GTD: ¿Cuánto debo Recopilar?

Ya sabes que GTD es un método radicalmente distinto respecto a otros sistemas tradicionales de «gestión del tiempo».

En el caso concreto de los modelos basados en cuadrantes importancia/urgencia, un fallo grave que presentan es la incapacidad para gestionar correctamente los cambios de importancia o urgencia que tan frecuentemente tienen lugar en la vida real.

En estos modelos, si algo que en su momento habías clasificado como importante o urgente deja de serlo, o pasa a serlo en menor medida, se suele interpretar como que en realidad nunca fue importante ni urgente y que, en consecuencia, no hace falta tomar nota de ello, ni gestionarlo ni hacer nada al respecto.

Sin embargo, esto no es así. Para tu mente inconsciente, ese tema sigue existiendo aunque ya no sea importante ni urgente. Es un compromiso más que debe volverse consciente, lo que significa que debe capturarse, identificarse y revisarse regularmente a conciencia para que ocupe el lugar apropiado, sea éste el que sea, en tu sistema de organización personal.

De lo contrario te ocasionará un derroche importante de energía mental porque todo lo que se gestiona desde la «RAM de tu cerebro» acaba al final recibiendo más atención de la que realmente se merecía.

El principal motivo por el que en GTD hay que recopilarlo todo no es que todo sea igual de importante, sino precisamente que no lo es.

Porque el problema es que tu mente es incapaz de distinguir lo que es importante de lo que no y, en consecuencia, todos esos elementos no recopilados generan la misma presión, y te roban la misma atención, que si realmente fueran importantes.

Por todo lo anterior, el consejo que da David Allen, y que yo suscribo plenamente, es que recopiles absolutamente todo. Aquí no hay un punto óptimo entre el tiempo que dedicas a recopilar y lo que vas a obtener con ello. Si recopilas parcialmente no sirve de nada porque no vacías por completo tu mente. Sólo cuando no seas capaz de recordar nada que tengas que hacer y no hayas hecho, y sólo entonces, habrás recopilado todo y tu mente estará vacía.

Es luego, en la fase procesar, cuando deberás decidir qué es cada cosa y qué hacer con ella. En esa fase sí que tiene sentido equilibrar lo que tardas en hacer algo con lo que tardas en añadirlo a una de tus listas, famosa práctica de GTD también conocida como regla de los dos minutos.

En cualquier caso, que hayas recopilado todo no significa que tu mente vaya a quedarse vacía. Mientras estés consciente, siempre estarás pensando en algo. Pero si eres capaz de concentrarte en pensar sólo en una cosa cada vez, lograrás entrar en «La Zona«.

No olvides que es mucho más inteligente pensar sobre las cosas que pensar en ellas. Cuando piensas en personas y en proyectos puedes generar un valor añadido; cuando simplemente recuerdas que existen, o que tienes que hacer algo relacionado con ellas, no.

El hábito de recopilarlo todo a fondo es uno de los principios fundamentales de GTD que te proporcionará unos niveles de tranquilidad y energía desconocidos hasta ahora y te permitirá ser mucho más productivo.