GTD: Las Acciones de Hoy son los Proyectos de Mañana

Como sabes, no soy partidario de «versionar» GTD pero tampoco tengo nada en contra de aplicar pequeños trucos y mejoras siempre y cuando sean compatibles con los principios fundamentales del sistema.

Hoy quiero compartir contigo un sencillo truco que utilizo para agilizar la forma en la que gestiono proyectos futuros.

Con frecuencia, hay proyectos que te has comprometido a hacer pero que no tendrán lugar hasta dentro de un plazo relativamente largo. La tendencia natural en estas ocasiones es procrastinar el proyecto o, en el mejor de los casos, dejarlo en la agenda como recordatorio.

Personalmente prefiero avanzar trabajo siempre que sea posible y tenga sentido. En este caso, como hablamos de un proyecto que ya me he comprometido a hacer, debería ser posible y tener sentido avanzarlo (a no ser que exista riesgo de que el proyecto se cancele).

La opción del recordatorio no me convence porque implica que estoy difiriendo algo que debería hacer ahora, con lo cual no consigo vaciar mi mente. Me explico. Hasta que no trabajas el enfoque vertical del proyecto no tienes forma realista de saber cuánto tiempo y esfuerzo te va a llevar, por lo que corres el riesgo de encontrarte una sorpresa desagradable al comenzarlo.

El enfoque vertical es la herramienta que te permite evaluar realmente de cuántos subproyectos, acciones, contextos [+ contactos] y tiempo puedes estar hablando. Sólo entonces es cuando has planificado lo suficiente tu proyecto y logras que deje de rondar por tu cabeza.

Lo que ocurre es que planificar, es decir, aplicar el método de planificación natural de proyectos, tiene el inconveniente de que requiere una cierta inversión de tiempo, a pesar de ser un paso esencial para sacar todo el partido a GTD.

Por eso, el problema que puedes encontrarte con mucha probabilidad es que, para ahorrar ese tiempo, te saltes ese paso, con lo que seguirás teniendo un «incompleto» en tu mente.

La solución que he encontrado consiste en añadir a mi lista una próxima acción del tipo «aplicar enfoque vertical a proyecto X». De este modo tengo una acción comprometida, inmediatamente visible en mi lista de próximas acciones y que intentaré hacer en cuanto pueda.

La ventaja de este truco es que sí logro sacar por completo de mi cabeza, en el momento y con una inversión de tiempo mínima, la preocupación por ese proyecto. Sé que aún no conozco con detalle sus implicaciones pero sé también que me he comprometido a averiguarlo en un plazo lo más breve posible.

Así, la próxima acción a la que me comprometo hoy me garantiza que no me llevaré sorpresas con los proyectos de mañana.