Proactividad, Productividad y Sentido de la Urgencia

La proactividad es un término acuñado por Viktor Frankl, autor de El hombre en busca de sentido, y popularizado años más tarde en Los 7 hábitos de las personas altamente efectivas, de Stephen Covey.

El significado original del término proactividad se refiere a una actitud en la que la persona asume el pleno control de su conducta vital de forma activa, es decir, tomando la iniciativa y asumiendo la responsabilidad de hacer que las cosas sucedan, decidiendo en cada momento lo que quiere hacer y cómo lo va a hacer.

Ser proactivo implica centrarse en los aspectos de la realidad que se pueden cambiar y actuar sobre ellos para que el cambio se produzca en la dirección deseada. Es lo contrario a ser reactivo, es decir, a adoptar una actitud victimista y centrarse en lo que no se puede cambiar.

La proactividad de Frankl y Covey se complementa y engarza perfectamente con la metodología GTD de productividad personal, ya que lo que ofrece GTD es un entorno que te brinda el control y la perspectiva que necesitas para poder ser realmente proactivo.

Porque para poder decidir qué quieres hacer primero necesitas control, es decir, saber qué compromisos has adquirido, contigo mismo o con otras personas. Y, además, necesitas perspectiva, o lo que es igual, saber cuál es el propósito [por y para qué] de tu acción y cómo se relaciona con tus objetivos a largo, medio y corto plazo, tus proyectos y tus otras próximas acciones.

Hacer que las cosas sucedan es difícil si no sabes para qué haces lo que haces ni si estás haciendo realmente lo que necesitas hacer para lograr el resultado deseado. Del mismo modo, saber cuáles son tus compromisos y cómo contribuye cada una de tus acciones al resultado deseado sirve de muy poco si luego no haces nada con ello.

Complementando lo anterior, el sentido de la urgencia del que habla John Kotter se refiere a la necesidad de enfocar la acción en lo que es relevante, es decir, a aprender a discriminar lo que tiene sentido hacer, porque es importante y contribuye a la consecución de los resultados, de lo que no tiene sentido hacer, porque no aporta valor. En realidad creo que se debería hablar de el sentido de la relevancia, pero supongo que como título para un libro tiene mucho menos glamour.

El problema con los libros de management es que pocos los leen pero todo el mundo se queda con las buzzwords o expresiones de moda y las interpreta a su manera. Por eso, más de un directivo confunde sentido de la urgencia con apresuramiento, al igual que confunde productividad con reducción de costes.

Sin embargo, el sentido de la urgencia no tiene nada que ver con ser hiperactivo ni con actuar deprisa dejándose llevar por el impulso del momento. Del mismo modo, ser productivo no es hacer más cosas ni reducir costes, sino hacer mejor las cosas que importan.

El problema de la lentitud operativa de las empresas no se resuelve presionando a las personas, ni estableciendo fechas límite incumplibles, ni aumentando la carga de trabajo hasta niveles absurdos. Más allá de una opinión, que las personas bajo situación de estrés rinden por debajo de sus posibilidades es algo demostrado científicamente. ¿Cómo resolver el problema entonces?

Probablemente las causas que lo originan sean varias y requieran también de una variedad de soluciones. Sin embargo, creo que escuchar a las personas, confiar en ellas, darles autonomía y buscar activamente los puntos de unión entre los objetivos personales y los de la empresa hará sin duda que éstas sean más proactivas.

Asimismo, facilitarles el aprendizaje de metodologías que les ayuden a tener más control sobre su entorno y a tomar decisiones con mayor perspectiva contribuirá no sólo a que sean más productivas sino a que discriminen mejor qué aporta y qué es superfluo, es decir, a que desarrollen el sentido de la urgencia.

Pero transformar una empresa hasta convertirla en una organización realmente proactiva, productiva y con sentido de la urgencia exige paciencia, perseverancia y dedicación. Esa es la gran paradoja en estos tiempos de cortoplacismo líquido.