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El Blog de José Miguel Bolívar

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Control y Perspectiva en las Finanzas Artesanas

| tiempo de lectura 6:30'

El próximo 28 de enero, con motivo de las jornadas de invierno de Consultoría Artesana [#redca], celebraremos en Bilbao un taller en el que, bajo el sugerente título «Todo por la pasta«, conversaremos sobre diversos temas relacionados con los «dineros artesanos». Si quieres, puedes seguirlas a través de Twitter con el hashtag #money28E y a través del blog creado al efecto: http://todoporlapasta.wordpress.com/

Como no podía ser de otra forma en un blog cuyo contenido trata en gran medida sobre productividad, mi objetivo en esta entrada es compartir una serie de reflexiones sobre conceptos básicos que puedan ayudar a los consultores artesanos a ser más productivos en la gestión de sus finanzas, entendiendo por «ser más productivos» tener un mejor control sobre los aspectos económicos de su trabajo y poder tomar decisiones sobre ellos con mayor perspectiva.

En mi opinión, para alcanzar unos buenos niveles de control y perspectiva, el consultor artesano necesita conocer y entender como mínimo su mercado, su estructura de costes y su eficiencia.

Conocer tu mercado es lo primero, porque el precio/hora máximo que puedes facturar no lo defines tú sino él. Conocido este «techo», el consultor artesano puede influir sobre su estructura de costes y su eficiencia para que su precio/hora no sobrepase este límite.

En cuanto a la estructura de costes, todo consultor artesano, independientemente de su nivel de actividad y facturación, tiene una serie de costes fijos: viajes asociados a preventa o venta de sus servicios, material informático y papelería, comunicaciones, gestoría, libros, cuotas de asociaciones, cuota de autónomos, seguridad social y otros varios.

Aunque estos costes fijos son normalmente bajos en el caso del artesano, es importante tenerlos identificados y separados de los demás costes, ya que debemos tenerlos en cuenta a la hora de tomar determinadas decisiones, como veremos más adelante.

Por otra parte, además de los costes fijos están los costes de proyecto. Estos costes son variables, ya que están vinculados a la realización de proyectos concretos, es decir, si no hay proyecto, no hay coste. Dentro de este tipo de costes se engloban los viajes, comidas, documentación (reprografía) y también los impagos y los descuentos sobre nuestro precio/hora estándar en caso de haberlos. En el control de los costes de proyecto lo más recomendable es hacer un seguimiento por proyecto y, además, uno consolidado de todos los proyectos.

La tercera partida que debemos tener en cuenta es el margen bruto que queremos obtener. En otras palabras, sería una especie de «sueldo bruto anual»; el que entendemos adecuado y realista para remunerar nuestro trabajo. De cara al ejercicio que estamos haciendo, creo que lo conveniente es poner como margen bruto el mínimo razonable que necesitaríamos obtener al año para poder vivir de nuestra labor artesana; en otras palabras, una cifra por debajo de la cual seguramente nos plantearíamos un cambio de actividad.

Con los tres elementos anteriores ya podemos calcular el primer dato realmente importante: el objetivo anual de facturación. Esta cifra es la primera que ayuda al artesano a tener una mínima perspectiva a la hora de tomar decisiones que afecten a sus finanzas, ya que si no logra su objetivo anual de facturación, la viabilidad de su proyecto artesano quedará en entredicho.

Objetivo anual de facturación = Costes fijos + Costes de proyecto + Margen bruto deseado

Veamos ahora qué es eso de la eficiencia. Pero para ello, veamos antes algunas consideraciones sobre el número de horas facturables, teniendo además en cuenta que siempre será menor o igual que el número de horas «trabajables» aunque, a efectos de este ejercicio, consideramos que ambas cifras son iguales.

Si descontamos los 52 fines de semana y 14 festivos, en un año tenemos 247 días laborables, es decir, facturables. Como facturar más de 8 horas por día no parece realista, esos 247 días, a 8 horas por día, suponen 1976 horas facturables.

