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10 Errores Típicos al Empezar con GTD

| tiempo de lectura 2:58'
10 MPH, cortesía de Leo Reynold

A pesar de lo que hayas podido escuchar o leer, GTD es una metodología muy sencilla, tanto de entender como de utilizar.

¿Por qué entonces hay tanta gente que no ha logrado implementar GTD con éxito? Seguramente haya otros muchos motivos además de los 10 que comento a continuación pero lo que sí está claro es que, si evitas estos 10 errores «clásicos», tienes muchísimas probabilidades de convertirte en un usuario satisfecho más de GTD.

Huelga decir que si cometes alguno o varios de estos errores, tienes prácticamente asegurado el fracaso. Vamos a ver cuáles son:

  1. No haber leído ni «Organízate con Eficacia» ni «Haz que Funcione«, los libros originales de David Allen donde se explica la metodología, su porqué y cómo aplicarla. Cuando digo leer me refiero a leer no «en diagonal» sino de principio a fin y, muy preferiblemente, tomando notas
  2. Utilizar GTD versionado
  3. Obsesionarte con encontrar/construir la herramienta perfecta en lugar de comenzar con lápiz y papel, como recomienda David Allen y muchos otros usuarios avanzados de GTD
  4. No recopilar TODO. Y todo es muy distinto de «casi todo». Recopilar incluye, entre otras cosas, llevar a cabo un «barrido mental» completo. Si no vacías tu mente, GTD no funciona
  5. Procesar tus bandejas de entrada «casi del todo a medias». En otras palabras, no sirve «elegir» las tareas de menos de 2 minutos o las que vas a borrar o delegar. Se deben procesar todos y cada uno de los elementos de todas y cada una de tus bandejas de entrada. Si no lo haces así, tu sistema no será fiable y no podrás engañar a tu mente
  6. No diferenciar bien acciones y proyectos. Me preguntaban recientemente en un curso sobre GTD hasta que nivel había que descomponer en acciones. Mi respuesta fue clara: si una acción requiere que antes se complete otra y esta otra debe hacerse con otra herramienta, en otro lugar o en otro momento, entonces hablamos de dos acciones pertenecientes a un proyecto. Si ambas acciones pueden hacerse simultáneamente, o una inmediatamente después de otra, en el mismo lugar y momento, entonces son en realidad una única acción
  7. No utilizar de forma consistente y habitual los contextos [ni contactos] ni los niveles de tiempo y energía. Emplear estos filtros permite que la acción de elegir qué hacer sea algo sencillo y casi automático, pues oculta todo lo que no puedes hacer en ese momento y te muestra únicamente lo que sí puedes hacer
  8. No revisar sistemáticamente. Esto incluye no sólo «saltarte» alguna, o todas, las revisiones semanales, sino también no hacer al menos una revisión diaria
  9. No hacer un uso intensivo de las listas Algún día/Tal vez. Este error suele estar estrechamente vinculado al anterior. Como tu mente sabe que tu sistema GTD no es lo suficientemente fiable (ya que no lo revisas periódicamente), «quiere» que tengas todas las tareas en tu lista de próximas acciones para tenerlas «a la vista», aunque esto suponga gestionar un volumen de tareas excesivo y poco realista. Las listas Algún día/Tal vez te permiten volver a encontrarte en tu próxima revisión semanal con cosas que no necesariamente tienes que hacer esta semana pero para usarlas con comodidad tienes que confiar en que vas a hacer con certeza dicha revisión semanal
  10. No alternar entre las 3 formas de trabajar. Los buenos propósitos no sirven de nada. No vale la excusa de «no tengo tiempo». Si de verdad quieres ser productivo tendrás que encontrar la manera de trabajar todos los días de las 3 formas. Sí o sí. Si sólo trabajas en las cosas a medida que surgen, jamás serás productivo. Necesitas dedicar el tiempo necesario, todos los días, a recopilar, procesar y organizar, es decir, a definir tu trabajo. Y luego, evidentemente, tendrás que dedicar tiempo a trabajar en tus listas de tareas (tu trabajo ya definido)

Si te fijas, nada de lo anterior es particularmente complicado. La dificultad radica en convertirlo en hábitos. Pero tú ya sabes que la productividad no es más que un conjunto de hábitos y que GTD es sólo el pegamento que te ayuda a unirlos.

