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GTD: Las Acciones de Hoy son los Proyectos de Mañana

| tiempo de lectura 1:51'

Como sabes, no soy partidario de «versionar» GTD pero tampoco tengo nada en contra de aplicar pequeños trucos y mejoras siempre y cuando sean compatibles con los principios fundamentales del sistema.

Hoy quiero compartir contigo un sencillo truco que utilizo para agilizar la forma en la que gestiono proyectos futuros.

Con frecuencia, hay proyectos que te has comprometido a hacer pero que no tendrán lugar hasta dentro de un plazo relativamente largo. La tendencia natural en estas ocasiones es procrastinar el proyecto o, en el mejor de los casos, dejarlo en la agenda como recordatorio.

Personalmente prefiero avanzar trabajo siempre que sea posible y tenga sentido. En este caso, como hablamos de un proyecto que ya me he comprometido a hacer, debería ser posible y tener sentido avanzarlo (a no ser que exista riesgo de que el proyecto se cancele).

La opción del recordatorio no me convence porque implica que estoy difiriendo algo que debería hacer ahora, con lo cual no consigo vaciar mi mente. Me explico. Hasta que no trabajas el enfoque vertical del proyecto no tienes forma realista de saber cuánto tiempo y esfuerzo te va a llevar, por lo que corres el riesgo de encontrarte una sorpresa desagradable al comenzarlo.

El enfoque vertical es la herramienta que te permite evaluar realmente de cuántos subproyectos, acciones, contextos [+ contactos] y tiempo puedes estar hablando. Sólo entonces es cuando has planificado lo suficiente tu proyecto y logras que deje de rondar por tu cabeza.

Lo que ocurre es que planificar, es decir, aplicar el método de planificación natural de proyectos, tiene el inconveniente de que requiere una cierta inversión de tiempo, a pesar de ser un paso esencial para sacar todo el partido a GTD.

Por eso, el problema que puedes encontrarte con mucha probabilidad es que, para ahorrar ese tiempo, te saltes ese paso, con lo que seguirás teniendo un «incompleto» en tu mente.

La solución que he encontrado consiste en añadir a mi lista una próxima acción del tipo «aplicar enfoque vertical a proyecto X». De este modo tengo una acción comprometida, inmediatamente visible en mi lista de próximas acciones y que intentaré hacer en cuanto pueda.

La ventaja de este truco es que sí logro sacar por completo de mi cabeza, en el momento y con una inversión de tiempo mínima, la preocupación por ese proyecto. Sé que aún no conozco con detalle sus implicaciones pero sé también que me he comprometido a averiguarlo en un plazo lo más breve posible.

Así, la próxima acción a la que me comprometo hoy me garantiza que no me llevaré sorpresas con los proyectos de mañana.

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Comentarios

Iago Fraga avatar
Iago Fraga


Hola José Miguel,

Tienes toda la razón con este artículo. Tanto si has decidido que necesitas iniciar un nuevo proyecto como si lo estás ignorando sistemáticamente, cualquier proyecto produce miedo e inseguridad hasta que no ha sido convenientemente dimensionado y estudiado. Todo balance previo de cuánto tiempo debería llevar puede estar basado sólo en experiencias o el pasado pero siempre quedará la incertitud. Además no hay que olvidar que son muy comunes las acciones que tras ellas bloquean el proyecto a la espera de recibir resultados externos. Éstas deberían cumplir sus plazos mientras nos enfocamos en el resto.

Un saludo

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Hola Iago. Ese es uno de los principios básicos de GTD: descomponer los "incompletos" en acciones sencillas y evidentes. Una forma excelente de sustituir inseguridad por confianza.

Miguel de Luis avatar
Miguel de Luis


Una aclaración ¿Considerarías que una vez que un proyecto deja de rondarte la cabeza esta necesariamente bien planificado? Si es así, ¿por qué?
(Vale esto parece a pregunta de primaria :) )

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Según David Allen es así y según mi práctica personal, también. Al menos está suficientemente bien planificado para lo que es necesario en ese momento. De momento sé la próxima acción y una estimación del volumen total del trabajo. Es posible que al ir completando acciones haga falta un mayor nivel de detalle pero para eso están las revisiones semanales :-P

Jeroen Sangers avatar
Jeroen Sangers


Buen artículo…
Yo también uso este tipo de tareas para aclarar mis proyectos.

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Veo que los que recorremos juntos el mismo camino nos encontramos con las mismas piedras en los mismos lugares... :wink:

Jordi Sánchez avatar
Jordi Sánchez


La acción "Planificar X" es habitual en mi lista de acciones también, cuando tengo algun proyecto más grande de lo normal que necesita un buen rato de planificación. La verdad es que va realmente bien para saber que, aunque todavía no lo hayas planificado, lo harás en cuanto puedas. Es una forma más de vaciar nuestra mente :)

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Bien, bien. ¿Habrá que ir pensando en una wiki de mejores prácticas de GTD? :wink:

santagu avatar
santagu


Genial y perfecto.

Muchas gracias por el consejo, sólo una duda, a ver que te parece: ¿podría hacer esto dando de alta el proyecto y esa primera siguiente acción asociada a ese proyecto o ves mejor dar sólo de alta la acción sin dar de alta el proyecto?

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Sí, claro, puedes hacer lo que a ti te ayude mejor a sacar el proyecto por completo de tu mente. Yo estoy condicionado en cierta medida por la herramienta que uso y por eso me resulta más cómodo añadirlo como acción. Además, las acciones comprometidas las reviso como mínimo a diario, algo que no ocurre necesariamente con los proyectos.

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