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GTD: Por Qué Controlar los Proyectos

| tiempo de lectura 2:06'

La mayor parte de lo que hemos ido viendo hasta ahora de la metodología GTD tiene que ver con los trucos y métodos que necesitas emplear para despejar tu mente y realizar elecciones de forma intuitiva respecto a qué hacer y cuándo.

Es probablemente la parte más conocida de la metodología GTD; la que te permite trabajar en el nivel horizontal. En otras palabras, son las herramientas que te ayudan a decidir qué necesita tu atención y acción de entre todas las cosas que podrías hacer en un momento dado.

Hay otra parte, posiblemente no tan conocida aunque igualmente importante, que te permite trabajar en el nivel vertical. Es la parte donde desarrollas el pensamiento incisivo y profundo que refuerza tu capacidad mental creativa.

Afirma David Allen, y no puedo estar más de acuerdo con él, que «todos podríamos planificar más, con mayor frecuencia y de una manera más espontánea todo lo relativo a nuestros proyectos profesionales y personales. Y que si así lo hiciéramos, eliminaríamos mucha presión de nuestra mente y obtendríamos muchos resultados creativos con un esfuerzo mínimo«.

El motivo por el que no es tan sencillo pensar con valor añadido es la falta de sistemas que gestionen la cantidad potencialmente infinita de detalles que pueden surgir.

Por esta razón GTD propone el enfoque de abajo arriba ya que, si no tienes bajo control tus obligaciones actuales que requieren alguna acción, es difícil que vayas a ponerte a planificar.

En el extremo contrario, si logras tener bajo control las acciones pendientes, serás capaz de producir grandes cantidades de pensamiento creativo y constructivo. Teniendo en cuenta que los proyectos suelen representar la mayor parte del volumen de próximas acciones pendientes, tenerlos controlados supone en la práctica tener tu sistema bajo control.

Además, la gran ventaja de aplicar el enfoque vertical es que puedes pensar de una vez en todas, o casi todas, las acciones que vas a tener que realizar para que el proyecto se haga. Esto no implica llenar tus listas de próximas acciones sino identificar las series de acciones que será necesario ir completando a lo largo del tiempo para ir avanzando hacia la consecución del proyecto.

De hecho, las buenas herramientas para aplicar GTD permiten aislar las próximas acciones, filtrándolas de las demás acciones que aún no puedes realizar. Sin embargo, al disponer de una visión global de todas las acciones relacionadas con cada uno de tus proyectos, siempre puedes prever necesidades futuras, aprovechar sinergias o trabajar paralelamente en varias líneas de acción (subproyectos).

La productividad no se improvisa pero, si dispones del sistema adecuado y adquieres los hábitos necesarios, tu productividad puede crecer de forma exponencial.

Por eso, aunque controlar estrechamente los proyectos te pueda parecer una forma de perder el tiempo micro-gestionando tus tareas, en realidad se trata de la manera más sencilla y eficaz de liberar tu mente de preocupaciones y fomentar la capacidad creativa necesaria para alcanzar altos niveles de productividad.

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Comentarios

Fernando Álvarez avatar
Fernando Álvarez


Esta claro que planificar más sería muy beneficioso, hasta el punto q podríamos hacerlo de forma intuitiva finalmente... pero si que es cierto que es tal la cantidad de actividades que tenemos en general, y de proyectos, que nos abrumamos y terminamos por paralizarnos... y esta claro, que eso no ayuda a progresar... ;)

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En mi experiencia es sólo cuestión de hábito (que no es poco)... :wink:

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Vicent González i Castells


Una duda que desde que implemento GTD me aborda: ¿donde es más conveniente meter entonces todas esas tareas de nuestro proyecto que generamos pero no son próximas acciones? ¿Es útil agruparlas en Tal vez/Algún día? ¿No se pasa a engrosar peligrosamente esa lista, complicando posteriormente la revisión semanal?

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Buena pregunta :-) En un sistema GTD ideal es no debería ser un problema, ya que el sistema te debería permitir discriminar fácilmente entre acciones y próximas acciones, de modo que las acciones permanezcan ocultas hasta pasar a ser próximas acciones.
Una opción alternativa, la que yo recomiendo, es no profundizar demasiado en las acciones detalladas del proyecto, sino quedarte a nivel de hitos principales.
Desde luego lo de algún día/tal vez no es recomendable ya que se trata de acciones comprometidas, no en incubación.
Una alternativa más, es considerarlas temporalmente material de apoyo para el proyecto y almacenarlas en la carpeta de material de proyecto, separándolas así de las próximas acciones.

Vicent González i Castells avatar
Vicent González i Castells


Implemento GTD con Remember The Milk, que tiene un sistema de etiquetado bastante potente y ágil.

Hasta ahora lo que venía haciendo consistía en crear una lista por cada proyecto donde guardaba todas aquellas tareas relacionadas con el mismo que no se encontraban en próximas acciones. No lo mezclo con el material de apoyo y no se sale del sistema de gestión de acciones (RTM), lo cual me permite pasarlas a próximas acciones de forma ágil cuando realizo la revisión semanal, paso que aún no tengo interiorizado. En ello estamos.

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