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Comentarios

David Sánchez avatar
David Sánchez


Creo que la falta de paciencia es también un error muy común. Normalmente queremos resultados "mágicos" muy rápido. GTD no es complejo, pero si que se le debe dedicar tiempo (por ejemplo, leer bien el material como indicas en el punto 1) y no siempre estamos dispuesto a ello.

En mi caso, y haciendo autocrítica, creo que me queda un largo camino por recorrer para conseguir poder considerarme un usuario de cierta "calidad" de GTD. Sin duda estos 10 puntos me ayudarán como hoja de ruta de lo que no hay que hacer.

De momento, estoy leyendo "Haz que funcione" y en las próximas semanas espero poder dar realizado el primer punto de tu lista

;-)

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Acabo de ver este comentario tuyo, que por lo que parece se me pasó por algo en su día. No se puede decir más claro "no es complejo pero hay que dedicarle tiempo". Creo que esa es la verdadera cuestión y el motivo por el que a mucha gente "no le funciona". Ya me contarás qué te ha parecido "Haz que funcione" cuando acabes de leerlo... :-)

Miguel Garces avatar
Miguel Garces


Muy valiosa su informacion, espero poder aprender porque mucho de esos errores los he cometido.

Vicent González i Castells avatar
Vicent González i Castells


Caballero,

me siento reconocido en algunos de los errores que planteas en el post. En concreto, el más escandaloso en mi caso fue saltarme las revisiones semanales y por tanto llegar a gestionar en la lista de Próximas acciones lo que debería de estar en Algún día/tal vez.

En mi caso he tenido suerte y no he abandonado. Te sigo.

Santi

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Yo creo que ese es un pecado en el que casi todos los usuarios de GTD hemos caído en alguna ocasión. Como bien dices, lo importante es darte cuenta y corregir el mal hábito.

Un abrazo,

JM

JC avatar
JC


Jose:

Muy buenas recomendaciones! El libro de Allen hay que leerlo completo. En mi caso particular debo honestamente decir que el tema de procesar la bendaja de entrada todos los dias sencillamente se salio de madre. Poner el sistema en operación todos los dias me consumía tanto tiempo que la vorágine del trabajo se me venía encima. Cuando ya duermes menos de las horas recomendadas, no logras dedicarle el tiempo suficiente a tu familia y el trabajo entra en esos períodos en que todo debe ser hecho YA, intentar aplicar el método a rajatabla puede ser peligroso. En todo caso uno siempre debe hacer primar el sentido común y encontrar la forma de que los principios empiecen a formar parte de tu vida cotidiana.

Sólo para darte un ejemplo, hoy mi sistema está operacional te diría en un nivel que me ha permitido incrementar muy fuerte mi control sobre mis compromisos, pero tengo algunas bandejas de entrada que no son integradas y procesadas más que de vez en cuando. Y a eso llegué luego de tomar la decisión de que hay un único lugar donde va lo importante: mi sistema de administración de agenda (en mi caso particular, Outlook). Todas las otras cosas que se me ocurran, van a bandejas donde se que no se perderán (eso sí, salen de mi cabeza), y lo que sí trato es de al menos una vez al mes integrar todas en un solo lugar, y ahi sí limpiarlas procesando a lo Allen. Hacer eso todos los días en mi caso, sencillamente toma un tiempo que no puedo ni estoy dispuesto a dedicarle. El sistema no está por encima de mi observación de la realidad que enfrento.

Te paso mi blog por si te interesa: http://comomeorganizo.blogspot.com/

Saludos, y nuevamente, muy nutritiva tu nota.

JC

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Muchas gracias, JC, aunque no estoy de acuerdo con tu afirmación. De hecho, creo que es precisamente cuando duermes menos de lo recomendado, no dedicas suficiente tiempo a tu familia y todo tiene que estar hecho ya es precisamente, cuando más tienes que aplicar el método a rajatabla.
GTD es un sistema, lo que significa que cuando sólo se usa parcialmente no se está usando GTD en realidad sino un sucedáneo cuya efectividad es siempre notablemente inferior al del sistema completo.
Un saludo.

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