Control y Perspectiva en las Finanzas Artesanas

El próximo 28 de enero, con motivo de las jornadas de invierno de Consultoría Artesana [#redca], celebraremos en Bilbao un taller en el que, bajo el sugerente título «Todo por la pasta«, conversaremos sobre diversos temas relacionados con los «dineros artesanos». Si quieres, puedes seguirlas a través de Twitter con el hashtag #money28E y a través del blog creado al efecto: http://todoporlapasta.wordpress.com/

Como no podía ser de otra forma en un blog cuyo contenido trata en gran medida sobre productividad, mi objetivo en esta entrada es compartir una serie de reflexiones sobre conceptos básicos que puedan ayudar a los consultores artesanos a ser más productivos en la gestión de sus finanzas, entendiendo por «ser más productivos» tener un mejor control sobre los aspectos económicos de su trabajo y poder tomar decisiones sobre ellos con mayor perspectiva.

En mi opinión, para alcanzar unos buenos niveles de control y perspectiva, el consultor artesano necesita conocer y entender como mínimo su mercado, su estructura de costes y su eficiencia.

Conocer tu mercado es lo primero, porque el precio/hora máximo que puedes facturar no lo defines tú sino él. Conocido este «techo», el consultor artesano puede influir sobre su estructura de costes y su eficiencia para que su precio/hora no sobrepase este límite.

En cuanto a la estructura de costes, todo consultor artesano, independientemente de su nivel de actividad y facturación, tiene una serie de costes fijos: viajes asociados a preventa o venta de sus servicios, material informático y papelería, comunicaciones, gestoría, libros, cuotas de asociaciones, cuota de autónomos, seguridad social y otros varios.

Aunque estos costes fijos son normalmente bajos en el caso del artesano, es importante tenerlos identificados y separados de los demás costes, ya que debemos tenerlos en cuenta a la hora de tomar determinadas decisiones, como veremos más adelante.

Por otra parte, además de los costes fijos están los costes de proyecto. Estos costes son variables, ya que están vinculados a la realización de proyectos concretos, es decir, si no hay proyecto, no hay coste. Dentro de este tipo de costes se engloban los viajes, comidas, documentación (reprografía) y también los impagos y los descuentos sobre nuestro precio/hora estándar en caso de haberlos. En el control de los costes de proyecto lo más recomendable es hacer un seguimiento por proyecto y, además, uno consolidado de todos los proyectos.

La tercera partida que debemos tener en cuenta es el margen bruto que queremos obtener. En otras palabras, sería una especie de «sueldo bruto anual»; el que entendemos adecuado y realista para remunerar nuestro trabajo. De cara al ejercicio que estamos haciendo, creo que lo conveniente es poner como margen bruto el mínimo razonable que necesitaríamos obtener al año para poder vivir de nuestra labor artesana; en otras palabras, una cifra por debajo de la cual seguramente nos plantearíamos un cambio de actividad.

Con los tres elementos anteriores ya podemos calcular el primer dato realmente importante: el objetivo anual de facturación. Esta cifra es la primera que ayuda al artesano a tener una mínima perspectiva a la hora de tomar decisiones que afecten a sus finanzas, ya que si no logra su objetivo anual de facturación, la viabilidad de su proyecto artesano quedará en entredicho.

Objetivo anual de facturación = Costes fijos + Costes de proyecto + Margen bruto deseado

Veamos ahora qué es eso de la eficiencia. Pero para ello, veamos antes algunas consideraciones sobre el número de horas facturables, teniendo además en cuenta que siempre será menor o igual que el número de horas «trabajables» aunque, a efectos de este ejercicio, consideramos que ambas cifras son iguales.

Si descontamos los 52 fines de semana y 14 festivos, en un año tenemos 247 días laborables, es decir, facturables. Como facturar más de 8 horas por día no parece realista, esos 247 días, a 8 horas por día, suponen 1976 horas facturables.

En el caso hipotético que las 1976 horas fueran realmente facturables, nuestro precio/hora sería el resultante de dividir nuestro objetivo anual de facturación entre esas 1976 horas. Por ejemplo, si nuestro objetivo anual de facturación fuera 59280€, nuestro precio/hora sería 59280/1976=30€/hora.

Eso supondría tener una eficiencia del 100%, ya que la eficiencia es porcentaje de horas facturadas sobre el total de horas facturables.

Pero sabemos que esto no es posible aunque nuestra demanda fuera infinita, porque independientemente de que haya más o menos proyectos, hay que dedicar tiempo a viajes de preventa y venta, a reuniones con futuros clientes o con personas de nuestra red, a seguir aprendiendo I+D+C (conversación) o a temas administrativos. Y, si somos realistas, lo normal es que haya algún que otro día que estemos enfermos y no podamos trabajar y también que pretendamos disfrutar de algunos días de vacaciones además de los fines de semana y festivos. Todas estas horas normales no facturables afectan a nuestra eficiencia general del mismo modo que los costes fijos afectan a nuestra estructura de costes; están ahí haya o no haya proyectos.

