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GTD: Cómo Hacerte un Experto en las Listas Algún día/Tal vez

| tiempo de lectura 3:25'
Snooze, cortesía de Anthony Armijo

A diferencia del resto de metodologías de productividad personal, GTD no sólo es una herramienta enfocada a la consecución de resultados sino que, además, ofrece una productividad libre de estrés.

De hecho, el principio sobre el que descansa toda la metodología GTD es la necesidad de alcanzar un estado de alerta perfecta, lo que en el mundo del karate se conoce como la mente como el agua o, lo que es lo mismo, un estado ideal de equilibrio y relajación que nos permite modular nuestras reacciones a la medida de las cosas.

Este estado de alerta perfecta es lo que te posibilita aislarte del entorno y centrarte únicamente en aquéllo que estás haciendo en ese momento, lo que se conoce como estado de flujo, ya que es en ese estado cuando puedes dar lo mejor de ti mismo y alcanzar las máximas cotas de productividad.

Según David Allen, el principal obstáculo para poder alcanzar dicho estado, es decir, para fluir, es que permitimos que nuestra mente se mantenga ocupada con un sinfín de cosas indefinidas o, dicho de otra forma, cosas que no sabemos ni qué son ni si requieren acción y para las que, por supuesto, no hemos decidido aún qué hacer con ellas.

Al procesar, el segundo de los cinco pasos del flujo de trabajo, es cuando defines qué es y qué debes hacer con cada uno de los elementos en tu bandeja de entrada.

Es en ese momento cuando las listas Algún día/Tal vez pueden convertirse en tus mejores aliadas, ya que te permiten vaciar tu mente de forma rápida y efectiva pero asegurándote que todas esas cosas que sacas de tu mente sigan a tu alcance por si alguna vez las necesitas.

De hecho, dominar el uso de las listas Algún día/Tal vez y la revisión semanal es, en mi opinión, una de las claves principales para que una implementación de GTD funcione de forma sostenible.

A veces nos obsesionamos tanto con «hacer» que olvidamos la importancia de «no hacer». Las listas Algún día/Tal vez son la herramienta más potente que conozco para canalizar la procrastinación de forma efectiva, convirtiéndola en tu aliada en lugar de en tu enemiga.

Si aprovechas al máximo el potencial de las listas Algún día/Tal vez, lo normal es que acabes teniendo en ellas un volumen más que considerable de acciones, lo cual puede dificultar el proceso de revisión periódica de las mismas. Ese ha sido al menos el problema con el que yo me he encontrado tras varios años de uso diario de GTD.

A día de hoy tengo algo más de 700 acciones en mis listas Algún día/Tal vez y, aunque a primera vista puedan parecer muchas, no son tantas. Por ejemplo, más de 100 son ideas para posibles entradas en este blog, unas 50 son libros que algún día me gustaría leer, unas 30 son películas que también querría ver en algún momento, otro centenar largo son las acciones de varios proyectos de mejora en casa y algo parecido ocurre con aplicaciones y herramientas que me gustaría probar.

El caso es que en un momento dado el volumen era muy grande y hacía que las revisiones semanales se convirtieran en algo lento y aburrido, por lo que el verano pasado decidí subdividir las listas Algún día/Tal vez en 3 grandes bloques:

  • Algún día/Tal vez Pronto: Aquí van las cosas que no voy a hacer seguro en la próxima semana pero que sí me he comprometido a hacer en las próximas semanas o, a lo sumo, próximo par de meses. Estas listas las reviso siempre como parte de mi revisión semanal
  • Algún día/Tal vez Más Adelante: En estas listas anoto las cosas que me gustaría, y creo, que voy a hacer pero que sé que no voy a poder abarcar a corto plazo. Son cosas que típicamente espero poder hacer en un plazo que va de los próximos seis meses a un año. Estas listas las reviso únicamente en mi revisión mensual y, si voy mal de tiempo y no puedo hacerlo, al menos trimestralmente
  • Algún día/Tal vez Nunca: Ya escribí una entrada sobre esta lista en particular, ya que fue la primera que creé para gestionar el volumen creciente de acciones que iba teniendo. Actualmente uso estas listas para tener un registro de cosas que quiero seguir teniendo en mi radar pero que seguramente nunca haga, por lo que las reviso únicamente una o dos veces al año

Aplicar estas divisiones ha devuelto la agilidad a mis revisiones semanales y creo que ha fortalecido todo mi sistema GTD. Espero que a ti también te resulten útiles.

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Comentarios

Iago Fraga avatar
Iago Fraga


Interesante el concepto de la lista "Algún día / Tal vez nunca", no había leído (hasta hoy) el otro artículo. Además coincido contigo en que una lista sólo es útil si se mueve en volúmenes de elementos rápidamente lisibles. De hecho definir el título de cada tarea es en sí un arte. Cuanto más resumido menos tiempo consumirá pero menos detalles se plasman para cuando la lleves a cabo.

Un saludo!

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En GTD, cada una de las acciones de las listas debe comenzar por un "verbo de acción" y ser todo lo específica posible para evitar tener que interpretarla. Resumirlas está bien pero sólo si no requiere tiempo extra.
Un saludo!

