Óptima Infinito

El Blog de José Miguel Bolívar

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Sí al Inbox a cero, porque No Existe Productividad sin Control

| tiempo de lectura 3:40'

Mi amigo Berto Pena, con quien habitualmente comparto muchos puntos de vista sobre productividad personal, publicaba recientemente un artículo titulado «No al ‘Inbox a cero’, sí al Email inteligente» con el que discrepo bastante, no en la esencia pero sí en el planteamiento, ya que este último choca frontalmente tanto con mi experiencia personal como con los principios de la metodología GTD.

David Torné seguía profundizando en el tema unos días más tarde con su «Decálogo para no morir ahogado por el email«, haciendo una serie de interesantes propuestas, mucho más en la línea de GTD, que sin duda pueden ayudar a paliar el problema pero que, en mi opinión, siguen sin atacar realmente a las verdaderas causas del mismo y, por tanto, no lo resuelve.

El email es una herramienta útil, creo que en eso coincidimos todos. El problema es el abuso y el mal uso que se hace del email y que se traduce en que muchas personas reciban una cantidad ingente de correos diarios que consumen buena parte de su tiempo, energía y atención.

Si el uso incorrecto del email se traduce en un exceso de correos que nos absorben y alejan de otras cosas más importantes, lo lógico parece no prestarles más atención de la estrictamente necesaria para así poder prestar esa atención a lo que realmente la merece. Como teoría está bien y en esa línea van las propuestas de Berto y David. Sin embargo, en la práctica, este planteamiento no acaba de funcionar.

Y no acaba de funcionar porque el problema no son los correos en sí, ni que recibamos muchos o pocos, ni que sean importantes, urgentes o irrelevantes. El verdadero problema es que cada correo es un «frente abierto», es decir, algo sobre lo que tendrás que tomar una decisión antes o después. Es el «significado potencial» de cada correo que recibes lo que te intranquiliza y estresa. ¿Y si es importante? ¿Y si es urgente? ¿Y si es de mi jefe que quiere algo para ya?

Un Inbox lleno de correos es una bomba en potencia, algo que puede explotarte en cualquier momento. Mientras no sepas que hay ahí realmente, no te olvidarás del email, por muchos filtros automáticos que uses. Seguirán siendo «cosas pendientes» que, quieras o no quieras, ya tienen tu atención, porque sabes que están ahí.

El principio básico de GTD es «presta atención a lo que ya tiene tu atención«. Sólo haciendo esto serás capaz de liberarla para poder dedicarla a otras cosas. Si tu atención está dispersa, si no estás concentrado en lo que estás haciendo en ese momento, jamás tendrás una mente como el agua y será difícil que rindas a tu máximo potencial.

Por eso GTD es una metodología que busca proporcionarte control y perspectiva, para que disfrutes de esa «intuición formada» que te permite decidir con confianza, en cada momento, qué hacer y qué no hacer.

Procesar el Inbox en GTD no requiere horas, ni mucho menos. Incluso con un volumen muy elevado de correos al día, digamos 300 por poner una cifra, estaríamos hablando de menos de una hora diaria. ¡Menos de una hora para tener tu Inbox bajo absoluto control!

Sí, es cierto, el Inbox se volverá a llenar tan pronto lo vacíes. Así son las cosas. Pero también comes habitualmente a pesar de saber que volverás a tener hambre en unas horas, ¿no?

Procesar [el Inbox] en GTD no es lo que la gente suele llamar «procesar». Procesar no es hacer. Es simplemente ir abriendo los correos uno a uno, empezando por el primero y terminando por el último, y para cada uno decidir si ese email requiere que se haga algo con él o no. Si no hace falta hacer nada con él, lo puedes tirar, archivar o dejar «incubando» para más adelante en tu lista «algún día/tal vez». Si hace falta hacer algo con él y te va a llevar menos de 2 minutos, hazlo. Si te va a llevar más de 2 minutos, mira a ver si puedes delegarlo y delégalo y, si no puedes, anota lo que tienes que hacer con él en tu lista de próximas acciones, o en tu agenda, para hacerlo más adelante.

Yo recibo bastante email, cerca de 200 correos diarios. En el pasado he llegado a recibir más del doble. Desde que uso GTD te puedo asegurar que mi Inbox queda a cero tres veces al día y que no dedico más de 10 segundos de media a procesar un mensaje, es decir, un total de media hora al día a procesar el Inbox, unos 10 minutos cada vez que lo proceso.

