Óptima Infinito

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Ejemplo de Herramienta GTD en Excel

| tiempo de lectura 2:33'

A lo largo de las últimas semanas, hemos visto las 5 características esenciales que debe cumplir todo sistema GTD, así como otras 12 características recomendadas que te facilitarán enormemente su utilización.

Asimismo, he dedicado varias entradas a ver el «corazón«, el «cuerpo» y el «cerebro» de mi herramienta GTD y también a cómo uso GTD en la práctica.

Ha llegado por tanto el momento de pasar a la acción y compartir contigo un prototipo, en beta permanente, que he desarrollado emulando en la medida de lo posible la estructura, funcionalidades y funcionamiento de mi propia herramienta GTD sobre MindManager.

El modelo que he empleado es realmente muy parecido en cuanto a funcionamiento al que yo utilizo. El rasgo principal es que todas las acciones y proyectos «entran» a un mismo sitio y luego las distintas listas se generan dinámicamente aplicando filtros.

En cualquier caso, este prototipo pretende simplemente servir como ejemplo de herramienta GTD desarrollada en Excel. La herramienta, que puedes descargar aquí, y cuyo uso veremos con más detalle en una próxima entrada, consta de 3 pestañas.

  1. La primera, llamada tabla dinámica, es, como su propio nombre indica, una tabla dinámica que te permite aplicar múltiples filtros a tus listados de tareas. Se puede considerar que esta pestaña es el «área de salida». En cierto modo, es el equivalente a los dashboards que te comentaba al hablar de mi propia herramienta. Con esta tabla dinámica puedes aplicar en cada momento filtros por contexto, contacto, nivel de energía requerido o tiempo disponible. Lógicamente, el número de filtros a aplicar dependerá del número total de acciones que tengas en el sistema y de lo mucho o poco que quieras restringir los resultados.
  2. La segunda pestaña, llamada lista de proyectos y acciones, tiene una triple finalidad:
    1. Por un lado es lo que se podría llamar «área de entrada», ya que es aquí donde añades todas las acciones, comprometidas o no, activas o no, presentes o futuras, así como tus proyectos
    2. La segunda funcionalidad es que puedes obtener todas tus listas GTD a partir de ella. Por ejemplo, si en «Contexto» filtras «@A la espera», lo que obtienes en esta pestaña es tu lista a la espera. Del mismo modo, si en «Tipo de Compromiso» seleccionas «Algún día/Tal vez», obtienes precisamente esa lista
    3. La tercera funcionalidad es que sirve como registro de acciones y proyectos completados, que puedes bien conservar en esa pestaña o mover regularmente a otro archivo. Esta pestaña incorpora una columna, llamada «Completada», que indica si la acción está o no completada. A diario puedes ocultar la acciones ya completadas estableciendo un filtro sobre esta columna en «No» pero del mismo modo podrías obtener un listado de acciones ya completadas si lo estableces en «Sí». Tienes también una columna auxiliar llamada «Fecha de finalización», por lo que podrías incluso calcular estadísticas si así lo deseas
  3. La tercera pestaña se puede considerar la de opciones de configuración. En ella, llamada organización, es donde puedes definir tus contextos y contactos habituales, así como las categorías de tiempo disponible y energía necesaria que quieres usar. Lo que defines en este área aparecerá luego en las listas desplegables en la pestaña «lista de proyectos y acciones» y también en la pestaña «tabla dinámica»

Como adelantaba, en una próxima entrada veremos en detalle cómo utilizar esta herramienta tanto para organizar tus acciones y proyectos como para evaluar qué acción hacer en cada momento.

[Edición del 20/5/11]: A petición de una lectora del blog, dejo también versión para Excel 2003 aquí (la versión original es para Excel 2007/2010).

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Comentarios

soyfelix1 avatar
soyfelix1


Empezando a destriparlo!! :-) Gracias

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De nada. Que usted lo disfrute :wink:

Iago Fraga avatar
Iago Fraga


Hola José Miguel,

Estaré pendiente de la entrada que prometes. En los aspectos que recoges de cada tarea (que si no me equivoco son los mismos que propone David Allen, aunque he visto fecha de inicio en la imagen) siempre me surge la misma duda.