En el caso hipotético que las 1976 horas fueran realmente facturables, nuestro precio/hora sería el resultante de dividir nuestro objetivo anual de facturación entre esas 1976 horas. Por ejemplo, si nuestro objetivo anual de facturación fuera 59280€, nuestro precio/hora sería 59280/1976=30€/hora.

Eso supondría tener una eficiencia del 100%, ya que la eficiencia es porcentaje de horas facturadas sobre el total de horas facturables.

Pero sabemos que esto no es posible aunque nuestra demanda fuera infinita, porque independientemente de que haya más o menos proyectos, hay que dedicar tiempo a viajes de preventa y venta, a reuniones con futuros clientes o con personas de nuestra red, a seguir aprendiendo I+D+C (conversación) o a temas administrativos. Y, si somos realistas, lo normal es que haya algún que otro día que estemos enfermos y no podamos trabajar y también que pretendamos disfrutar de algunos días de vacaciones además de los fines de semana y festivos. Todas estas horas normales no facturables afectan a nuestra eficiencia general del mismo modo que los costes fijos afectan a nuestra estructura de costes; están ahí haya o no haya proyectos.

Eficiencia general  (en %) =  100 – (100 x Horas normales no facturables/1976)

Y además, para cada proyecto, hay que tener en cuenta las reuniones, los viajes y comidas, las tareas administrativas y de preparación de materiales, etc. Estas horas no facturables afectan a nuestra eficiencia del mismo modo que los costes de proyecto afectan a la estructura de costes, es decir, afectan a la eficiencia de proyecto.

Eficiencia de proyecto  (en %) =  100 – [100 x Horas de proyecto no facturables/(Horas de proyecto no facturables + Horas de proyecto facturables)])

Nuestra eficiencia total, o simplemente eficiencia, será por tanto:

Eficiencia  (en %) =  100 – [100 x (Horas normales no facturables + Horas de proyecto no facturables)/1976]

Al principio, las estimaciones de eficiencia tendrán que ser aproximadas pero en seguida se pueden extrapolar con bastante fiabilidad a partir de datos históricos.

Conocidas nuestra estructura de costes y nuestra eficiencia, el cálculo del precio/hora es sencillo y resulta de dividir nuestro objetivo anual de facturación entre las 1976 horas multiplicadas por nuestra eficiencia:

Precio/hora = Objetivo anual de facturación / (1976 x Eficiencia)

En otras palabras, si nuestra eficiencia es del 50%, nuestro precio/hora en el ejercicio anterior será ahora 59280/(1976*50%)=60€, el doble del que habíamos calculado antes.

A primera vista puede parecer que una eficiencia del 50% es muy baja pero la realidad es que se trata de una eficiencia realmente buena considerando que el máximo [real] en consultoría industrial no suele exceder el 70%. Como apuntaba al principio, mi experiencia en consultoría artesana es limitada pero estimo que la eficiencia de un artesano difícilmente superará el 50% y calculo que lo normal es que ronde el 30% (que en el ejemplo anterior supondría un precio/hora de 100€).

De este precio/hora, el coste/hora se calcularía sumando los costes fijos y dividiendo la cifra resultante por las 1976 horas multiplicadas por nuestra eficiencia:

Coste/hora = (Costes fijos + Costes de proyecto)/(1976 x Eficiencia)

Por otro lado, el margen bruto/hora sería el precio/hora menos el coste/hora:

Margen/hora = Precio/hora – Coste/hora

De qué nos sirve conocer todo esto? Como ya hemos dicho, para tener control sobre nuestras finanzas artesanas y poder tomar decisiones con suficiente perspectiva o, lo que es lo mismo, conociendo de antemano el impacto económico de las mismas. Veamos algunos ejemplos:

