GTD: Por Qué Controlar los Proyectos

La mayor parte de lo que hemos ido viendo hasta ahora de la metodología GTD tiene que ver con los trucos y métodos que necesitas emplear para despejar tu mente y realizar elecciones de forma intuitiva respecto a qué hacer y cuándo.

Es probablemente la parte más conocida de la metodología GTD; la que te permite trabajar en el nivel horizontal. En otras palabras, son las herramientas que te ayudan a decidir qué necesita tu atención y acción de entre todas las cosas que podrías hacer en un momento dado.

Hay otra parte, posiblemente no tan conocida aunque igualmente importante, que te permite trabajar en el nivel vertical. Es la parte donde desarrollas el pensamiento incisivo y profundo que refuerza tu capacidad mental creativa.

Afirma David Allen, y no puedo estar más de acuerdo con él, que «todos podríamos planificar más, con mayor frecuencia y de una manera más espontánea todo lo relativo a nuestros proyectos profesionales y personales. Y que si así lo hiciéramos, eliminaríamos mucha presión de nuestra mente y obtendríamos muchos resultados creativos con un esfuerzo mínimo«.

El motivo por el que no es tan sencillo pensar con valor añadido es la falta de sistemas que gestionen la cantidad potencialmente infinita de detalles que pueden surgir.

Por esta razón GTD propone el enfoque de abajo arriba ya que, si no tienes bajo control tus obligaciones actuales que requieren alguna acción, es difícil que vayas a ponerte a planificar.

En el extremo contrario, si logras tener bajo control las acciones pendientes, serás capaz de producir grandes cantidades de pensamiento creativo y constructivo. Teniendo en cuenta que los proyectos suelen representar la mayor parte del volumen de próximas acciones pendientes, tenerlos controlados supone en la práctica tener tu sistema bajo control.

Además, la gran ventaja de aplicar el enfoque vertical es que puedes pensar de una vez en todas, o casi todas, las acciones que vas a tener que realizar para que el proyecto se haga. Esto no implica llenar tus listas de próximas acciones sino identificar las series de acciones que será necesario ir completando a lo largo del tiempo para ir avanzando hacia la consecución del proyecto.

De hecho, las buenas herramientas para aplicar GTD permiten aislar las próximas acciones, filtrándolas de las demás acciones que aún no puedes realizar. Sin embargo, al disponer de una visión global de todas las acciones relacionadas con cada uno de tus proyectos, siempre puedes prever necesidades futuras, aprovechar sinergias o trabajar paralelamente en varias líneas de acción (subproyectos).

La productividad no se improvisa pero, si dispones del sistema adecuado y adquieres los hábitos necesarios, tu productividad puede crecer de forma exponencial.

Por eso, aunque controlar estrechamente los proyectos te pueda parecer una forma de perder el tiempo micro-gestionando tus tareas, en realidad se trata de la manera más sencilla y eficaz de liberar tu mente de preocupaciones y fomentar la capacidad creativa necesaria para alcanzar altos niveles de productividad.