Chemo avatar
Chemo


¡Has dado en el clavo! Como tantas cosas en GTD es algo que debería ser obvio pero en lo que algunos (incluso los que llevamos más de un año con el sistema) no caíamos. Acabas de aliviar mi lista con ciertas acciones que no sabía como tratar y/o clasificar y es evidente que tendrían que estar en Algún Día/Pronto y Algún Día/Más adelante. Y unas cuantas han pasado a Nunca.

¡Gracias!

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Muchas gracias. Hay muchas cosas que David Allen no trata en sus libros y a las que uno llega a base de usar el sistema o aprendiendo, como hago yo, de otros que llevan más tiempo utilizándolo :)

Francisco Sáez avatar
Francisco Sáez


Mi lista de algún día/tal vez tiene tan sólo unos 100 elementos, pero no deja de crecer. Me apunto la idea de dividirla en sublistas según el horizonte temporal para cuando la revisión semanal se haga un poco pesada.

Gracias, José Miguel.

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Gracias, Francisco. Reconozco que a mí me costó un poco abandonar la "ortodoxia" al principio porque creo que GTD funciona muy bien "as is", pero en algunos casos este tipo de mejoras son no sólo evidentes sino necesarias.

Luciano avatar
Luciano


Esto no sería lo mismo que las prioridades?, que van en contra supuestamente de GTD... yo actualmente uso GTD a mi manera, uso Hotmail, donde tengo las tareas en el calendario, y ahí las que quiero hacer rápido las tengo con prioridad alta, y el resto no, solo eso.
Después uso el calendario para las fechas, y me funciona de lujo, porque uso siempre el Hotmail, y antes me mandaba emails a mí mismo, esto es mucho mas practico y como entro a ver el email, de paso reviso todo, es mucho mas practico, pero repito, esto es lo mismo que el concepto de prioridades, lo que después de todo, no esta tan mal. : )
Saludos.

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Como bien apuntas, las prioridades tradicionales no tienen cabida en GTD, lo que no significa que no se tengan en cuenta, aunque de un modo sustancialmente distinto al de los sistemas clásicos. La división que propongo de las listas Algún día/Tal vez en listas más pequeñas no es en función de prioridad sino del grado de compromiso que he adquirido conmigo o con otros de cara a realizarlas (o no).
Saludos.

José López Ponce avatar
José López Ponce


Interesante visión metodológica de Las listas Algún día/Tal vez. Yo desde hace tiempo utilizo Evernote para gestionar dichas listas, en ellas voy incorporando anotaciones de todo tipo, de capturas de cosas que me interesan cuando navego, etc.. yo manejo 4 listas que en mi “metodología” personal son: “Nuevas Entradas”, ” Vale la pena”, “Podría ser interesante” y “Ahí queda”. En nuevas entradas voy metiendo todo aquello que durante el día voy anotando, y cada día o cada dos días, lo repaso y lo voy distribuyendo (no dedico más de 15’) en las otras tres listas a las que aplico, más o menos, el criterio temporal de revisión que propones.

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Sí, creo que al final, cuando vemos que el volumen no es manejable, intentamos fragmentarlo un poco según un criterio que nos resulte útil. Lo que comentas es, en esencia, muy parecido al modelo que propongo.
Un saludo.

rubengp avatar
rubengp


Excelente entrada.
Otra de las posibilidades de agrupar cosas en las listas Algún día/quizás, vista la descripción que haces de los elementos de las mismas, sería, por ejemplo: posibles entradas para el blog (con una nota con el listado de las mismas), posibles mejoras del hogar, futuras lecturas...

De esta manera, a la hora de realizar la revisión, es posible que una semana tengas claro que el calendario no te va a permitir introducir ninguna nueva lectura, con lo que puedes saltar rápidamente dicha "subcategoría".

Saludos, ;-)

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Muchas gracias. Lo comentaré con más detalles en unas semanas, cuando explique mi solución GTD, pero la división que propones también la hago, aunque de otro modo, a nivel de entrada de acciones.
Lo iremos viendo... :wink:

Catriel avatar
Catriel


A mi me parece que el principio sobre el que descansa toda la metodología GTD es recopilar todo. En cambio el estado de alerta se puede alcanzar de muchas maneras. Incluso las religiones sirven para eso.

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El estado de alerta se puede alcanzar de muchas maneras, pero no todas son igual de viables en un momento dado. GTD no intenta reemplazar a ninguna de esas otras alternativas, simplemente ofrece un método sencillo, y aplicable en casi cualquier circunstancia, que consiste en sacar las cosas de tu cabeza y volcarlas en un sistema del que te fíes y que revises con regularidad.
En principio parece más rápido que ponerse a hacer yoga en la oficina... :wink:

Andrés Rodilana avatar
Andrés Rodilana


Excelente articulo.

No conocía el concepto de las listas Algún día/Tal vez, pero me ha resultado muy curioso y a la vez útil.

Desde hoy, creo que voy a ser uno más de los que tiene listas Algún día/ Tal Vez

Un saludo.

Andrés rodilana

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Muchas gracias, Andrés. Bienvenido al club pero ten cuidado, que son adictivas... :wink:

Daniel avatar
Daniel


Excelente artículo, cada día con toda la información que va rondando en mi campo de trabajo comienzo a ver cómo se va desviando mi camino.
He sentido la gran necesidad de encontrar un método que me permita no perder mi norte y que organice mi día a día.
Un saludo José.

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