Óptima Infinito

El Blog de José Miguel Bolívar

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La Mejor Versión de GTD

| tiempo de lectura 3:21'

La productividad personal es, fundamentalmente, una cuestión de compromiso individual expresado como adopción de hábitos productivos. Para que quede claro, nada que se pueda conseguir de la noche a la mañana y con un mínimo esfuerzo.

Lógicamente, mantener el compromiso necesario a lo largo de toda la curva de aprendizaje que una metodología como GTD exige, es una tarea que requiere trabajo, voluntad y constancia durante un periodo de tiempo relativamente largo.

Por eso no es de extrañar que sean muchas las personas que abandonan durante el proceso, generalmente a consecuencia de una de las «caídas del vagón», como las llama David Allen, a las que todos los que usamos GTD estamos más que acostumbrados.

No creo que haya nada de malo en abandonar. Soy ferviente creyente y defensor de las virtudes de saber abandonar a tiempo. De hecho, me gusta dejar siempre claro cuando hablo sobre GTD que para usar esta metodología hace falta tener un motivo importante (lo que @Yoriento llama «estar motivado») o, de lo contrario, lo normal es no lograr adoptarla.

Lo que no tiene sentido, en mi opinión, es descalificar algo que, por la razón que sea, nunca se ha llegado a probar por completo. Sobre todo porque, no te engañes, una cosa es haber intentado adoptar GTD y otra, bien distinta, es haberlo hecho.

Por eso, cada vez que oigo a alguien decir que GTD es difícil, complicado o excesivamente rígido, me resulta evidente que a) nunca lo ha usado y b) ni siquiera se ha leído el libro de David Allen.

Pero casi peor son los que «versionan» GTD. No hay que olvidar que estamos hablando de una metodología que lleva vigente más de una década y que ha sido testada por millones de personas en todo el mundo. Ponerte a «versionar» alegremente algo que no conoces, porque no lo has probado, y afirmar además que se adapta mejor a tus necesidades que el producto original, me parece de una falta de humildad sorprendente.

Ya he comentado en alguna ocasión que engañar a los demás es éticamente reprobable, pero engañarte a ti mismo es, cuando menos, ridículo. Pues bien, los que «versionan» GTD se autoengañan porque, aunque quieran pensar lo contrario, lo que usan no es GTD.

Me explico. Al vehículo con cuatro ruedas, motor y habitáculo se le llama turismo. Si le quitas el techo al habitáculo pasa a llamarse descapotable. Si lo que tienes es un vehículo con motor y tres ruedas será un invento extraño como el de la foto o una moto con sidecar. Si le quitas una rueda, te queda una moto; si le quitas el motor, una bici y si le quitas otra rueda, un monociclo. También puedes ponerle ocho ruedas y un remolque y entonces tienes un tráiler.

A nadie se le ocurriría decir que un tráiler o un triciclo son versiones de un turismo y, por supuesto, todo el mundo entiende que las prestaciones de cada uno de ellos son completamente distintas.

Lo mismo pasa con GTD. Si no recopilas todo en tus bandejas de entrada y las procesas y organizas regularmente, no estás usando GTD. Si no haces la revisión semanal, no estás usando GTD. Si no usas el método de planificación natural para tus proyectos, no usas GTD. Si no llamas proyecto a todo lo que requiere más de una acción, no usas GTD. Si no aplicas el modelo de seis niveles de perspectiva, tampoco estás usando GTD.

Evidentemente cada uno es libre de hacer lo que estime oportuno. Si hay un par de cosas de GTD que te parecen útiles y las usas, fantástico, pero simplemente ten en cuenta que eso no es una «versión» de GTD. Y si usas «casi todo» de GTD, no creas que la situación es muy distinta porque tampoco estás usando una «versión» de GTD sino un conjunto de técnicas aisladas que te parecen interesantes.

GTD es un sistema en el que el todo es mucho más que la suma de las partes. GTD no admite divisiones ni «versionados» porque se desnaturaliza y pierde casi todas sus propiedades.

En contra de lo que tan vehemente afirman quienes lo critican sin haberlo usado, GTD es enormemente flexible, ya que se limita a establecer unos principios básicos que cada uno puede implantar a su medida.

