5 Características Esenciales de tu Sistema GTD

Uno de los principales obstáculos que me encontré cuando comencé a usar la metodología GTD fue decidir qué herramienta utilizar para gestionar listas.

Al principio comencé con lápiz y papel, como recomienda David Allen, y me fue muy bien durante las primeras semanas. Los problemas llegaron cuando el volumen de proyectos y acciones fue aumentando.

Las «herramientas de baja tecnología», como las llama Allen, funcionan estupendamente con volúmenes pequeños de tareas, ya que su simplicidad e inmediatez las hace difícilmente superables. Sin embargo, cuando estos volúmenes comienzan a ser importantes, se echa en falta algún mecanismo de filtrado que facilite el trabajo.

Es cierto que el número de próximas acciones [comprometidas] en nuestras listas debe mantenerse siempre dentro de un rango razonable y que, incluso con herramientas analógicas, es posible filtrar estas acciones por contexto, de forma que el número de próximas acciones por contexto tampoco debería ser demasiado alto.

Pero, en la práctica, esto no es tan sencillo. En mi caso, el intentar no tener demasiadas próximas acciones por contexto me llevó a una situación de inflación de contextos, es decir, a crear contextos que en realidad eran artificiales y superfluos y cuya única utilidad era actuar como filtros. No hace falta decir que, a la larga, aquello no sólo no ayudaba sino que restaba eficiencia a todo el sistema.

Esta situación me hizo buscar una alternativa de «alta tecnología». El error esta vez fue adquirir una herramienta con mucho potencial pero que exigía un esfuerzo importante de adaptación a mis necesidades particulares. El problema era que yo no dominaba aún lo suficiente GTD en aquella época como para saber que tipo de adaptación necesitaba exactamente.

En mi opinión y salvo contadas excepciones, las herramientas comerciales son francamente malas. Sé que puede sonar radical, pero es la verdad. Se nota que están desarrolladas por personas que nunca han usado GTD sino, como mucho, alguna «versión» de GTD y, lógicamente, tienen carencias insalvables. Y no estoy hablando de funcionalidades más o menos sofisticadas, sino de algunas de las más básicas, como por ejemplo la gestión de fechas futuras o algo tan simple como poder diferenciar acciones de próximas acciones.

Por gestión eficiente de fechas futuras me refiero a algo tan sencillo como que puedas poner una fecha de inicio futura o una fecha objetivo, pudiendo distinguir si es además una fecha límite o no.

Todo esto es una dificultad añadida para quienes comienzan con GTD. No sólo no dominas la metodología y no tienes desarrollados los hábitos sino que, además, no hay una herramienta que se adapte a lo que necesitas y tú aún no sabes lo suficiente para construirla tu mismo.

Por si te sirve de consuelo, casi todos hemos pasado por ahí. A mí me costó varios años, y mucho ensayo y error, desarrollar la que ahora es mi solución actual. En cualquier caso, lo más importante es pensar antes de hacer y estas 8 Cosas a Tener en Cuenta al Diseñar tu Sistema GTD te pueden resultar útiles para ello.

Al final, todo lo que aprendí sobre qué requisitos esenciales debe tener tu herramienta de gestión de listas GTD puede resumirse en estos 5 puntos:

1. Uses el sistema que uses, debe permitirte generar y mantener las listas de forma rápida y eficiente, para que siempre tengas a mano la información actualizada cuando la necesitas
2. Debes poder acceder y utilizar fácilmente todas tus listas GTD: proyectos, próximas acciones, a la espera, algún día/tal vez…
3. También debes poder identificar rápidamente todas las acciones de un proyecto determinado, independientemente de que sean  próximas acciones o simplemente acciones
4. Tu sistema debe proporcionarte una forma rápida y eficaz de filtrar próximas acciones por contexto y, si los usas, también por contacto
5. Es importante que el sistema permita una gestión y filtrado eficiente de fechas (inicio, objetivo, límite)

Si ya usas GTD, a lo mejor deberías hacer una auditoría rápida de tu sistema y ver si cumple estos mínimos y, si aún no lo usas, este podría ser un buen sitio por donde empezar.