y obtengo mas compromiso con lo que escribo. La gestion de acciones ya la hago en modo digital dado que el volumen me obliga a ello, pero si no fuese por eso, hubiese seguido con el papel.

Resulta fantástico el empleo de la agenda como activadora de decisiones....

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Tendré que probarlo... La verdad es que a mí me funciona muy bien Google Calendar. Lo tengo sincronizado con la BlackBerry y siempre a mano. Además, puedo ver la agenda de mi familia, lo que también me resulta muy útil. De todos modos la agenda en papel es también una gran opción, sin duda.
Un saludo

Antonio José Masiá avatar
Antonio José Masiá


Lo que si he mejorado y de forma increíble es la gestión del correo electrónico. Ahora sigo todas mis cuentas desde Gmail con lo que simplifico de forma enorme la lectura el correo aplicando filtros y etiquetas. Solo veo un inconveniente y es que cuando envío mails desde algún dispositivo móvil, no me permite indicar desde que cuenta lo envío. La verdad es que funciona muy bien. Desde que uso GTD como sistema de gestión personal, movida ha cambiado de forma radical. Consigo más cosas, trabajando de mejor forma y siendo más creativo. Es realmente mágico. Gracias a gente como tú, el camino hacia la productividad, se hace más sencillo y menos pesado.

Muchas Gracias por tu constante ayuda!

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Encantado de compartir y seguir aprendiendo. Gracias a ti por tu constante participación en el blog y por tu feedback :)

Antonio José Masiá Guerrero avatar
Antonio José Masiá Guerrero


Una duda José Miguel, en tu sistema, las acciones que tienen fecha limite, es decir que tienes que hacerlas en un día concreto, ¿como las pasas a tu agenda de Google?. Es una de las pegas que le veo a los calendarios digitales. Si tu aplicacion de gestion de acciones no esta sincronizada con tu calendario, al final cuando lo risas, tienes que revisar también en tu sistema de acciones. Esto en el modo analógico no ocurre ya que todo aparece en el calendario.

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Según David Allen, la agenda es una cosa y el resto de tu sistema, es decir, tus listas, otra. Las acciones que tienen que hacerse en una fecha o en una fecha y hora concretas las anoto únicamente en mi agenda. Las que tienen que hacerse antes de una fecha concreta, las anoto únicamente en mis listas. Mi sistema me separa las acciones que tengo que hacer lo antes posible (próximas acciones), las que me gustaría hacer antes de una fecha (objetivo) y las que, sí o sí, tengo que tener hechas antes de una fecha.

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Antonio José Masiá Guerrero


Tengo unas dudas sexto a Google Calendar. Respecto a las acciones que tienes que hacer en un día concreto, imagino que las grabas como eventos para todo el día, salvo que tengan horas concretas. Por otro lado, ¿como controlas los compromisos que al final por causas Atenas a ti no se cumplen?. Por ejemplo, reuniones que al fina no se celebran o por ejemplo, no vas al gimnasio por que te encuentras mal. El problema que le veo a los calendarios digitales es que n son tan versátiles como los de papel.

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Las acciones que se tienen que hacer en un día concreto suelen tener que hacerse a una hora concreta o, al menos, en un rango horario concreto, por amplio que éste sea. Los únicos casos en los que marco el día completo es cuando se trata de eventos o viajes, si no, marco un rango horario (por ejemplo, de 9 a 18).
Si se trata de acciones que hay que hacer antes de un día concreto (deadlines), entonces no los pongo en la agenda. Eso está en mi sistema GTD, ya que mi lista de próximas acciones me indica de forma separada tanto las próximas acciones sin fecha, las que tienen fecha objetivo y las que tienen fecha límite.
Como norma general, sólo pongo en la agenda lo que no queda más remedio :-)

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Antonio José Masiá Guerrero


¿Como marcas o señalas las acciones terminadas? Yo en mi calendario analógico,tacho todas y cada una de las acciones terminadas. Las que no las dejo sin tachar y les añado un postit con las incidencias. Bien lo anoto debajo si ja espacio.

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En la agenda únicamente tengo recordatorios de cosas que tengo que hacer, sí o sí, en una fecha o en una fecha y hora determinadas. Si no lo hago en esa fecha, no podré hacerlo. Lo que sí hago es mover cosas hacia delante. Por ejemplo, si tengo que cancelar cita con el dentista y pedir hora de nuevo, "reciclo" la acción inicial. Pero en general son cosas que realmente "caducan" si no se hacen en esa fecha, por eso no marco ni tacho nada en la agenda. Los plazos objetivo o límite los gestiono desde mi lista de próximas acciones.

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