GTD no te dice qué ni cuántos contextos debes usar, ni qué tipo de herramientas, ni cuántas bandejas de entrada necesitas, ni cuántas veces al día o cuándo revisar tus listas. Simplemente marca unas pautas básicas, demostradas científicamente, para alcanzar la máxima productividad sin estrés.

Por todo ello, la mejor «versión» de GTD es, además, la única posible: el propio GTD.

Comentarios

Miguel de Luis avatar
Miguel de Luis


¿Sistema o aproximación sistemática?

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Es ambas cosas. Sistema porque el todo es diferente de la suma de las partes y porque las propiedades del todo no se pueden alcanzar sumando las propiedades de sus elementos individuales.
Pero también es una aproximación sistemática a interaccionar con la realidad. Por eso está basado en hábitos, que no dejan de ser aproximaciones sistemáticas :)

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Bergonzini


No salgo de mi perplejidad al leer este artículo, intentando imaginar que puede haber pasado que haya provocado el nacimiento de toda esta energía de ataque y defensa. Pero me gusta y mucho.

Coincido plenamente contigo. Yo me considero uno de los GTDísta ortodoxos, de esos que miran con recelo otros métodos de productividad, esas variantes sospechosas del sentido común que con pinceladas proclaman la adaptación del método para el gremio de los transportistas, por ejemplo.

GTD es así, un libro escrito por la experiencia de su autor durante muchos años de práctica, de consultas, de energía encaminadas hacia un vida mucho más productiva. Ese libro, a falta de un asesoramiento directo por parte de su autor se convierte en una biblia (discutible en ciertos puntos), pero la única biblia para conseguir desarrollar el camino hacia el GTD.

Uno debe leerlo, no una, si no varias veces. La cantidad de información que se aglutina en él rompe con nuestros esquemas más básicos y no hay que leerlo varias veces para entenderlo, si no para romper nuestro paradigmas del sentido común, para encontrar la realidad a la que estamos subscritos. El principal error después de leer el libro o muchos de los artículos de productividad personal : es la obviedad. Escribimos sobre la realidad más palpable, escribimos sobre las necesidades del día a día, reflejamos el sentido común más básico y aún así obtenemos el rechazo más completo, de ahí nace la fuerza para criticar y abandonar GTD: “No es para mi”

Yo soy de esos que ha abandonado GTD y lo ha hecho a voluntad propia, digamos que no me he caído del vagón, me he tirado al grito de Banzai. Fue un revulsivo caótico de la vida que ya no reconocía, dónde el caos, el desorden, las prisas, el estrés, las urgencias volvieron apoderarse de mí y lo abrazacé alegremente, para sentir la necesidad de regresar corriendo al GTD .

Yo creo en un GTD ortodoxo y libre al mismo tiempo para adaptarse a lo que uno necesita. La productividad la haces tu cada día, GTD te regala una base robusta y nada compleja que puedes aplicar, ya seas presidente de una multinacional, como un humilde repartidor de paquetes, desde el ejecutivo que viaja por todo el mundo, hasta el ama de casa que recoge a los niños en el colegio. Los principios no cambian, la herramientas para desarrollador será diferentes, llámalo moleskine o libreta de 0,35€ que has arrancado los dibujos del niño, llámalo bandeja de correo en tu teléfono móvil o cuenco de mimbre que está en el recibidor de tu casa.

GTD es ese sentido común que rechazamos por ser tan obvio. Algo tan sencillo no puede ser la salvación, nos negamos y buscamos versiones, adaptaciones, mejoras tecnológicas. Coincido contigo, GTD es así. Ni más ni menos. El sentido común está ahí para abrazarlo.

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Hay un motivo, Àlex. Reconozco estar un tanto cansado de oír duras críticas sobre la dificultad y rigidez de GTD por parte de personas que me consta ni han leído el libro ni han usado nunca GTD.
Mi crítica no es hacia quienes no se sienten seducidos por GTD pero sí por algunas de sus propuestas. Creo que es una opción perfectamente válida siempre que se tenga claro que estás adoptando algunas ideas de GTD pero no la metodología GTD. Me parece genial que la gente se quede, por ejemplo, con la regla de los dos minutos. Lo que no admito es que luego, porque aplicar la regla de los dos minutos no haya resuelto su problema de improductividad, digan que GTD no les ha funcionado porque es muy complicado (seguro que conoces más de un caso...).