Eficiencia general  (en %) =  100 – (100 x Horas normales no facturables/1976)

Y además, para cada proyecto, hay que tener en cuenta las reuniones, los viajes y comidas, las tareas administrativas y de preparación de materiales, etc. Estas horas no facturables afectan a nuestra eficiencia del mismo modo que los costes de proyecto afectan a la estructura de costes, es decir, afectan a la eficiencia de proyecto.

Eficiencia de proyecto  (en %) =  100 – [100 x Horas de proyecto no facturables/(Horas de proyecto no facturables + Horas de proyecto facturables)])

Nuestra eficiencia total, o simplemente eficiencia, será por tanto:

Eficiencia  (en %) =  100 – [100 x (Horas normales no facturables + Horas de proyecto no facturables)/1976]

Al principio, las estimaciones de eficiencia tendrán que ser aproximadas pero en seguida se pueden extrapolar con bastante fiabilidad a partir de datos históricos.

Conocidas nuestra estructura de costes y nuestra eficiencia, el cálculo del precio/hora es sencillo y resulta de dividir nuestro objetivo anual de facturación entre las 1976 horas multiplicadas por nuestra eficiencia:

Precio/hora = Objetivo anual de facturación / (1976 x Eficiencia)

En otras palabras, si nuestra eficiencia es del 50%, nuestro precio/hora en el ejercicio anterior será ahora 59280/(1976*50%)=60€, el doble del que habíamos calculado antes.

A primera vista puede parecer que una eficiencia del 50% es muy baja pero la realidad es que se trata de una eficiencia realmente buena considerando que el máximo [real] en consultoría industrial no suele exceder el 70%. Como apuntaba al principio, mi experiencia en consultoría artesana es limitada pero estimo que la eficiencia de un artesano difícilmente superará el 50% y calculo que lo normal es que ronde el 30% (que en el ejemplo anterior supondría un precio/hora de 100€).

De este precio/hora, el coste/hora se calcularía sumando los costes fijos y dividiendo la cifra resultante por las 1976 horas multiplicadas por nuestra eficiencia:

Coste/hora = (Costes fijos + Costes de proyecto)/(1976 x Eficiencia)

Por otro lado, el margen bruto/hora sería el precio/hora menos el coste/hora:

Margen/hora = Precio/hora – Coste/hora

De qué nos sirve conocer todo esto? Como ya hemos dicho, para tener control sobre nuestras finanzas artesanas y poder tomar decisiones con suficiente perspectiva o, lo que es lo mismo, conociendo de antemano el impacto económico de las mismas. Veamos algunos ejemplos:

• Si no alcanzas tu objetivo anual de facturación, puedes intentar reducir tus costes fijos o mejorar tu eficiencia para liberar horas y dedicarlas a actividades que generen negocio (no necesariamente vender)
• Si tu precio/hora está por encima de mercado, sabes cómo puedes mejorar tu eficiencia para bajarlo (lo cual es generalmente más viable y sencillo que reducir costes)
• Si tu eficiencia es muy baja puedes mejorarla aplicando el poder de «Y», es decir, buscando sinergias que te permitan aprovechar mejor tus horas «ineficientes» y dedicar menos horas a tareas que te aportan poco, como viajar, o aprovecharlas mejor, por ejemplo leyendo o preparando documentación.
• Si tu eficiencia es muy buena y tus costes están bajo control puedes embarcarte en proyectos no remunerados sabiendo que no afectarán a tu objetivo anual de facturación ni a tu eficiencia estimada, es decir, a la viabilidad de tu proyecto artesano
• Cuando te embarcas en un proyecto no remunerado sabes que además de hacerlo gratis, estás de algún modo financiando a tu cliente aunque no tengas costes de proyecto, ya que cada hora que dedicas al proyecto supone disminuir tu eficiencia general y por tanto aumentar tu coste/hora, lo cual disminuirá tu margen/hora
• Del mismo modo, cuando facturas por debajo de tu precio/hora «objetivo» eres consciente de que la diferencia entre éste y el precio/hora facturado es un coste de proyecto que también influye en tu estructura general de costes y por tanto en tu margen/hora
• Si tu precio/hora «objetivo» está por debajo del de mercado, puedes aumentarlo un poco y aprovechar el margen bruto adicional que obtendrás con los proyectos facturables para cubrir los costes de proyectos no facturables
• Si sabes lo que te cuestan las cosas, en tiempo y en dinero, estarás mejor preparado para probar modelos de transacción alternativos

En resumen y como decía Séneca, «el mejor límite para el dinero es el que no permite caer en la pobreza ni alejarse mucho de ella«. Conocer tu mercado, tus costes y tu eficiencia te puede ayudar a encontrarlo.