GTD: Cómo Hacerte un Experto en las Listas Algún día/Tal vez

A diferencia del resto de metodologías de productividad personal, GTD no sólo es una herramienta enfocada a la consecución de resultados sino que, además, ofrece una productividad libre de estrés.

De hecho, el principio sobre el que descansa toda la metodología GTD es la necesidad de alcanzar un estado de alerta perfecta, lo que en el mundo del karate se conoce como la mente como el agua o, lo que es lo mismo, un estado ideal de equilibrio y relajación que nos permite modular nuestras reacciones a la medida de las cosas.

Este estado de alerta perfecta es lo que te posibilita aislarte del entorno y centrarte únicamente en aquéllo que estás haciendo en ese momento, lo que se conoce como estado de flujo, ya que es en ese estado cuando puedes dar lo mejor de ti mismo y alcanzar las máximas cotas de productividad.

Según David Allen, el principal obstáculo para poder alcanzar dicho estado, es decir, para fluir, es que permitimos que nuestra mente se mantenga ocupada con un sinfín de cosas indefinidas o, dicho de otra forma, cosas que no sabemos ni qué son ni si requieren acción y para las que, por supuesto, no hemos decidido aún qué hacer con ellas.

Al procesar, el segundo de los cinco pasos del flujo de trabajo, es cuando defines qué es y qué debes hacer con cada uno de los elementos en tu bandeja de entrada.

Es en ese momento cuando las listas Algún día/Tal vez pueden convertirse en tus mejores aliadas, ya que te permiten vaciar tu mente de forma rápida y efectiva pero asegurándote que todas esas cosas que sacas de tu mente sigan a tu alcance por si alguna vez las necesitas.

De hecho, dominar el uso de las listas Algún día/Tal vez y la revisión semanal es, en mi opinión, una de las claves principales para que una implementación de GTD funcione de forma sostenible.

A veces nos obsesionamos tanto con «hacer» que olvidamos la importancia de «no hacer». Las listas Algún día/Tal vez son la herramienta más potente que conozco para canalizar la procrastinación de forma efectiva, convirtiéndola en tu aliada en lugar de en tu enemiga.

Si aprovechas al máximo el potencial de las listas Algún día/Tal vez, lo normal es que acabes teniendo en ellas un volumen más que considerable de acciones, lo cual puede dificultar el proceso de revisión periódica de las mismas. Ese ha sido al menos el problema con el que yo me he encontrado tras varios años de uso diario de GTD.

A día de hoy tengo algo más de 700 acciones en mis listas Algún día/Tal vez y, aunque a primera vista puedan parecer muchas, no son tantas. Por ejemplo, más de 100 son ideas para posibles entradas en este blog, unas 50 son libros que algún día me gustaría leer, unas 30 son películas que también querría ver en algún momento, otro centenar largo son las acciones de varios proyectos de mejora en casa y algo parecido ocurre con aplicaciones y herramientas que me gustaría probar.

El caso es que en un momento dado el volumen era muy grande y hacía que las revisiones semanales se convirtieran en algo lento y aburrido, por lo que el verano pasado decidí subdividir las listas Algún día/Tal vez en 3 grandes bloques:

• Algún día/Tal vez Pronto: Aquí van las cosas que no voy a hacer seguro en la próxima semana pero que sí me he comprometido a hacer en las próximas semanas o, a lo sumo, próximo par de meses. Estas listas las reviso siempre como parte de mi revisión semanal
• Algún día/Tal vez Más Adelante: En estas listas anoto las cosas que me gustaría, y creo, que voy a hacer pero que sé que no voy a poder abarcar a corto plazo. Son cosas que típicamente espero poder hacer en un plazo que va de los próximos seis meses a un año. Estas listas las reviso únicamente en mi revisión mensual y, si voy mal de tiempo y no puedo hacerlo, al menos trimestralmente
• Algún día/Tal vez Nunca: Ya escribí una entrada sobre esta lista en particular, ya que fue la primera que creé para gestionar el volumen creciente de acciones que iba teniendo. Actualmente uso estas listas para tener un registro de cosas que quiero seguir teniendo en mi radar pero que seguramente nunca haga, por lo que las reviso únicamente una o dos veces al año

Aplicar estas divisiones ha devuelto la agilidad a mis revisiones semanales y creo que ha fortalecido todo mi sistema GTD. Espero que a ti también te resulten útiles.