Jeroen Sangers avatar
Jeroen Sangers


No podría estar más de acuerdo. GTD es como una maquina mecánica donde los dientes de cada rueda encajan perfectamente. Si sacas o cambias una rueda es posible que todavía funciona un poquito, pero no es lo mismo.

Hay muchos métodos de productividad y eres libre de elegir el que te va mejor. Si eliges por GTD, mejor hacerlo bien e implementarlo completamente.

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Creo que lo has expresado a la perfección, Jeroen. Hay mucho donde elegir en función de tus necesidades y características personales pero si la decisión es usar GTD se debe hacer correctamente, al menos en una primera etapa. Yo he añadido pequeñas mejoras a mi sistema GTD, como por ejemplo subdividir la lista Algún día/tal vez, pero lo he hecho no sólo después de llevar años usando la metodología original sino después de entender y asumir sus principios.

Francisco Sáez avatar
Francisco Sáez


O como dice David Allen, "el proceso es tan bueno como el más débil de los eslabones de la cadena"

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Que generalmente es nuestra propia fuerza de voluntad... :wink:

Manolo avatar
Manolo


Me gusta el principio de GTD y lo he intentado utilizar varias veces, y varias veces me he caído del vagón. Así que he dejado de utilizar GTD, ahora utilizo un sistema que tiene cosas de GTD y cosas de otros sistemas. Leyendo este post veo que nunca utilizaré GTD porque no pienso emplear el metodo de planificación natural cada vez que tenga un proyecto entre manos si un proyecto es cualquier cosa que requiera más de una acción. Y con esta afirmación tan estricta que haces no lo usa ni el mismo David Allen. No me veo haciendo una tormenta de ideas cuando quiera comprar folios.
Tras la de arena, la de cal. Si este post es para decir que quien modifica GTD no usa GTD, si no un sistema distinto y propio que no hay que llamar así, tienes toda la razón del mundo. Pero creo que lo bueno de cualquier sistema es poder adaptarlo a los propios intereses, aunque ya no sea el sistema original.
Un saludo.

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En realidad sí aplicas el método de planificación natural cada vez que tienes un proyecto tipo "comprar folios" entre manos (por eso precisamente lo llama David Allen planificación natural). Consciente o inconscientemente sopesas qué sitio te viene más a mano para comprarlo, cuándo te va a venir mejor hacerlo, si comprar uno o dos paquetes, si la marca de siempre o buscar una mejor o más barata... Lo que no solemos hacer es aplicar conscientemente a los proyectos complejos este método que normalmente aplicamos inconscientemente a todos los proyectos sencillos.
Coincido plenamente contigo en que un buen sistema se debe poder apartar a los intereses individuales de cada usuario. Por eso GTD lo es. GTD te dice, "aquí tienes la carretera, circula por tu derecha y no pases de 120". Luego, si tú quieres ir a 60 o a 80, en moto o en descapotable, hacer el viaje de un tirón o parar cada hora, sólo o acompañado, es cosa tuya.
Un saludo.

Cesar B. avatar
Cesar B.


Lamentablemente muchas personas versionan metodologías de trabajo o proceso antes de aprenderlas y haberlas puesto en práctica con rigor. Ésto es un error gravísimo y debería considerarse también falta de profesionalidad, por eso considero... muy oportuno tu artículo. La industria tiene metodologías excelentes de mejora operativa (Lean, Seix Sigma, 5S,...) y resulta lamentable constatar cuantos hacen versiones de las mismas antes de aprenderlas y vivirlas. Ésto lo hemos resuelto en nuestra compañía de una manera infalible esta tendencia de algunos en ser profesores antes que alumnos.

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Creo que la experimentación y el afán por mejorar lo ya existente es algo positivo y necesario. El problema, como bien apuntas, es cuando en realidad no se trata de mejorar sino de cambiar por cambiar. Mejorar algo exige conocerlo primero y conocerlo significa haberlo entendido y aplicado el tiempo suficiente como para ser consciente de sus virtudes y defectos. Ahora bien, si mejorar algo que se desconoce es imposible, descartada la mejora real ¿cuál es la verdadera motivación de quienes realizan esos cambios?