Me parece que el sistema los requiere o por lo menos saca mucha ventaja de cosas como contexto o tiempo, pero a veces me suponen (sobre todo con tareas cortas o dificilmente estimables) una sobrecarga organizativa. Y como es obvio el sistema no puede gastar más tiempo del que ahorra. Por ello, ¿empleas algunos criterios para minimizar el tiempo de apuntar cada tarea (no rellenando algunos campos, etc) siguiendo alguna regla?

Un saludo y como he dicho, estaré pendiente de la entrada que anunciabas!

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Hola Iago,

La fecha de inicio es lo que permite utilizar la herramienta también como archivo de seguimiento (acciones comprometidas pero con fecha futura).

En mi opinión, el contexto es imprescindible (y generalmente bastante obvio). El nivel de energía o el tiempo necesario son opcionales y, como bien dices, usarlos o no depende de lo que obtengas a cambio.

En mi caso, utilizarlos no me supone tiempo adicional y sí me resultan muy útiles. Es imposible dedicar menos tiempo del que yo dedico a apuntar tareas y proyectso. Si no has leído la entrada en la que explico qué es MindReader te sugiero que lo hagas y entenderás por qué :wink:

txindoki avatar
txindoki


Gracias por compartir. Tus posts me dan puntos de vista muy interesantes. A veces por nuevos, a veces por sintetizar muy bien, a veces por ser un breve recordatorio...
En concreto, esta hoja de cálculo me "atrae". De momento, "betatester" tienes...
Seguiré, casi-ansioso, los post al respecto.
Salud!

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Gracias! Espero no defraudarte. Salud! :)

Isidoro avatar
Isidoro


Me gustó!! Menos necesidad de grandes aplicaciones y con una sola herramienta pinta muy lindo.

Gracias

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Muchas gracias, Isidoro. Espero que te resulte útil.

Isidoro avatar
Isidoro


Has probado el Task Coach Portable que es gratuito?

Sería bueno leer tu punto de vista sobre esta herramienta y como aplicarla, si se puede, a GTD

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No la he probado. Hay decenas de herramientas que se podrían utilizar para GTD pero probarlas, por ahora, no entra en los objetivos de este blog. Jeroen Sangers, autor de El Canasto, es un especialista en herramientas de productividad. Es posible que ya tenga algo escrito sobre Task Coach Portable y, si no, seguramente lo haga si se lo pides.
Un saludo,

Daniel avatar
Daniel


Muchas gracias por compartirlo, me ha dado grandes ideas para un proyecto web (Sistema GTD) que estoy desarrollando. Si algun dia lo termino, lo compartiré.

Mil gracias,

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Me alegra saber que te ha resultado inspirador. Espero que puedas llevar tu proyecto a buen fin y lo compartas con nosotros.
Un saludo!

FELIPE avatar
FELIPE


José buenas tardes ¿funciona para open office?

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No lo sé. No lo he probado en Open Office. Si te animas a probarlo y compartes luego por aquí tu experiencia, ¡genial! :-P
Un saludo,

FELIPE avatar
FELIPE


Josè Miguel, si funciona es perfecta. Yo venia trabajando gtd en una hoja de calculo pero no tenia los filtros tan necesarios

Gracias por su trabajo

Nuria avatar
Nuria


No puedo descargar el excell. Recibo el mensaje de Formato no reconocido.
¿Cúal puede ser el problema? (version Windows XP)

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Podría ser un problema con el navegador. Sugiero que pruebes con otro navegador distinto.

Marta avatar
Marta


Hola José Miguel,

Gracias por compartir la idea. Llevo unas semanas probando y creo que tiene mucho potencial. En mi caso te puedo decir que me estaba costando bastante pasar de la teoria GTD a la práctica. A pesar de que había leido bastantes opiniones que coincidían que lo mejor era empezar en papel, me resultaba lento y poco dinámico. En cambio con tu herramienta excel he encontrado que puedo copiar-pegar pequeños detalles desde el inbox de mi correo electrónico y simplemente cambiando un filtro puedo seleccionar por proyectos, por contextos, etc. Y además puedo adaptarla facilmente a mis necesidades. Y no he tenido que aprender a utilizar una aplicación nueva. De momento todo son ventajas.
Entre esto y los videos de las jornadas en Barcelona por fin empiezo a creer que puede funcionar...
GRACIAS.

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Muchas gracias a ti, Marta, por el feedback. Me alegra mucho saber que la herramienta te está resultando útil y facilitando la implantación de GTD.
Seguro que lo consigues!

Un saludo

foroxxl avatar
foroxxl


Muchísimas gracias por compartir. Un saludo.

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