  • Si no alcanzas tu objetivo anual de facturación, puedes intentar reducir tus costes fijos o mejorar tu eficiencia para liberar horas y dedicarlas a actividades que generen negocio (no necesariamente vender)
  • Si tu precio/hora está por encima de mercado, sabes cómo puedes mejorar tu eficiencia para bajarlo (lo cual es generalmente más viable y sencillo que reducir costes)
  • Si tu eficiencia es muy baja puedes mejorarla aplicando el poder de «Y», es decir, buscando sinergias que te permitan aprovechar mejor tus horas «ineficientes» y dedicar menos horas a tareas que te aportan poco, como viajar, o aprovecharlas mejor, por ejemplo leyendo o preparando documentación.
  • Si tu eficiencia es muy buena y tus costes están bajo control puedes embarcarte en proyectos no remunerados sabiendo que no afectarán a tu objetivo anual de facturación ni a tu eficiencia estimada, es decir, a la viabilidad de tu proyecto artesano
  • Cuando te embarcas en un proyecto no remunerado sabes que además de hacerlo gratis, estás de algún modo financiando a tu cliente aunque no tengas costes de proyecto, ya que cada hora que dedicas al proyecto supone disminuir tu eficiencia general y por tanto aumentar tu coste/hora, lo cual disminuirá tu margen/hora
  • Del mismo modo, cuando facturas por debajo de tu precio/hora «objetivo» eres consciente de que la diferencia entre éste y el precio/hora facturado es un coste de proyecto que también influye en tu estructura general de costes y por tanto en tu margen/hora
  • Si tu precio/hora «objetivo» está por debajo del de mercado, puedes aumentarlo un poco y aprovechar el margen bruto adicional que obtendrás con los proyectos facturables para cubrir los costes de proyectos no facturables
  • Si sabes lo que te cuestan las cosas, en tiempo y en dinero, estarás mejor preparado para probar modelos de transacción alternativos

En resumen y como decía Séneca, «el mejor límite para el dinero es el que no permite caer en la pobreza ni alejarse mucho de ella«. Conocer tu mercado, tus costes y tu eficiencia te puede ayudar a encontrarlo.

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Comentarios

jemarba avatar
jemarba


Tomo nota del hastag para seguiros y "perseguiros". Buen tema el que tratas y además bien explicado. Me parece que vais a tener un más que interesante taller en Bilbao. Espero poder participar en alguna ocasión futura que sea posible.

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Yo también creo que vamos a tener un taller muy interesante. Contamos contigo, aunque sea en remoto en esta ocasión :)

Julen Iturbe-Ormaetxe avatar
Julen Iturbe-Ormaetxe


Joven, esperamos con ansia sus clases en el taller jajajajaja
Nos vemos el 28. Gracias por la contribución.

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Gracias, Julen. Yo sí que espero con ansia las clases de los maestros :)
Nos vemos el 28.

Amalio A. Rey avatar
Amalio A. Rey


JM:
Muy completo y exacto el análisis. Con esta aportación se evidencia una vez mas las ventajas de la diversidad en #redca. Un modelo tan cartesiano y exhaustivo como éste solo podías armarlo tú, y es muy útil como punto de referencia o de partida para que cada uno introduzca el "nivel de caos" con el que se sienta más cómodo.
Es bueno manejar conceptos robustos a la hora de explicar cómo se gestionan los costes, la eficiencia y la facturación, y a partir de ahí, introducir flexibilidad y "toque personal" a la operativa de cada uno. En mi caso, yo matizaría el concepto de "objetivo anual de facturación" y el impacto que sobre éste tiene eso que llamas "margen bruto deseado", pero ya hablaremos de eso en el Taller.
Buen trabajo, JM, pa'variar!!!
un abrazo

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Muchas gracias, Amalio. Comparto lo que comentas sobre la riqueza de la diversidad. Entiendo que en el caso de una empresa artesana el enfoque es ligeramente distinto, aunque muy parecido en esencia. Seguro que le podemos dar un par de vueltas y llegar a conclusiones [beta] interesantes en el taller.
Un abrazo

