GTD: Qué Proyectos se Deben Planificar
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Teniendo en cuenta que en GTD proyecto es «cualquier resultado deseado que requiere más de una acción», lo normal es que te encuentres con un amplio abanico de situaciones distintas, cada una de las cuales requerirá un tipo de tratamiento específico.
Por ejemplo, el proyecto «llevar el coche a pasar la revisión» apenas necesitará planificación, ya que normalmente deberás limitarte a pedir hora o, en su caso, buscar previamente un taller. Otros proyectos más complejos pueden por el contrario suponer decenas de acciones.
Un buen criterio práctico para evaluar hasta qué punto necesitas o no planificar con más detalle un determinado proyecto es plantearte estas dos preguntas:
- Ahora que tengo identificada la próxima acción, ¿he conseguido «quitarme de la cabeza» este proyecto o, por el contrario, sigue llamando mi atención? En la medida en que el proyecto siga reteniendo tu atención, te estará indicando que aún hay aspectos pendientes de decidir y organizar y que posiblemente tengas que aplicar más específicamente una o más de las cuatro fases del proceso de planificación natural
- A pesar de haber organizado el proyecto, ¿se me siguen ocurriendo ideas en momentos y lugares que no guardan relación con el proyecto? También en este caso tu mente está emitiendo señales para que prestes atención y te pares a recopilar y analizar esas ideas asociadas al proyecto para poder utilizarlas cuando sea necesario
En el primer caso, suponiendo que ya tienes identificada la próxima acción del proyecto, te puede ayudar añadir acciones relacionadas con realizar sesiones de lluvia de ideas, celebrar reuniones preparatorias (si son proyectos en los que cuentas con, o participas en, un equipo) o conseguir información adicional para el proyecto.
Por ejemplo puedes añadir una acción que sea «pensar en alternativas para abordar […]». De este modo consigues sacar de tu mente la preocupación sobre ese paso que sabes necesario y sin tener que ponerte a hacer la lluvia de ideas en ese momento. Otros ejemplos serían «organizar notas última reunión sobre […]», «convocar reunión con […] para discutir sobre […]» o «llamar a […] para pedirle opinión sobre […]».
Personalmente, cuando siento que no he profundizado lo suficiente en el enfoque vertical de algún proyecto y no puedo dedicarle tiempo en ese momento, lo que hago es añadir la próxima acción genérica «planificar próximas acciones para el proyecto […]». Con ello es suficiente para quitarme la preocupación de la cabeza y estar seguro de que dedicaré el tiempo necesario a pensar en el proyecto en cuanto tenga oportunidad. La ventaja adicional de utilizar siempre esta próxima acción genérica es que puedo filtrar fácil y rápidamente en MindManager todos las tareas que contienen la expresión «planificar próximas acciones para», ocultando todo lo demás del mapa.
En el segundo caso, lo importante es tener siempre a mano alguna herramienta de recopilación, ya que muchas de las ideas suelen olvidarse a los dos o tres minutos de haberlas tenido. Ya he comentado alguna vez aquí que guardo un pequeño taco de post-it y un rotulador en un lugar predefinido en cada habitación de mi casa. De esa manera puedo asegurarme de capturar todas las ideas que se me ocurren. Del mismo modo, cuando estoy fuera de casa llevo siempre conmigo una Moleskine y cuando conduzco uso el grabador de voz de la BlackBerry.
Cuando llego a casa proceso todas esas ideas y luego organizo las que me resultan útiles para el proyecto. Por lo general, muchas de las mejores ideas para proyectos se me han ocurrido cuando no estaba trabajando con el proyecto y si he podido aprovecharlas, ha sido precisamente gracias a este hábito.
Como resumen, deberás planificar la mayoría de los proyectos que requieran más de tres o cuatro acciones, ya que la tranquilidad que obtendrás compensará con creces el esfuerzo. En general, y parafraseando a David Allen, tendrás que planificar más de lo que crees pero menos de lo que te temes 😉
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