12 Características Recomendadas para tu Sistema GTD

En una entrada reciente veíamos las 5 características esenciales que debe reunir un buen sistema GTD. Hablaba en esa ocasión de unos requisitos básicos que, de no cumplirse, harán muy difícil que la herramienta pueda cumplir su cometido.

Sin embargo, esos 5 requisitos son simplemente unos mínimos o, en otras palabras, condiciones necesarias pero no suficientes para asegurar un funcionamiento óptimo de tu sistema.

Antes de continuar quiero insistir una vez más en algo que me parece fundamental: la productividad no es la herramienta. Que seas más o menos productivo depende del nivel de adopción y mantenimiento de los hábitos que componen la espina dorsal de GTD.

Dicho esto, es innegable que una buena herramienta ayuda y facilita el uso y mantenimiento de tu sistema GTD. Precisamente por eso es por lo que quiero compartir contigo lo que he aprendido en cuanto a algunas características que, sin ser indispensables, si mejoran considerablemente la experiencia de usuario cuando de herramientas GTD de «alta tecnología» se trata.

1. Entorno visual con soporte para mapas mentales: Un entorno de este tipo te ayudará enormemente a la hora de planificar tus proyectos y también al aplicar el modelo de 6 niveles de perspectiva. Además, hay determinados tipos de dependencia entre las acciones de un proyecto que son difíciles de representar en entornos no visuales, como por ejemplo las acciones llave [uno para todos] o embudo [todos para uno]
2. Soporte para áreas de responsabilidad: Además de los contextos [y contactos], y sobre todo de cara a las revisiones semanales, poder agrupar o filtrar por área de responsabilidad (amigos, familia, salud, deporte, cultura, aficiones, trabajo…) resulta muy útil, sobre todo cuando el volumen total de acciones y proyectos, incluyendo los que están en tus listas Algún día/Tal vez, es muy grande
3. Soporte para contextos [y contactos] múltiples: En ocasiones hay acciones que puedes realizar en más de un contexto o con diferentes contactos, por lo que es conveniente que la herramienta que uses no te limite a usar únicamente uno de ellos
4. Filtrado por tiempo y energía disponible: Si sueles mantener un gran número de acciones en tus listas, es posible que filtrar por contexto [o contacto] no sea suficiente para reducir convenientemente el número de opciones entre las que elegir en un momento dado. En esas circunstancias, poder filtrar adicionalmente por el tiempo de que dispones, o tu nivel de energía, puede hacerte mucho más fácil y evidente la decisión
5. Soporte para listas de control: Las listas de control te permiten ahorrar mucho tiempo al recopilar, procesar y organizar, por lo que es más que deseable que tu herramienta te permita gestionarlas de forma fácil y eficaz. Esta es una de las carencias habituales del software comercial para GTD
6. Soporte para tareas repetitivas [100% personalizable]: Muchas herramientas comerciales ofrecen soporte para tareas repetitivas, pero es un soporte tan parcial e incompleto que [a mí me] sirve para muy poco. En estas herramientas comerciales, las tareas se pueden repetir únicamente a intervalos predefinidos (diario, semanal, mensual…) y no permiten diferenciar entre repeticiones fijas o dinámicas, es decir, las que hay que repetir en una fecha determinada, independientemente de cuando se completaron la vez anterior, de las que hay que repetir en un plazo determinado a contar a partir de la vez que se completaron la vez anterior
7. Soporte para plantillas de proyecto: Esta característica es en cierto modo parecida a las listas de control pero no igual. Las listas de control no cambian; siempre son las mismas acciones. En las plantillas de proyecto la secuencia de acciones se mantiene pero los contactos [y algunos contextos] cambian en cada proyecto
8. Histórico y estadísticas de acciones y proyectos completados: Como decía Peter Drucker, «lo que no se mide, no se puede mejorar«. Esta característica te permite medir cómo usas GTD y, por tanto, mejorar tu forma de usarlo
9. Arquitectura cliente/servidor con actualización/generación de listas en tiempo real: Lo ideal es poder disponer de un cliente móvil ligero que te permita consultar y actualizar tus listas rápidamente. Si el volumen de acciones que utilizas es grande, la única forma de lograrlo es haciendo que el «trabajo duro» de generar las listas se haga en el servidor y que tu cliente te ofrezca simplemente el resultado final
10. Modos online/offline fácilmente sincronizables: Característica estrechamente vinculada a la anterior. Si trabajas mucho con un terminal móvil, es esencial que puedas sincronizar y refrescar tus listas con facilidad
11. Multiplataforma: A día de hoy lo normal es que utilices más de una plataforma cuando usas GTD: móvil, portátil… La herramienta ideal debería ser capaz de ofrecer un cliente relativamente homogéneo independientemente del dispositivo usado (y no exclusivamente vía web a fin de que pueda trabajar bien en offline)
12. Intérprete de lenguaje: Esta característica, que de entrada puede parecer una «frikada», es una de las que más tiempo me ahorra día a día. En mi herramienta GTD puedo teclear algo como «Llamar a Juan para confirmar fecha reunión a partir del lunes antes del viernes! te1 nemedio» y automáticamente me genera una acción «Llamar a Juan para confirmar fecha reunión» con contexto @telefono, contacto Juan, fecha de inicio el próximo lunes, fecha límite el próximo viernes [! indica que no es fecha objetivo sino límite], tiempo estimado menos de 15′ [te1] y nivel de energía necesario medio [nemedio]. El siguiente paso que me falta es que funcione por reconocimiento de voz, pero todo se andará  😀

Mi herramienta actual aún no cumple los puntos 9, 10 y 11 pero sí todos los demás. Si alguien se anima a que desarrollemos algo juntos que cumpla los 12, que me lo diga 🙂