Jero Sánchez avatar
Jero Sánchez


Como algunos de vosotros sabéis, yo soy uno de los que ha "visitado" otros métodos a lo largo del tiempo, incluso tratado de mezclar ideas de aquí y de allá en busca de un sistema de productividad "mejor" que GTD. Al final, lo único que puedo decir es que fracasé rotundamente.

En mi descargo tengo que decir que nunca busqué un método mejor que GTD porque no me funcionara GTD, muy al contrario. Sentía que había mucha gente que no terminaba de adoptar el sistema de David Allen, y en mi ingenuidad pensaba que quizá era porque GTD era "demasiado" completo. Así que el cambio --temporal-- fue más bien fruto de la investigación que de una necesidad real.

Con el tiempo me fui dando cuenta de que el problema no era el sistema, sino las personas que no terminan de comprender lo que significa utilizar GTD --el comentario de Manolo es un claro ejemplo de ello, dicho sea con todo mi respeto y sin ánimo de ofender... yo también estube ahí una vez :-)

Así que hoy en día estoy dado a la tarea de desarrollar una serie de artículos sobre GTD para dummies, en un intento de convencer a una gran parte de la comunidad anti-GTD precisamente de que el problema no está en GTD, sino en nosotros mismos. De hecho estuve debanándome los sesos para escribir algo que fuera contundente y meridianamente claro, pero no lo conseguía. Y ahora que leo este artículo, creo que ya no tengo que hacerlo. Remitiré a todos mis lectores a que lo lean y mediten sobre ello. Es muy, muy esclarecedor. Nunca hubiera podido decirlo mejor ;-)

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Muchas gracias, Jero. Creo que la serie para dummies que estás escribiendo hace mucha falta. Como apuntaba Àlex, uno de los problemas de GTD es que es tan de sentido común que lo normal (a mí me pasó las primeras veces que leí el libro) es "pasar por encima" de muchos de sus conceptos, dándolos por obvios y sin parar a reflexionar sobre lo que realmente significan e implican.
Empezar a implantar GTD da pereza. Creo que esto es un hecho. Cuando lees que vas a necesitar un par de días para recopilar y procesar todo, te echas para atrás. Yo necesité meses para acumular la energía necesaria para hacerlo (bueno, y para que llegaran las vacaciones y tener un par de días disponibles ;-)).
GTD es tan potente y a la vez tan flexible que nos cuesta entenderlo. Somos nosotros los que nos empeñamos en "verlo" complicado cuando en realidad no lo es en absoluto.

Daniel Aguayo avatar
Daniel Aguayo


En mi opinión el conflicto surge cuando las expectativas de quien no conoce bien GTD chocan con lo que hay en realidad. Muchas veces la gente busca métodos remediativos que les resuelvan lo que ellos ven como un problema concreto. Quieren una pastilla mágica o un truco que les solucione el problema más grave que tengan en ese momento. Por eso, GTD sin conocerlo a fondo es excesivo e incomprensible, cuando lo que buscas es solo un método de apuntar tareas, tenerlas ordenadas y sentirte como un ninja.

El problema es que en ese caso se están confundiendo las listas de tareas con la productividad personal. En esa línea de pensamiento los papeles amontonados sobre la mesa son 'algo inevitable con lo que toca luchar cada día', las interrupciones del correo son 'la forma de la que toca trabajar hoy en día' y la planificación 'la lista de cosas pendientes que escribo cuando la fecha de entrega me empieza a ahogar'. Eso sí, no necesito GTD porque llevo mi productividad personal de forma impecable, mi lista de tareas es lo más.

Así que es cierto, GTD es mucho más complejo que una lista de tareas. Pero conocer GTD es ser consciente de todo lo que implica la productividad personal, que los papeles se han de procesar, que las interrupciones se han de gestionar y que la planificación se ha de hacer aún con proyectos sencillos. Por eso, sin comprender este alcance de la productividad personal es difícil entender que cada parte de un sistema GTD tiene su razón de ser.

