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5 Criterios para Entender las Acciones en GTD

| tiempo de lectura 2:24'

Muchas de las preguntas más frecuentes que me plantean cuando facilito talleres de GTD, y que también han surgido en alguna ocasión en el blog, tienen que ver con los distintos criterios que se aplican a la hora de trabajar con acciones, la «materia prima» por excelencia de esta metodología de organización personal.

Preguntas como «¿pero una acción futura no debería estar en la lista «algún día/tal vez?», «¿por qué las acciones que delegas son también «próximas acciones»? o «¿qué diferencia hay entre acción y próxima acción?» son muy habituales y ponen de manifiesto que, a pesar de la sencillez de los criterios cuando se analizan de uno en uno, gestionarlos todos a la vez no es tan sencillo como parece.

La complejidad probablemente radica en que estos criterios son independientes entre sí, a pesar de que la percepción por parte de muchas de las personas que empiezan a tener contacto con GTD es que no sólo están interrelacionados sino que además muchos de ellos son mutuamente excluyentes entre sí.

Veamos por tanto cuáles son estos criterios para entender las acciones y cómo aplicarlos:

  1. Comprometida/No Comprometida: Independientemente de los otros criterios, llega un momento cuando estás procesando los elementos de tu bandeja de entrada en el que debes decidir si te comprometes o no a hacer algo con ese elemento. Una acción está comprometida cuando, en el momento de procesarla, o durante la revisión semanal, decides hacer algo al respecto con ella.
  2. Accionable/No Accionable: Cuando se trata de un proyecto, es decir, de una secuencia de dos o más acciones, lo habitual es que muchas de esas acciones no puedan realizarse sin completar primero otras acciones. Una acción es accionable cuando puede hacerse sin necesidad de completar ninguna otra acción previamente. En ese caso se llama «próxima acción». Cuando una acción requiere que se completen una o varias acciones previas antes de poder realizarse, entonces se dice que en ese momento no es accionable y se le llama simplemente «acción».
  3. Presente/Futura: También se puede hablar de Activa/No Activa. En ambos casos la diferencia es la misma. Una acción es presente o está activa cuando se puede completar ya sin esperar a que llegue una fecha futura. Cuando una acción no puede completarse aún porque es preciso esperar a una fecha para poder hacerlo, entonces es una acción futura o no activa
  4. Caduca/No caduca: Las acciones que caducan sólo pueden llevarse a cabo en una fecha o antes de una fecha determinada. Después de esa fecha la acción ya no puede hacerse. Las acciones que no caducan pueden hacerse en cualquier momento una vez que están activas.
  5. Propia/Delegada: Este criterio tiene que ver con quién es responsable de llevar a cabo la acción. Si eres tú mismo, entonces es una acción propia. Si la has delegado y la tienes en tu lista a la espera, entonces es una acción delegada.

Estos 5 criterios permiten 32 posibles combinaciones o, lo que es lo mismo, 32 tipos distintos de acciones.

La buena noticia es que cada uno de esos 32 tipos distintos tiene cabida en una única herramienta GTD. En una próxima entrada veremos cómo se corresponden estos criterios con las distintas herramientas que se usan en GTD para gestionar acciones y cuántos tipos de acciones distintas pueden aparecer en cada una de ellas.

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Comentarios

Damián avatar
Damián


Creo que el sistema GTD tiene una falla. Al menos la versión original no tiene un hueco para las tareas del tipo "Debería acordarme de esto sí y sólo sí ocurre el evento X". ¿Cómo lo manejas tú?

Ejemplos: un vale por un descuento del 15% la próxima vez que vayas a la tienda de fotografía. (No tengo la menor intención de ir a la tienda, pero si las cosas cambian y al final voy, he de acordarme de llevar el vale).

Acordarme de decirle a Rita que cambie los ficheros a ESE lugar sólo en el improbable caso de que nos trasladen a la zona B.

En resumen, cosas en las que "tienes que caer" sólo si se produce un evento externo no controlable por tí.

Yo lo pongo en una lista y la voy revisando cada semana, pero es casi todo tiempo perdido porque los eventos externos son improbables. ¿Alguna idea mejor?

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Si GTD tiene una falla, yo aún no se la he encontrado ;-)

La información relacionada con situaciones improbables debe guardarse siempre en el archivo de consulta y referencia.

Por ejemplo, el descuento del 15% en fotografía estaría en la D de Descuentos, la O de Ofertas o en la P de promociones. El dónde da igual mientras tú lo sepas. Cuando defines tu próxima acción "ir a la tienda de fotografía" deberás consultar si tienes alguna oferta al respecto en tu archivo.

Del mismo modo, puedes tener una lista de control con cosas a tener en cuenta ante un eventual traslado. Así, en el momento que activaras tu proyecto "traslado a zona B realizado con éxito" podrías acceder a tu archivo y recuperar la lista de control, la cuál te ayudará a ir definiendo las distintas acciones del proyecto (enfoque vertical).

La ventaja de mantener este tipo de cosas en el archivo es que sólo accedes a ellas si se produce el improbable evento externo, con lo que no tienes por qué perder tiempo innecesariamente.

Un saludo

Damián avatar
Damián


En realidad son dos items ligeramente diferentes. No es lo mismo

1."Sé que lo tengo en alguna parte y sólo tengo que encontrarlo en mi archivo" (la solución se reduce a tener el archivo bien ordenado)

2.¿Dónde meto este vale? Porque si alguna vez se da la circunstancia, no es que no vaya a saber dónde está: es que ni siquiera me acordaré de que lo tengo.

Pero la que tú dices es sin duda la mejor solución. No veo otra, al menos. Muchas gracias por responder, y un saludo. Los GTDeros habéis cambiado mi vida. :!:

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Encantado de echar una mano cuando es posible :-)

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