GTD: Qué Proyectos se Deben Planificar

Ahora mismo estoy rematando el libro de Allen. Lo empecé hace bastante tiempo pero decidí ir poco a poco en su implantación y creo que no me equivoqué. Es un buen sistema pero requiere de su proceso de digestión. Debe calarte gota a gota.

En ese sentido una de las cosas que han surgido de forma natural ha sido el trato derivado con los proyectos que me rondan la cabeza. Cómo comentas en el post, cuando algo relacionado con un proyecto ronda demasiado tiempo por mi cabeza acabo convirtiéndolo en una tarea del tipo 'definir tareas del proyecto...'. Una cosa más en el cesto, una menos en mi mente.

Cómo digo, estoy aún en el proceso de implantación del sistema y creo que aún me queda mucho de experimentación pero saber que otros, con más experiencia, recomiendan lo mismo, te genera una cierta confianza. Así que gracias por escribir este post que me hace entrever que no voy mal encaminado.

Abrazo

Vicent, yo también pienso que aplicar GTD de golpe y porrazo es prácticamente imposible. Hay que ir aplicándolo poco a poco a la rutina de trabajo. Además hay releerse el libro de Allen de vez en cuando.
Lo que recomiendo encarecidamente es reducir al máximo la entrada de información y los proyectos en los que embarcarse. Cuantas menos cosas que hacer y menos información que procesar, mucho más fácil organizarlo todo.

Cuando uno se deja llevar, no anota nada, hace lo primero que le viene a la cabeza... termina perdido, frustrado y con la moral por los suelos para abordar un proyecto de mediana-alta importancia.

Lo que comentas, José Miguel, lo considero vital para poder llevar a cabo proyectos de cierta envergadura. Por otro lado, ¿qué sería de nosotros sin esas ayudas (post it, ...) que sirven para anotar las sinapsis creativas que nos inundan en mitad de nuestro día a día?

Aunque, he de reconocer que a veces me encuentro extremadamente encorsetado entre tanta planificación. Menos mal que existen los fines de semana o, mejor dicho, los Domingos...

Un abrazo! :)

Una duda que siempre me surge con los proyectos en referente a los expedientes que tenemos en la oficina. Por ejemplo nos llega un encargo de redactar un informe pericial para una comunidad de propietarios. Independientemente del sistema de gestión de expedientes de la oficina, en el que se da de alta, etc. (por el sistema de calidad), en GTD, pasa a ser un proyecto de inmediato, que inicialmente pasa por el INBOX y cuando se procesa pasa a ser PROYECTO. La siguiente acción a anotar en nuestra lista de acciones siguientes sería PLANIFICAR EL PROYECTO. ¿Que ocurre con las acciones que surgen sobre la marcha y que no están planificadas?. ¿Deben vincularse al proyecto o considerarlas como acciones simples?

Estimado José Miguel. Tras muchos meses estudiando los fundamentos de GTD, he llegado a la conclusión de que la gestión de los proyectos es la clave para conseguir un sistema realmente fiable que garantice tu tranquilidad. Las acciones simples se suelen instalar bien en el sistema, pero el tema de los proyectos es otra cosa. El secreto está en la planificación. Por muy simple que sea el proyecto, debe planificares, debe al menos dedicársele una simple lluvia de ideas. Esto clarifica mucho las cosas y ayuda a que se pueda hacer una buena gestión del mismo. ¿Hasta donde hay que planificar?. Lo explicas de forma muy clara. Las preguntas que planteas (que poderosas son las preguntas bien planteadas!) te muestran de nuevo el camino.

Respecto a la gestión de los proyectos, creo que el software existente está haciendo mucho daño a la compresión que los usuarios hacen de la metodología. La planificación del proyecto forma parte del material de apoyo del mismo. (Me refiero a todo lo que se genera cuando planificas) En la mayoría de aplicaciones existentes no se aclara esto y suelen mostrar toda la organización del proyecto como acciones siguientes. Esto desvirtúa la lista de próximas acciones no siendo nada realista. En la lista de próximas acciones solo deben ir las acciones siguientes que realmente son ACCIONABLES y por lo general en un proyecto tan simple como cambiar el aceite al coche, que como mucho tendrá 3 ó 4 solo debe aparecer la primera. El resto debería estar en el material de apoyo o bien en una sublista de acciones siguientes NO ACCIONABLES. Ojo con el software que nos puede confundir profundamente.

En el segundo caso y respecto a lo que comentas del sistema de recopilación, yo uso un cuaderno Moleskine cahiers extra largo al que llamo la libreta de pensar. Va conmigo a todas partes y cualquier cosa que me pasa por la cabeza la anoto y la desarrollo. Es realmente fantástico y te ayuda tanto para planificar, como para desarrollarte personalmente. Funciona de maravilla. También suelo recopilar con mi iPhone y a través de una bandeja de entrada a modo de carpeta que llevo siempre en mi bolso de trabajo.