Productividad: ¿Qué es Procrastinar en el contexto GTD?

Hace un par de semanas, Agustí Brañas planteaba en twitter la siguiente pregunta:

No era la primera vez que veía una cierta polémica alreadedor del concepto «procrastinar» y aquello me hizo recordar que había una acción en mis listas «Algún día/Tal vez» a la que había llegado el momento de pasar a la lista de próximas acciones comprometidas: «escribir un post sobre lo que significa procrastinar en el contexto GTD».

La RAE no se complica la vida y se limita a decir que procrastinar significa diferir o aplazar. Por cierto, aprovecho para aclarar que la palabra procrastinar no es un neologismo sino que proviene del latín procrastinare y que la forma correcta de escribirla es con una erre en las dos primeras sílabas: pro-cras-ti-nar (en lugar de pro-cas-ti-nar).

Si aplicamos la definición de la RAE, cada vez que diferimos o aplazamos algo que habíamos decidido hacer estamos procrastinando. Desde este punto de vista, podrían darse tres situaciones, en función de lo que haces en lugar de lo que ibas a hacer:

a) Que no hagas nada

b) Que hagas algo menos importante que lo que has dejado sin hacer

c) Que hagas algo más importante que lo que has dejado sin hacer

El tercer caso corresponde con lo que podríamos llamar «procrastinación buena» y entiendo que es al tipo de procrastinación al que se estaba refiriendo Agustí en su tweet.

Sin embargo, en un contexto GTD la situación anterior se simplifica, ya que GTD es, por diseño, un sistema para gestionar la «procrastinación buena» de forma efectiva. Desde esta perspectiva, en GTD sólo cabe hablar de «procrastinación mala», o procrastinación «a secas», ya que la «procrastinación buena» forma parte de la esencia del sistema.

De hecho, las técnicas tradicionales, las llamadas de «gestión del tiempo», fracasan porque no integran la «procrastinación buena» en sus modelos. Esto, que en épocas anteriores al trabajo del conocimiento podía ser una simplificación con cierto sentido, a día de hoy es un error de bulto, ya que las prioridades cambian constantemente y nos obligan a un proceso continuo de renegociación [procrastinación] de nuestros compromisos.

Por eso, diferir o aplazar son parte de las fases procesar y evaluar de GTD, si bien desde enfoques distintos.

Por ejemplo, cuando procesas, estás definiendo el propio trabajo. Por tanto, si procesas algo que requiere acción pero va a llevar más de dos minutos completarlo, lo correcto es procrastinarlo. Para ello, lo anotas en tu lista de próximas acciones, para retomarlo cuando estés trabajando en un trabajo definido previamente y se den las condiciones idóneas para abordarlo.

Del mismo modo, cuando evalúas, estás en realidad renegociando tus compromisos, que no es sino procrastinar unos a favor de otros. En este sentido, cuando dejas de hacer una próxima acción con la que te habías comprometido para hacer otra, podría tener sentido hablar o no de «procrastinación mala» según el motivo por el que lo haces.

Si dejas de hacer una próxima acción comprometida para hacer otra que se ajusta mejor a tu propósito, no sólo no estás procrastinando [mal] sino que estás haciendo un uso óptimo de GTD.

Si por el contrario dejas de hacer una próxima acción comprometida porque simplemente te da pereza abordarla y en su lugar haces otra que se ajusta peor a tu propósito, entonces sí estás procrastinando [mal] y de forma un tanto absurda.

Y digo un tanto absurda porque la «procrastinación mala» no tiene demasiado sentido en GTD y suele ser síntoma de una deficiencia en la implantación de tu sistema.

Cuando en GTD procrastinas [mal] suele ser habitualmente por dos motivos:

1. No has identificado correctamente la próxima acción (ocurre sobre todo cuando eres «novato» usando GTD)
2. No estás realmente comprometido a hacerla, en cuyo caso deberías [procrastinarla] pasarla a tus listas «Algún día/Tal vez» (esto te pasará con frecuencia si no llevas a cabo las revisiones semanales regularmente)

En resumen, GTD es probablemente el único sistema de productividad personal que no sólo no te penaliza haciéndote sentir culpable por procrastinar sino que además te ayuda a hacer de este «vicio» una «virtud» a tu favor.

¡Aprovéchalo!