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Herramientas GTD para cada Tipo de Acción

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Como veíamos en una entrada anterior, los 5 criterios para entender las acciones en GTD guardaban relación con el grado de compromiso de cara a llevar a cabo la acción, con el hecho de que la acción fuera o no realmente accionable, con el tiempo en el que se debe, o a partir del que se puede, hacer y con quién debe hacerla.

Decíamos que eso ofrecía 32 posibles combinaciones o tipos de acciones y que cada uno de estos tipos tiene cabida únicamente en una herramienta GTD. Veamos ahora qué tipo o tipos de acción deben ir a parar a qué herramienta:

  • Agenda:
    • Las acciones que anotes en tu agenda deben ser siempre comprometidas y caducar. En caso contrario, no deberían estar en la agenda
    • Pueden sin embargo ser tanto accionables como no accionables. Un ejemplo de no accionable sería un recordatorio para entregar un documento antes de una fecha determinada. Es posible que antes de poder entregarlo tengas que preparar dicho documento, pero a pesar de ello quieres tener el recordatorio en la agenda. En el momento que tuvieras el documento listo para entregar, la acción de entregarlo pasaría a ser accionable pero hasta entonces sería no accionable
    • Del mismo modo, pueden ser acciones propias o delegadas. Imagina por ejemplo que la fecha límite es para que te entreguen el documento a ti en lugar de entregarlo tú
    • Por último, pueden ser acciones presentes o futuras. Una acción futura sería comprar unas entradas para un espectáculo que salen a la venta dentro de dos semanas. En este caso, aunque David Allen dice que se puede utilizar la agenda, yo prefiero utilizar el archivo de seguimiento
    • Esto supone 8 posibles tipos de acciones distintas
  • Lista de próximas acciones:
    • En este caso hablamos de una lista mucho más restrictiva, ya que únicamente admite acciones que sean comprometidasaccionablespresentesque no caduquen y que sean propias
    • En este caso por tanto hay 1 único tipo de acción posible
  • Lista a la espera:
    • Otra lista bastante restrictiva, ya que las acciones que contiene deben estar comprometidasno caducar (si caducan deberían estar en la agenda) y, lógicamente, delegadas
    • Pueden ser sin embargo tanto accionables como no accionables. En realidad, a ti eso te da igual, porque es algo que atañe a la persona a quién se la has delegado. De hecho, lo normal es que tú no sepas si esa persona tiene o no que completar otras acciones antes de poder hacer la tuya
    • También pueden ser presentes o futuras, ya que nada impide que tú delegues algo hoy que no se pueda empezar a hacer hasta dentro de, por ejemplo, tres días
    • En esta lista puede haber por tanto 4 tipos de acciones distintas
  • Lista algún día/tal vez:
    • Esta lista es lo opuesto a la de próximas acciones en cuanto a restricciones, ya que el único criterio que se debe cumplir es que las acciones sean no comprometidas
    • Pueden ser tanto accionables como no accionables. De hecho, hasta que no te comprometas a hacerlas, este detalle da igual
    • Por el mismo motivo que antes, pueden ser propias o delegadas
    • Es indiferente que la acción caduque o no, ya que no hay ningún compromiso para hacerla
    • También da igual, mientras no hayas tomado la decisión de comprometerte a hacerlas, que sean presentes o futuras
    • Es decir, en esta lista caben hasta 16 tipos de acciones distintas
  • Archivo de seguimiento:
    • Los criterios que deben cumplir las acciones en esta lista es ser comprometidas, accionables, futuras, no caducar (si caducan deberían estar en la agenda) y ser propias
    • Aquí hay también 1 único tipo de acciones posibles
  • Material de apoyo para proyectos:
    • De forma opcional, hay quien prefiere ir identificando acciones adicionales de los proyectos aunque aún no sean accionables. En este caso esas acciones se pueden tratar como material de apoyo para los proyectos hasta que llegue el momento en que pasen a ser próximas acciones. Estas acciones deben ser comprometidasno accionablesno caducar y ser propias
    • Pueden sin embargo ser presentes o futuras, ya que mientras no sean accionables es irrelevante
    • Hablaríamos por tanto de 2 tipos de acciones posibles

Como ves, hay herramientas más restrictivas y otras apenas restrictivas. Lo importante es no olvidar que cada uno de los 32 tipos de acción posibles sólo puede ir a una herramienta GTD determinada, por lo que, si tienes claros los criterios, siempre podrás utilizar la herramienta adecuada.