A cambio tengo absoluta certeza de saber lo que implican mis decisiones cuando decido qué hago y qué no hago, con la tranquilidad de saber que no hay ninguna «bomba» escondida en mi Inbox que me va a explotar cuando menos lo espero.

Prestar atención tres veces al día durante 10 minutos a mi Inbox me permite poder dedicar mi atención a cualquier otra cosa el resto del día. Porque al vaciar mi Inbox recupero el control que me permite ser productivo.

Porque, no lo olvides, no existe productividad sin control.

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Comentarios

Jordi Sánchez avatar
Jordi Sánchez


Totalmente de acuerdo José Miguel, la verdad es que yo hasta que no tengo el Inbox a cero no estoy tranquilo. ¿Lo mejor? Aprovechar los momentos perdidos en el metro o haciendo cola en algún sitio para procesarlo desde el móvil :)

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Gracias Jordi. Al final no lleva tanto tiempo y es muy fácil encontrar pequeños huecos a lo largo del día para recuperar el control :-)

Francisco Sáez avatar
Francisco Sáez


Procesar el email a la GTD es la solución más efectiva que he probado nunca. Una vez lo has vaciado, aunque no hagas el trabajo de generan esos emails, sabes que todo está bajo control. El problema del email no es tal problema.

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Completamente de acuerdo contigo. El problema del email no es tal problema. De hecho, es fundamentalmente una excusa muy socorrida :-D

JC avatar
JC


Creo que es un muy buen ejemplo de como debe manejarse el correo. De vuelta, la clave pasa por "procesar" lo cual no significa ponerse a "hacer" lo que indican los correos. Luego puedes actuar las categorias de acciones como corresponde segun tus prioridades.

Coincido totalmente con el approach, y felicitaciones por poner bajo control 200 mails diarios :) Qué numero!!!

Saludos

JC

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Muchas gracias. Esa es la gran diferencia y algo aún muy desconocido. Procesar no es hacer, es simplemente recuperar el control y saber que compromisos has adquirido. Que tengas un mapa no significa que vayas a visitar todos los sitios que aparecen en él :wink:

Carlos avatar
Carlos


Interesante las opinión de ambos, me inclino por el parecer de José Miguel, me permito dejarles las razones en el artículo "Vaciar o no vaciar he ahí el dilema" que escribí para www.talentoALdia.com

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Muchas gracias, Carlos, y muy interesante el artículo.

Salva avatar
Salva


Genial, Jose Miguel.

Totalmente de acuerdo contigo. Lo has clavado con una simplicidad genial.

Gracias.

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Muchas gracias, Salva.

Un saludo,

Julen Iturbe-Ormaetxe avatar
Julen Iturbe-Ormaetxe


Hola, José Miguel.
Yo no manejo así el correo. Lo hacía de esta forma que comentas cuando trabajaba con Outlook... en mi otra vida ;-)
¿Por qué no borro? Porque no quiero renunciar a la potencia de búsqueda que incorpora hoy en día, por ejemplo Google Desktop. Renuncié a un estricto control humano (no quiere decir que renuncie al control, pero no tan estricto como antes) para compaginarlo con el poder de las búsquedas integradas de documentos, correos y páginas web.
Conste que no creo que haya "una" solución a la forma en que trabajar con el correo. Tenemos que generar un sistema de gestión del correo. Si no, mal vamos. Para mí "inbox vacío" es "inbox sin nada en negrita".
Gracias por compartir reflexiones. Siempre se aprende.

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Hola Julen,

Creo que hablamos de conceptos muy parecidos. Yo sólo borro aquéllo que sé que nunca me va a poder servir de algo pero el resto no lo conservo en el inbox ("Recibidos" en el caso de GMail) sino que lo etiqueto como "_Referencia" y luego le doy a "Archivar". Así puedo usar el inbox únicamente como bandeja de entrada, es decir, "pendiente de decidir qué hacer con ello", y a la vez no pierdo acceso rápido y fácil a información que puedo necesitar más adelante.

