MindManager: El Corazón de mi Herramienta GTD

A raíz de la última entrada sobre 12 características recomendadas para tu sistema GTD, varios lectores de este blog me preguntaron que cuál es la herramienta que uso, a lo que respondí que escribiría una serie de entradas explicándola en detalle. Pues bien, esta es la primera de una serie de entradas en las que voy a explicar tanto los distintos elementos que componen mi herramienta como el funcionamiento integrado de los mismos.

El «corazón» de la herramienta es el software para mapas mentales MindManager [para Windows]. Comencé a usar esta aplicación cuando iba por la versión 3 (ahora va por la 9). En aquella época la utilizaba para tomar notas en reuniones, hacer tormentas de ideas y planificar proyectos. Fue gracias a ella cómo descubrí ResultsManager, el add-in para MindManager que constituye el «cuerpo» de mi herramienta GTD y sobre el que hablaré en un futuro próximo.

MindManager es un software comercial de muy alta calidad pero con un precio excesivo que, en mi opinión, no se justifica si lo comparamos con otras aplicaciones similares que ofrecen versiones gratuitas. ¿Por qué lo sigo usando entonces? Básicamente por 3 motivos:

1. Es el «corazón» de mi herramienta GTD y dejar de utilizarlo supondría tener que encontrar o desarrollar otra distinta
2. Al ser usuario desde la versión 3, las actualizaciones son por un precio aún elevado pero mucho más razonable
3. Es la única herramienta de mapas mentales con lenguaje de programación incorporado (SAX Basic). MindReader, el «cerebro» de mi herramienta GTD y sobre el que también escribiré en un futuro próximo, está desarrollado en ese lenguaje

Estas son las razones por las que uso MindManager en concreto. En general, recomiendo una herramienta con interfaz gráfico tipo mapa mental porque me parece incomparablemente más potente para gestionar GTD que las que únicamente utilizan texto.

El método de planificación natural que aplicamos en el enfoque vertical de GTD se ve enormemente facilitado y potenciado por este tipo de ayuda visual. Yo he probado casi todas las herramientas comerciales basadas en texto y reconozco que, viniendo de MindManager, se me hacen realmente incómodas, por no decir antipáticas de usar.

Con un soporte visual, enseguida te das cuenta de si un proyecto incluye muchos o pocos sub-proyectos, el tipo de dependencias entre unas acciones y otras, qué acciones te interesa completar antes para poder dar paso a otras, etc. Este tipo de entorno te invita a seguir profundizando en el enfoque vertical de manera natural, sin esfuerzo.

Por otra parte, además de la comodidad y potencia para añadir acciones y proyectos a la herramienta, MindManager dispone de potentes herramientas de filtrado. Es muy sencillo por ejemplo mostrar únicamente próxima acciones comprometidas, o las que requieran un cierto tiempo o un nivel de energía determinado para ser completadas, o las que deben hacerse en un contexto o con un contacto determinado.

De todos modos, y desde el punto de vista de lo que es su utilidad para gestionar GTD, MindManager aporta sólo una mínima parte de la potencia total del sistema. Si bien es necesario porque es la base de todo, lo verdaderamente importante lo aportan el «cuerpo» [ResultsManager] y el «cerebro» [MindReader] de la herramienta.

La próxima entrada sobre GTD la dedicaré a explicar qué funcionalidades ofrece el add-in ResultsManager y cómo las utilizo. Stay tuned!