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Comentarios

JC avatar
JC


Jose Miguel:

¿Conviene tener el material de apoyo de proyectos en una lista de acciones? Y si es puntualmente una acción (un item accionable en esencia), no conviene sumarla a la lista de tareas del proyecto?. En ese caso probablemente deberias analizar su dependencia o no con otras acciones, no?

Muy exhaustivo el listado. Interesante

Saludos

JC

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Gracias JC.

La respuesta a tu primera pregunta es no. El material de apoyo debe guardarse en la carpeta de material de apoyo para el proyecto. Si es una acción, entonces no debe ir en tal carpeta, sino en la lista de próximas acciones. La carpeta de material de apoyo únicamente debe contener elementos "no accionables". Sí podría por tanto contener esbozos de potenciales acciones futuras, a modo de tormenta de ideas, pero únicamente hasta que esas potenciales acciones dejan de serlo para pasar a ser realmente acciones comprometidas del proyecto, tanto presentes como futuras.

Un saludo,

Lucía avatar
Lucía


La verdad que me parece que complicas demasiado un sistema pensado para simplificar... 32 tipos de acciones?? y uno va a tener que andar pensando en qué categoría cae "llamar para pedir hora para el médico"??

Chicos, las cosas no son tan complicadas, simplifiquen... así le quitan las ganas a los novatos y hechan abajo el mérito de GTD.

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Lucía, no creo que sea necesario andar pensando en qué categoría cae "llamar para pedir hora para el médico" ni tampoco estoy complicando nada. Me he limitado a resumir y explicar algo que simplemente "es" así y lo he hecho en respuesta a los muchos lectores del blog que me preguntan habitualmente dudas relacionadas con este tema.

Alejandro avatar
Alejandro


Hola Lucía,

Aunque el post es muy interesante para comparar cómo utilizamos cada uno nuestras herramientas de GTD (como ya he puesto en otro comentario, yo lo hago ligeramente diferente a José Miguel), bien es cierto que puede parecer muy complejo para un novato.
Sin embargo, no te preocupes porque te parezca complicado ya que no lo es en absoluto. Si lees el libro de David Allen y empiezas a poner en prácticas GTD, te darás cuenta que todas estas posibilidades las gestionas de forma automática sin darte cuenta ni pensar: "¿Esto es accionable?¿Es una acción futura?¿Es presente?"

Un saludo y no desesperes!

Antonio José Masiá avatar
Antonio José Masiá


Lucía, pienso que la simplicidad de GTD radica precisamente en obtener control. Las 32 posibilidades que desglosa magníficamente José Miguel, hace que cuando revises tu lista de acciones siguientes, no tengas 100 acciones, sino las que realmente puedes hacer en ese momento. Para ello es preciso controlar todos los parámetros que apunta José Miguel. Si no lo haces así, no consigues realmente disminuir el estrés ni obtener control. Por supuesto ni hablar ya de perspectiva. Recuerda, decía Albert Einstein, que hay que simplificar las cosas, pero no tanto.

Alejandro avatar
Alejandro


Hola José Miguel,

He leído un par de veces el artículo y no acabo de entender cómo usas la agenda para acciones presentes que caducan. Si caducan es que tienen una fecha de vencimiento y si es presente es que se puede realizar ya.

En mi caso utilzo la lista de próximas acciones añadiendo la fecha de vencimiento. La agenda sólo la uso para acciones futuras que caducan (es decir, lo que puedo hacer un día o un día a una hora determinada). También la uso como archivo de seguimiento (por ejemplo, para recordarme que ya salieron a la venta las entradas).

Un saludo!

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Hola Alejandro,

Las acciones presentes que caducan son de hecho las "típicas" para poner en la agenda. Por ejemplo, una reunión que tienes mañana con tu jefe o una cita con el dentista esta tarde. En ambos casos se trata de próximas acciones comprometidas y que caducan. La diferencia con el uso como archivo de seguimiento es que difiero hasta una fecha concreta el tomar la decisión de comprometerme o no a hacer la acción.

A ver si esta vez he logrado explicarme mejor :wink:

Un saludo!

Antonio José Masiá avatar
Antonio José Masiá


Un post muy clarificar junto con el de los 5 criterios para entender las acciones. ¿Como tratas los proyectos de larga duración, como por ejemplo aprender un idioma o hacer un master?. ¿Y las acciones como leer un libro?.