A partir de ahí, yo también reconozco haber caído alguna vez, y me ha costado integrar cada uno de los hábitos y las bases de GTD, porque no es suficiente con aprender a procesar si no lo integras y eres consciente de lo que te aporta en sí y en el conjunto.

En cuanto a estricto, las bases que sienta siempre me han resultado naturales una vez integradas, y hay tanta flexibilidad en las herramientas que cualquiera puede empezar a usar GTD con lo que tenga en casa. Un lápiz y una libreta pueden ser suficiente para cubrir el 90% de lo que necesite.

Y otro tema que suele surgir es el de que GTD obliga a ser 'muy cuadrado', muy rígido en lo que haces en tu vida. Seguir bien GTD obliga a tener ciertos hábitos, pero permite ser en la vida tan espontáneo como se quiera. Yo puedo elegir no trabajar e ir a dar un paseo en un momento dado y estaré tranquilo porque tengo bajo control todo mi entorno. ¿Puedes hacerlo tú con tu versión de GTD?

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Comparto tu análisis, Dani. Creo que las expectativas juegan un papel fundamental en este tema. Estamos acostumbrados a que nos venda píldoras mágicas que resuelvan nuestros problemas con un mínimo esfuerzo. GTD no es un truco efectista. Es una solución que funciona de forma sostenida. Pero claro, requiere un trabajo previo para llegar a esa situación (adquirir los hábitos). GTD no es para todo el mundo. Creo que eso hay que decirlo. GTD es únicamente para aquellos que realmente necesitan ser más productivos (no basta sólo con desearlo). De todos los métodos que conozco, GTD es con mucho el más flexible, a pesar de lo cual, tiene fama de rígido. Lo lamentable es que esa inmerecida fama no viene de quienes lo usan sino de aquellos otros que han fracasado al implantarlo o ni siquiera lo han intentado.

Sanquintin avatar
Sanquintin


Que interesante parece todo esto que indicas, desconozco el fondo de GTD pero por lo poco que he leído me parece de gran utilidad. De alguna manera me identifico con el sistema al realizar algunas de las cosas que indicas de GTD. Ire profundizando.

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Mi recomendación es que te lo tomes con calma. Lee el libro, familiarízate con los conceptos, reflexiona sobre ellos. Si finalmente te decides a implantarlo, sigue los consejos de David Allen y hazlo "de golpe" durante uno o dos días completos. Si logras pasar 6 meses sin "caerte del vagón", ya no podrás vivir sin GTD :-P

David Sánchez avatar
David Sánchez


La primera vez que leí el artículo me pareció algo "beligerante" hacia todos los que no utilizan GTD al pie de la letra. Pero tras leerlo por segunda vez, me pareció que estaba cargado de razón: si usas GTD, úsalo al 100%, sino estarás usan tu propio sistema de productividad, pero no GTD. Es un razonamiento tan sencillo que no es simple de captar :wink:

Como persona que trata de aplicar GTD a su vida, aún en una fase inicial de la larga curva de aprendizaje de la metodología, es cierto que al ver que GTD representa dificultad para una sencilla implantación he tratado de parchear quedándome con algunas de las cosas más evidentes de GTD. Sin embargo, soy un ejemplo evidente de que eso no funciona, de que no estoy siguiendo GTD sino un sucedáneo de mala calidad, y ante eso a lo mejor es tratar de ver otras alternativas.

Coincido con que para poder aplicar GTD a tu vida, lo primero que debes tener es paciencia y no querer tener rápidos resultados. Sin embargo, os planteo una duda: ¿qué consejos daríais a la gente que se interesa en GTD para que no tiren la toalla después de sus primeros intentos?