Asier avatar
Asier


Menuda clase magistral, aunque no soy consultor artesano me es muy útil espero pasarme el dia 18 por alli

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Muchas gracias, Asier. A ver si hay suerte y nos vemos :)

Franck avatar
Franck


Hola José Miguel

Interesante guía, como siempre. Un par de reflexiones:

El calculo de la tarifa prefiero hacerla restando dias no trabajados a los 365 del año, contando vacaciones festivos y días de enfermedad. Llegas a uno 200/210 dias al año. Aplicas una tasa de horas no facturables (del 20 a 30%) y tiene un total útil para facturar. Veo esta forma de hacer el calculo como más fácil de entender.

Como temas satélites, creo que es muy importante para un consultor:
* hablar del coste de oportunidad
* hablar de como las tecnología permite apalancar las actividades de pre-venta
* hablar de presupuesto y control financiero básico
* hablar de reutilizar el know how de los proyectos para escalar las ventas (productos del conocimiento)

¿Quizas son ideas para próximas entradas? Comemos 1 dia y hablamos de todo aquello?

El titulo del workshop es sencillamente brillante! Pasado lo bien en Bilbao!

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Gracias, Franck.
Hay muchos tipos de enfoque y todos pueden servir. Yo prefiero "armar" el sistema utilizando el menor número posible de estimaciones y con un planteamiento conservador. El tema del "pricing", como sabes, da mucho juego y saber tus costes y eficiencias reales me parece algo esencial para poder contar con una estructura de precios y descuentos coherente.
Todos los temás satélites que comentas son desde luego muy importantes y seguro que muchos de ellos los vamos a tratar en el taller.
Haremos lo posible por pasarlo en grande. No lo dudes :-D

luis.tic616 avatar
luis.tic616


Pues yo discrepo, por experiencia propia, en lo de que la tarifa la marca el mercado.
Eso sería así siempre que el mercado fuese transparente, de competición perfecta, capacidad infinita y un montón de cosas más que, como en la práctica no se cumplen, hace que en el tema tarifas haya mucho y mucho juego. Sobre todo en la consultoría artesana, basada más en el conocimiento especializado y menos en la "capacidad de ejecución a gran escala" (por no decir "utilización intensiva de mano de obra a peso") de la consultoría industrial, donde sí que puede haber más "precios de mercado" porque las comparaciones son más homogéneas

Como ando escaso de ideas para el blog, me reservo el tema para desarrollarlo en los próximos días... bueno, próximamente :)

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Yo discrepo y no discrepo ;-) En realidad no digo que la tarifa la marque el mercado, sino que la tarifa máxima la marca el mercado. A partir de ahí puedes ajustar tus precios [y tus descuentos] para gestionar tu demanda y tus ingresos pero siendo consciente de que tu política de precios te posiciona en el mercado. El tema del "pricing" es uno de mis favoritos, así que espero impaciente ese post que prometes... :)

luis.tic616 avatar
luis.tic616


Cierto José Miguel, siempre hay un tope pero en la mayoría de los casos ese tope lo pone el máximo que el cliente está dispuesto a pagar, no "el mercado".
También discrepo con lo de que el precio te posiciona. Si fuese así, o sólo por eso, ¡estás frito!
Aclaración: Estoy hablando siempre en el ámbito de proyectos artesanos, donde "el mercado" está totalmente distorsionado y no sólo en el mal sentido del término.
A ver si me arranco con el post y me da tiempo a que forme parte del material de las jornadas

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Tema denso y muy interesante, en el que creo que estamos en posiciones mucho más próximas de lo que parece...
Definitivamente es una pena que no podamos contar con tu presencia, porque el debate prometía. En cualquier caso, seguro que sigue la conversación por twitter :)

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