Un abrazo,

Julio Ortiz avatar
Julio Ortiz


Cuando leí esta entrada, me sentí 100% identificado, yo había llegado a la conclusión que si tengo mas 200 correos y tengo 30 o 400 minutos para procesarlos, bajo la regla de 2 minutos a 1 minuto para ejecutar las acciones siguientes, de esa forma, elimino estress porque se que no me ha llegado algo muy importante en el cual tengo que saltarme todo el protocolo.. (lo cual evito de sobremanera)

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Esa es precisamente la idea: procesar la bandeja para acabar con la incertidumbre que genera el estrés :)

Un saludo,

Julián Sevilla avatar
Julián Sevilla


Es cierto que el Inbox cero elimina el stress que produce la incertidumbre. Y también es cierto que un inbox vacío y uno sin emails en negrita es un concepto parecido(en ambos he procesado cada uno de los mails. Pero la importancia creo que radica en el concepto de no obsesionarse con el inbox vacío a costa de archivar u olvidar algún asunto importante para ahora o para el futuro. Estoy de acuerdo con Berto en que mi trabajo es ser brillante o excelente, no en procesar bandejas y clasificarlas.

Gracias por compartir tus conocimientos.

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Si tu trabajo es ser brillante o excelente lo tienes complicado si no sabes a qué te enfrentas exactamente. Procesar una bandeja de correo no es hacer lo que implican esos correos, sino saber qué esconde cada uno de ellos. Que luego hagas algo al respecto o no es otra historia.

Por otro lado, para dejar los emails "sin negrita" los has tenido que procesar, es decir, abrir y ver qué significan. Y si ya has hecho esto, volverlos a dejar en el mismo inbox junto con los nuevos que van llegando es en sí mismo una mala práctica, contraria no sólo a GTD sino a cualquier metodología de trabajo relacionada con eficiencia.

Gracias por participar en la conversación.

Rafael Hernamperez avatar
Rafael Hernamperez


Coincido plenamente contigo. Curiosamente, en el trabajo sí lo consigo pero lo personal no puedo. Ello se debe a la herramienta que utilizo. En el trabajo utilizo Outlook, y suelo dejar la bandeja a cero (o a casi cero) todos los viernes, con la revisión. Sin embargo, el correo personal es Gmail, y su sistema de etiquetas y conversaciones me limita mucho en cuanto a poder desechar correos. Aún no he cambiado a otro gestor de correos, porque muchos de los servicios que utilizo utilizan esta cuenta: el teléfono Android, la Tablet Android, el calendario, el Drive, los dos blogs (de Blogger), mi Google+, etc... es decir, que tengo plena dependencia de este servicio de correo. A mi no me tiembla la mano a la hora de eliminar correo, sea importante o no, sea un gran recuerdo o un simple chiste. Pero hay cosas que no puedo eliminar y termina con un desorden tremendo, a pesar de utilizar etiquetas y carpetas. A mi me gusta mucho poder mover mis correos de la bandeja de salida a una carpeta. Con Gmail no puedo hacerlo.

Desde luego, tener una bandeja de entrada vacía es una bendición.

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Con GMail se puede también gestionar bien el correo, lo que pasa es que la forma de hacerlo es muy distinta de Outlook y hace falta un trabajo previo de "acondicionamiento" de la herramienta. Pero con algunos filtros y etiquetas es relativamente sencillo.

Y sí, la bandeja de entrada es "todo un invento" :-)

Un saludo

Jaír Amores avatar
Jaír Amores


Buenas! Aquí Jaír, de EfectiVida. Excelente artículo. Totalmente de acuerdo con que vaciar la bandeja de entrada es esencial en GTD. No sólo eso, creo que el sistema se debe ampliar a todos los tipos de bandejas de entrada, no sólo al mail. Precisamente he publicado un artículo sobre una técnica ampliada: el Inbox zero extreme. Consiste en aplicar este método a todas las bandejas de entrada que tenemos (buzón de correos, carpeta de descargas, WhatsApp...). Lo dejo por si a alguien le interesa: https://efectivida.es/audioblog/inbox-zero-extreme/
Saludos!

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Muchas gracias, Jaír. Por añadir un matiz que me parece importante, creo que el Inbox Zero debe ser un medio, nunca un fin. Y, sobre todo, creo que es fundamental evitar que se convierta en una obsesión. El Inbox, o los inboxes, hay que vaciarlos del todo con regularidad, cada uno con la regularidad adecuada, pero hay que evitar por todos los medios el caer en estar vaciándolos cada vez que llega algo. Eso es altamente inefectivo. En mi experiencia, todo lo que sea vaciar un Inbox, el que sea, más de 6-8 veces cada 24 horas está injustificado y constituye un error efectivo.
Saludos!

Jaír Amores avatar
Jaír Amores


Muchísimas gracias por el apunte. Muy muy útil. Lo incluiré en el artículo que he publicado sobre el tema. Saludos!

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