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Cómo Utilizar la Herramienta GTD en Excel (I)

| tiempo de lectura 2:51'

En una entrada anterior explicaba las tres pestañas de las que consta el prototipo, en beta permanente, que he compartido como ejemplo de herramienta GTD desarrollada en Excel.

En las próximas entradas vamos a ver cómo utilizarla para aplicar la metodología GTD. Esta entrada en concreto la vamos a dedicar a ver cómo añadir acciones a la Lista de Proyectos y Acciones como resultado de los pasos recopilar, procesar y organizar:

Recopilar

La recopilación la harás normalmente utilizando tus bandejas de entrada habituales. No recomiendo recopilar directamente en esta herramienta porque ninguna de las dos situaciones que se pueden producir es deseable:

  • Simplemente anotas la acción sin rellenar el resto de campos: En ese caso acabarás teniendo acciones procesadas conviviendo con acciones sin procesar, lo que es garantía segura de que el sistema colapse antes o después
  • Anotas la acción rellenando el resto de campos: Eso te obliga a procesar y organizar a la vez que recopilas, lo que indirectamente te incita a no recopilar, ya que tardarás mucho en hacerlo

Si quieres utilizar la herramienta también para recopilar podrías añadir una pestaña «Bandeja de entrada» que resolvería los dos problemas anteriores.

Procesar

Cuando proceses los elementos en tus bandejas de entrada que no requieren acción tirarás muchos de ellos a la papelera y archivarás otros tantos en tu archivo de consulta y referencia.

Cuando proceses los que sí requieren acción, varios acabarán en tu agenda pero la mayoría irán a parar a tus listas. Estos últimos son los que puedes gestionar con la herramienta Excel.

Organizar

Los elementos que hayas delegado y que requieran un seguimiento por tu parte deben ir a parar a la lista a la espera. ¿Cómo se hace eso con la herramienta Excel? Imaginemos que hoy día 27/5 solicitas un presupuesto a tu proveedor el Sr. López y queda en darte una respuesta en una semana. Tu necesitas (no sólo te gustaría) disponer de la oferta en 10 días como tarde. La forma de organizar la próxima acción (por simplificar, asumimos que no es parte de un proyecto) sería:

Acción: Esperando a que el Sr. López me envíe el presupuesto
Próxima Acción: Sí
Contexto: @A la espera
Contacto: Sr. López@ [sólo tiene sentido utilizar esto si estás a la espera de varias cosas por parte del Sr. López]
Fecha inicio: 3/6 (ya que no va a requerir acción hasta entonces, al haberte dicho el Sr. López que te contesta en una semana)
Fecha objetivo: 6/6
¿Fecha límite?: Sí
Tipo de Compromiso: Comprometida

Si de lo que se trata es de anotar un proyecto en tu lista «Algún día/Tal vez», por ejemplo, «Llevar coche a reparar chapa», la forma de usar la herramienta sería la siguiente:

Proyecto: Chapa del coche reparada
Acción: Llamar al taller y pedir hora para la reparación de chapa
Próxima Acción: Sí
Contexto: @Teléfono
Tiempo: <15′
Energía: Baja
Tipo de Compromiso: Algún día/Tal vez

Si quisieras añadir también al proyecto la acción posterior a «Llamar al taller…» lo harías así:

Proyecto: Chapa del coche reparada
Acción: Llevar coche al taller
Próxima Acción: No [primero tendrás que llamar para pedir hora]
Contexto: @Taller X
Tiempo: 30′-1h
Energía: Baja
Tipo de Compromiso: Algún día/Tal vez

Por otra parte, si lo que quieres es añadir una próxima acción comprometida como «Pedir hora en el dentista», la organizarías así:

Acción: Pedir hora en el dentista
Próxima Acción: Sí
Contexto: @Teléfono
Tiempo: <15′
Energía: Baja
Fecha inicio: [Hoy]
Tipo de Compromiso: Comprometida

Te recomiendo que pruebes a añadir distintos tipos de acciones, proyectos y subproyectos, comprometidos o no, y a probar todas las listas. Cuantas más acciones y proyectos añadas más útil e interesante te resultará la próxima entrada, que dedicaremos a ver cómo generar listas dinámicas para evaluar y revisar acciones y proyectos. ¡No faltes!

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Comentarios

Mariajo Rodríguez avatar
Mariajo Rodríguez


José Miguel, gracias por tus entradas, creo que uno de los grandes quebraderos de cabeza de los profesionales independientes es tratar de optimizar nuestro tiempo y aplicaciones como esta nos ayudan a ser más productivos. Espero tu siguiente entrada con ilusión :)

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Muchas gracias, Mariajo. Creo que te gustará la próxima entrada :)

Roberto avatar
Roberto


Buenos días, muy interesante el sistema al menos parece muy práctico. Tengo más de 6 años que no he tocado Excel y pienso que añadir algo más a mi rutina de trabajo, sería como recargar el peso. Me imagino que es un programa y hay que instalarlo, es decir, que hay que modificarlo para que funcione así como lo explicas, aparte de que debería tener un botón cerca de la vista de uno, para tenerla presente porque aunque teniendo agenda me olvido de lo que tengo que hacer, al menos creo que ese es el propósito.

Muchas gracias.

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Hola Roberto. Se trata de un fichero Excel que no requiere modificaciones para poder usarse.
Un saludo,

Giancarlo avatar
Giancarlo


Hola, José Miguel.

Mil gracias. Lo estoy utilizando y de momento me está yendo muy bien. Digo de momento porque he ido incorporando algunas pestañas que consideraba necesarias, pero que me pueden llevar a la catástrofe productiva :-)
Por ejemplo, la de bandeja de entrada. Mientras estoy trabajando, si aparece una idea me gusta apuntarla en el momento y prefiero hacerlo todo en el mismo sitio.
También he añadido una pestaña de Proyecto, que me parece importante en GTD, de modo que tengo, por ejemplo:
Bandeja de Entrada: Hago el Camino de Santiago
Proyecto (requiere más de una acción?): Sí
¿Próxima acción?: sí
Acción: Busco en internet la ruta.
Contexto: @Ordenador
Tiempo: <30′
Energía: Baja
Fecha inicio: [Hoy]
Tipo de Compromiso: Comprometida

¿te parece adecuado o crees que podría resolverse de otro modo?

Muchas gracias.
Un abrazo

Giancarlo

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La bandeja de entrada me parece una gran idea. La de proyectos no es necesaria ya que en la herramienta ya tienes una columna que se llama Proyecto e incluso otra que se llama Subproyecto. Lo que propones lo podrías hacer directamente en la pestaña existente con la ventaja de que según apliques unos filtros u otros tendras tu lista de proyectos, de acciones, de próximas acciones...
Un abrazo,
JM

Giancarlo avatar
Giancarlo


Creo que tienes razón y yo empezaba a ver que estaba multiplicando innecesariamente las columnas. Gracias, José Miguel.

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En cualquier caso siempre puedes probar a ver qué te funciona mejor.
Un saludo,

profesor de Excel avatar
profesor de Excel


Herramienta para gestionar tareas con #GTD en excel gracias a @jmbolivar http://bit.ly/m1nL6o

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