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Si aplicamos el principio general de que un proyecto no se hace y que lo que se hace son una serie de acciones que generan un resultado, todo se resume a identificar dichas acciones.

En el ejemplo de aprender un idioma, las acciones pueden ser diversas pero un ejemplo podría ser una acción recurrente de ir a una academia tres veces a la semana (doy por sentadas las acciones previas necesarias), que como acción comprometida y con fecha fija iría en la agenda. Otro ejemplo podría ser ver una película en inglés todas las semanas, que puede ir en la lista de próximas acciones o en la agenda, según quieras comprometerte a hacerla en un día concreto o a lo largo de la semana.

En el ejemplo del libro, las acciones podrían ser desde leer un número de páginas al día o a la semana a leer un capítulo o más a la semana.

Se trata en cualquier caso de identificar acciones lo suficientemente "pequeñas" como para que no dé "pereza" hacerlas y acabes procrastinando (mal) ;)

Te sugiero que leas mi post "Los problemas son como el salami" y apliques la misma idea a la hora de convertir los proyectos en acciones. Buen provecho! :-P

Antonio José Masiá Guerrero avatar
Antonio José Masiá Guerrero


La fecha de inicio de una acción entiendo que también puede servirnos para determinar si es o no accionable, al igual que si es o no activa. Por ejemplo Una acción no accionable no podrá tener fecha de inicio, puesto hasta que no se complete una acción anterior no podrá estar disponible. Por tanto se considerara inactiva. Por otro lado, si una acción pasa a ser accionable, es decir próxima acción, en el día de hoy, la fecha de inicio será hoy, con lo cual estará activa. En el caso de que la fecha sea futura, se entenderá como no accionable. De hecho en la aplicación excel que colgaste en el blog, no te permite poner fechas de inicio en el caso de que la acción no sea accionable. El criterio pasa por entender la fecha de inicio como fecha de disponibilidad para llevar a cabo la acción.

En resumen:

SIN FECHA DE INICIO. NO ACCIONABLE E INACTIVA
FECHA DE INICIO HOY. ACCIONABLE Y ACTIVA
FECHA DE INICIO FUTURA. ACCIONABLE E INACTIVA

Con los filtros adecuados consultas las acciones siguientes, es decir, las ACCIONABLES Y ACTIVAS y las del archivo de seguimiento, ACCIONABLES E INACTIVAS.

Antonio José Masiá avatar
Antonio José Masiá


Estimado José Miguel,

Ante todo un saludo. Respecto a las acciones que deben controlarse mediante la agenda, David Allen deja muy claro que deben de ser únicamente las acciones que deban hacerse en un día concreto (fecha o Fecha y hora) y/o en un plazo determinado. Estás últimas son las que de alguna manera tienen fecha límite, es decir, que deben estar hechas antes de un plazo determinado. Resulta perfecto tener ese recordatorio en la agenda (día que vence), pero ¿como recordar desde que la procesas y hasta esa fecha?. ¿Donde dejas constancia de ese recordatorio?. Quizás lo ideal sería gestionarlo desde la lista de acciones siguientes y que de forma automática, el sistema el día que venciera te lo pasase a la agenda. ¿Que es lo que aconsejas en este caso?

Por otro, he empezado a usare Google Calendar. He creado los siguientes calendarios: Compromisos, Recordatorios, Activadores de decisiones y Vacaciones. ¿Cuantos calendarios sueles usar tú?

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Uno de los objetivos de la revisión en GTD es precisamente que no se pierda la perspectiva a medio/largo plazo. Si la fecha límite para entregar algo es dentro de un mes, esa fecha límite deberá ir a la agenda. La próxima acción, o próximas, si son más de una, deberán ir a la lista de próximas acciones. Si periódicamente revisamos y vemos cómo "pinta" nuestra agenda para las próximas semanas, nos encontraremos con el recordatorio de que hay que entregar algo en una fecha concreto. Eso contribuye a crear la "intuición formada" de la que habla David Allen. Cuando luego estemos trabajando en nuestra lista de próximas acciones y en las circunstancias en las que poder "ver" esas próximas acciones, nosotros "sabremos" de forma intuitiva que hay que dar más prioridad a esas acciones porque la fecha límite se va aproximando. Además, si es un proyecto, la revisión semanal de la lista de proyectos servirá para algo muy parecido.
En cuanto a los calendarios, yo uso un único calendario y luego identifico por colores determinadas cosas, por ejemplo, vacaciones en un color, temas personales en otro, temas con clientes en otro...
Un saludo.

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