ResultsManager: El Cuerpo de mi Herramienta GTD

Si bien es cierto que MindManager ofrece la potencia que un soporte visual brinda a tu herramienta GTD, también comentaba la semana pasada que, en mi caso, la verdadera potencia la proporcionan los otros dos componentes de la solución que utilizo: ResultsManager y MindReader.

ResultsManager es un add-in para MindManager desarrollado por Gyronix, una pequeña empresa británica muy centrada en software para productividad.

En mi opinión, ResultsManager es una idea potentísima aunque implementada de manera sub-óptima (le falta agilidad). Ignoro si esto se debe a limitaciones del propio MindManager (es muy probable que, al menos en parte, sí) o a que a la gente de Gyronix no le resulte rentable rehacer la aplicación desde cero (seguro que también hay algo de esto). En cualquier caso, y a pesar de sus limitaciones, corregidas en gran medida gracias a MindReader, sigue siendo una muy buena opción.

Las dos características esenciales de ResultsManager son la capacidad para convertir elementos de MindManager en elementos de GTD y la posibilidad de crear y utilizar infinitas vistas [filtros] personalizadas sobre estos elementos.

Convertir elementos de MindManager en elementos de GTD significa que ResultsManager ofrece un marco en el que un elemento que normalmente dispondría únicamente de texto, forma y color pase a disponer también de una serie de atributos adicionales que se utilizan en GTD:

• fechas de inicio y finalización
• si es o no fecha límite
• información sobre contextos, contactos, áreas de responsabilidad, tiempo y nivel de energía requeridos, categorías…
• si es acción, próxima acción o proyecto
• si es comprometido o algún día/tal vez

El punto débil de ResultsManager es que introducir toda esta información para cada acción o proyecto es un proceso muy lento. Ese es el motivo por el que uso MindReader, que convierte este proceso de entrada de información en algo automático y mucho más rápido, ya que no utiliza el interfaz gráfico de ResultsManager sino que trabaja directamente a nivel de código.

Pero el verdadero valor añadido de ResultsManager radica en la plataforma que ofrece para crear vistas [filtros], llamados dashboards. Gracias a una herramienta visual muy sencilla y a la vez muy potente, puedes crear tantos filtros como quieras para ver la información que necesitas en cada momento, mostrada además de la forma que te resulte más cómoda y eficiente.

Puedes decidir ver sólo próximas acciones, o sólo proyectos o, incluso, sólo sub-proyectos; puedes ver sólo determinados contextos, o contactos o… Cualquier vista parcial sobre la totalidad de tus proyectos y acciones es posible.

En la imagen, por ejemplo, puedes ver la vista que utilizo en mi revisión semanal para revisar mis proyectos. Además de lo que sería una lista «normal» de proyectos, esta vista me permite revisar también los proyectos aún no activos de mis listas «Algún día/Tal vez» y también me da visibilidad sobre proyectos activos en los que me he quedado sin acciones activas, en cuyo caso debería cerrar el proyecto o añadir nuevas acciones.

Además de esta vista, otras que utilizo de forma habitual son:

• Próximas acciones agrupadas primero en: con fecha límite, con fecha objetivo, sin fecha objetivo ni límite y a la espera y luego, en cada uno de esos grupos, por contexto
• Próximas acciones agrupadas por contacto
• Próximas acciones futuras (comprometidas pero aún no activas ~ archivo de seguimiento)
• Listas algún día/tal vez
• Artículos para el blog (para gestionar mi jardín de ideas)
• Libros que leer (agrupados en comprometidos y algún día/tal vez)
• Películas que ver (agrupadas en comprometidas y algún día/tal vez)

La generación de estas vistas puede oscilar entre algunos segundos y un par de horas, dependiendo de la potencia del ordenador, la complejidad de los filtros y el número de mapas y acciones que haya que escanear. Por este motivo yo dejo su actualización programada con el programador de tareas de Windows para que se ejecute de madrugada, de modo que todas las vistas estén actualizadas a primera hora de la mañana.

Lo que me gusta de ResultsManager es que me permite generar dinámicamente, y mantener actualizadas, las listas que necesito para gestionar mi sistema GTD. En la próxima entrada veremos cómo he automatizado la entrada de datos en ResultsManager con MindReader.