Un saludo

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Muchas gracias, David. Creo que no eres el único que encontró el artículo beligerante al leerlo :wink:
Me parece que la pregunta que planteas es realmente importante. Estamos acostumbrados a que nos vendan soluciones fáciles y rápidas y GTD no es ni lo uno ni lo otro. Creo que lo más importante cuando alguien se embarca en GTD es tener claras las expectativas. GTD no es para todos. Si no usas ningún método de productividad, sueles manejar un volumen razonable de tareas y sólo quieres poner un poco de orden en tu caos diario, hay soluciones mejores que GTD, al menos en cuanto a ROI. GTD es para gente que realmente necesita, o desea vehementemente, ser productivo (que es mucho más que ser organizado). GTD es muy potente, está a años luz de cualquier otro método de productividad que conozco, pero requiere una inversión muy importante de tiempo y trabajo, además de una buena dosis de resiliencia, porque te vas a caer del vagón más de una vez, vas a tener que cambiar hábitos, lo que significa 21 días consecutivos haciendo algo distinto a lo que siempre has hecho, vas a sentir día sí y día también la tentación de volver a tu zona de confort y vas a tener que superarla... Hay que tener claro que la adopción de GTD no es un proceso de días o semanas, sino de meses e incluso años. Pero hay que saber también que, cuando domines GTD, no necesitarás nunca más otro método de productividad y que te habrás librado para siempre del estrés que genera la falta de control y de la frustración que producen las decisiones tomadas sin perspectiva.
Un saludo

Catriel avatar
Catriel


Me gustó mucho este post. De todos modos es verdad que GTD es complejo. Creo que más que hábitos son habilidades que hay que desarrollar, entrenar. Cada uno de los 5 pasos tiene su técnica, y en la práctica no es fácil. Me parece que no hay que olvidar que GTD no está pensado para usarlo sólo. David Allen y su equipo se dedican a entrenar a sus clientes en la práctica de este método. Y en GTD connect hasta hay una red de gente que lo practica.
A mi particularmente lo que me pasó es que cada vez que me caí del vagón volví en momentos de crisis. Por más que no estuviese usando GTD en ese momento, si tenía que resolver un problema complejo, usaba el método de planificación natural, definía las acciones y anotaba en el calendario lo que tenía fecha fija. No fue hasta que me sentí realmente cómodo con estas técnicas, cuando me salían espontáneamente, que me animé a volver a intentar aplicar todo el sistema.

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Muchas gracias, Catriel. Sinceramente, no creo que GTD sea tan complejo. De hecho, como comentaba Àlex en su comentario, es tan de sentido común que no invita a reflexionar sobre muchos de sus principios. Además, al ser cosas tan "lógicas", la tentación de hacerlo "a nuestro modo" y no como recomienda David Allen es muy fuerte...
Recopilar, procesar, organizar, evaluar... No creo que sean cosas realmente complejas. Creo que lo complejo es convertirlas en hábito. Es cierto que al ser un hábito nuevo no sabemos exactamente qué debemos hacer ni cómo. Pero es más fácil que simplemente dejemos de hacer lo que debemos porque aún no hemos adquirido el hábito. En cualquier caso, pienso que aprender estos hábitos está sobre todo basado en el ensayo y en el error. Insisto, creo que es más cuestión de constancia que de habilidad.
De todos modos es cierto que contar con ayuda externa facilita enormemente su adopción, a la vez que reduce muy significativamente el número de abandonos. El problema es que este tipo de ayuda externa, por ser personalizada, es costosa y no está al alcance de todos.

Walter avatar
Walter


Excelente, me encanto el concepto de gtd versionado. Creo que desde siempre ha sido una de mis principales dificultades para adoptarlo, a pesar de llevar años intentándolo. Ya sea porque utilizo algunas de sus partes, o bien porque busco alternativas de las que pululan por ahí. Coincido después de leer tu esclarecedor articulo y el resto de los comentarios, que se puede "versionar" GTD si previamente uno lo utilizo por completo, pero estaríamos en tal caso más bien antes un gtd "tuneado" ;-).
Me ayuda tu articulo a esforzarme por ser más abierto a las propuestas de Allen, y dejar de preocuparme tanto por como hago para adaptarlo. En tal caso, para esto último, siempre hay tiempo.

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Muchas gracias, Walter. Yo creo que esa es desde luego la secuencia correcta. Primero se implanta GTD siguiendo estrictamente las instrucciones de David Allen, luego se utiliza así durante unos meses y, a partir de ahí, se pueden introducir "ajustes" o "tunearlo", como tú comentas. Lo que en mi experiencia suele ocurrir cuando se sigue esta secuencia es que los cambios o "tuneos" son mínimos o inexistentes :)

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