GTD: La Productividad está en la Próxima Acción

El secreto para avanzar es comenzar. Y el secreto para comenzar es dividir las tareas abrumadoramente grandes en tareas pequeñas y manejables, y abordar la primera.
Mark Twain

Todos somos responsables de definir qué tenemos que hacer para que sucedan una serie de cosas en nuestro mundo y en la relación que tenemos con los demás. Por eso, en algún momento tendrás que tomar una decisión sobre la próxima acción necesaria para lograr el resultado con el que te has comprometido.

Sin embargo, una cosa es tomar la decisión cuando las cosas surgen y otra, bien distinta, es tomarla cuando las cosas estallan.

Generalmente decidir cuál es la próxima acción lleva sólo unos segundos. A pesar de ello, a muchas personas les da pereza dedicar esos pocos segundos y no se plantean la pregunta.

Pero, ¿por qué es tan potente identificar la próxima acción? La respuesta es sencilla, porque ayuda a definir la realidad.

Por ejemplo, si en tu lista pones «paella», tu coach en GTD te preguntaría «¿Qué es esto?» y tú probablemente responderías algo del tipo «Es que quiero organizar una paella para mis amigos».

La siguiente pregunta de tu coach sería entonces: ¿Y cuál es la próxima acción? Seguramente dedicarás unos segundos a pensar y puede que tu respuesta fuera: «Bueno, lo primero que tengo que hacer en realidad es pedir a mi hermano que me devuelva la paellera».

Continuando con el proceso de coaching irías descubriendo que tal vez necesitas hacer una lista de amigos a los que invitar, llamarles para ver si les viene bien la fecha, comprar los ingredientes de la paella y tal vez algunos aperitivos y algo de helado. Vamos, que al final resultaría que en realidad «paella» es un proyecto en GTD con varios sub-proyectos.

En el ejemplo anterior, lo más probable es que llevaras tiempo dándole vueltas en tu cabeza a lo de organizar una paella pero nunca te hubieras decidido a hacer algo concreto al respecto. ¿Por qué? Porque lo más seguro es que cuando te acordabas de «paella» estuvieras ocupado en otras cosas y no tuvieras demasiadas ganas de pensar.

Lo que deberías haber hecho es resolver el problema antes. Si hubieras tenido identificada la próxima acción «llamar a mi hermano para que me devuelva la paellera» lo podrías haber comprobado al revisar tu lista de próximas acciones en el contexto «@teléfono».

Además, al completar esa primera próxima acción te habrías motivado para identificar la siguiente (por ejemplo, llamar a tus amigos para ver su disponibilidad).

A menudo, las cosas más simples te bloquean porque aún no has tomado una decisión acerca de la próxima acción.

Por eso definir el aspecto de tus acciones reales a un nivel elemental y organizar recordatorios de los que te fíes son factores clave a la hora de potenciar tu productividad.

Son técnicas sencillas que se pueden aprender y mejorar con la práctica hasta convertirlas en hábitos, que son la única herramienta que te puede hacer realmente productivo.