GTD: Olvida las Prioridades

05/07/2010
| 3:23'
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David Allen desaconseja el uso de prioridades como parte de su metodología GTD. El motivo es sencillo: las prioridades no se pueden administrar sino que simplemente se tienen.

Imagina que estás trabajando en un informe que tienes que entregar al día siguiente. Es un informe muy importante y has decidido asignarle la máxima prioridad, digamos prioridad 1.

De repente suena el teléfono. Es tu jefe que necesita una serie de datos para antes de que acabe el día. Así, como por arte de magia, los datos para tu jefe se han convertido, sin que tú puedas hacer nada por evitarlo, en la nueva máxima prioridad y ese informe tan importante ha pasado a ser prioridad 2.

Estás ocupado con los datos para tu jefe cuando suena nuevamente el teléfono. Te llaman del colegio de tu hijo; se encuentra mal y debes ir a recogerlo para llevártelo a casa. Nuevamente tus prioridades cambian y los datos para tu jefe reducen su prioridad a 2, ya que recoger a tu hijo es la nueva prioridad 1. A estas alturas ese informe tan importante para mañana es ya prioridad 3.

Los ejemplos son innumerables y dejan claro que las prioridades no las decides tú. Por eso los sistemas basados en asignar prioridades según criterios de importancia y urgencia no funcionan y son insuficientes para organizar tu vida de un modo productivo y sin estrés.

La cantidad de frentes abiertos a los que tienes que plantar cara a diario excede tu capacidad así que por fuerza tendrás que dejar parte de ellos sin hacer. Ante esta realidad, una vez asumes que no vas a poder hacerlo todo, lo que te va a proporcionar mayor tranquilidad es estar seguro de que tus decisiones sobre lo que haces y lo que dejas sin hacer son las correctas.

Por eso en GTD no se gestionan importancias, ni urgencias, ni prioridades, sino compromisos. Las preguntas que debes plantearte cada vez que vas a hacer algo no tienen que ver con qué es lo más importante, lo más urgente o lo más prioritario, sino con cuál es la forma más efectiva de gestionar tus compromisos.

Las preguntas que debes hacerte desde GTD antes de decidir qué hacer son:

De entre todos los frentes abiertos que tengo ante mí, ¿cuáles me he comprometido a abordar?
De entre los frentes abiertos que me he comprometido a abordar, ¿cuáles tienen una fecha/hora límite reales?
De entre los frentes abiertos que me he comprometido a abordar y que tienen fecha/hora límite real, ¿cuáles puedo hacer en función del contexto en (o contacto con) el que estoy y el tiempo y la energía de que dispongo?
De entre los frentes abiertos que me he comprometido a abordar, con fecha/hora límite real y que puedo hacer en este contexto (contacto) y con el tiempo y energía que dispongo, ¿cuáles están más alineados con mis valores y objetivos a corto, medio y largo plazo?

Una vez completados todos los frentes abiertos con hora/fecha límite que te has comprometido a abordar, deberías repetirte las preguntas 3 y 4 para los demás frentes abiertos, es decir, para aquellos que quieres completar cuanto antes aunque no tengan plazo límite.

De forma análoga, una vez completados todos los frentes abiertos que te has comprometido a abordar, tanto con plazo límite como sin él, deberías retomar tu lista de acciones «Algún día/Tal vez» y ver qué nuevas acciones son las siguientes que te vas a comprometer a hacer.

En resumen, las decisiones que tomas deben ser, en un contexto amplio, coherentes con tus valores y objetivos y, en un contexto más específico, alineadas con lo que puedes hacer en función de las circunstancias en que te encuentras y del tiempo y energía de que dispones.

En el ejemplo que comentaba al principio, mientras vas de camino al colegio de tu hijo no puedes trabajar en los datos para tu jefe ni en el informe para mañana pero sin embargo sí puedes echar mano de tu lista de próximas acciones y aprovechar que tienes manos-libres en el coche para hacer un par de llamadas (contexto @teléfono) que no son urgentes ni importantes pero que también te has comprometido a hacer.

Lógicamente todo este proceso de toma de decisiones debe ocurrir en fracciones de segundo y de forma automática. Se trata de incorporarlo en tu forma de actuar hasta el punto que tus elecciones sean casi instintivas. La única forma de conseguirlo es aplicar consistente y regularmente la metodología GTD.

Abandonar los esquemas mentales basados en importancia, urgencia y prioridad y reemplazarlos por este hábito es uno de los retos que más te va a costar superar cuando comiences a usar GTD pero, posiblemente por eso mismo, uno de los logros que mayor satisfacción te producirá cuando lo hayas alcanzado.

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Soyfelix

05/07/2010 08:23

Hola,sigo tu magnifico blog hace unos meses. Hoy has definido mi situación profesional diaria. ¿Podría ser posible que ne guiaras en la ejecución de las 3 tareas que has puesto como ejemplo? Las 3 son un compromiso adquirido, claramente ir a por el niño tiene una fecha de finalización anterior a las otras 2, pero has de entregar los números al jefe y terminar el informe, ambos tienen fecha fin hoy. Muchas gracias y sigue con tus consejos!!!

06/07/2010 00:38

Muchas gracias. No existe una única respuesta "buena". Hay muchos factores que influyen: cuándo te pidieron esos trabajos, cuál fue entonces tu compromiso y tu respuesta, cómo de imprevisto es lo del niño... Personalmente intentaría renegociar los plazos de entrega, al menos de una de las dos cosas y, en paralelo, vería también qué alternativas hay de cara a ir a por el niño.

Franck

05/07/2010 13:28

Hola José Miguel

Es un tema de lo más complicado porque como bien has dicho, los empleados no somos dueños de nuestro tiempo (sino que tu jefe asocia tu sueldo a un derecho en molestarte cuando le da la gana, para lo que le da la gana)

Digo que es complicado, porque yo mismo como jefe, intento aplicar estas técnicas de GTD a mi propio equipo y cuando dejas tu equipo gestionar su tiempo, la reacción normal es: El jefe se ha vuelto loco...

En la práctica no saben (o no quieren) gestionar su tiempo ... Además poner fecha asusta y paraliza, cuando es todo lo contrario (ley de Parkinson). Por supuesto que no se puede generalizar, todo depende del entorno y la edad de las personas.

Creo que deberíamos todos recibir una formación en gestión de proyecto y GTD antes de empezar a trabajar. Gestionar es como todo, se aprende. Lo que si percibo a veces es una falta de iniciativa propia: hace falta pasar de "he identificado un problema (además no es culpa mía)" a "he identificado un problema que se puede resolver con 2 opciones A o B. te recomiendo A porque XXX, pero la decisión es tuya"

Seguramente estaré esperando demasiado y no sabré definir bien hitos razonables. Asumo también mi responsabilidad.

Lo dicho al empezar, un tema de lo más complicado.
De todas formas, gracias por ayudarme a identificar pautas a seguir. Seguiré intentándolo, tanto para mi como para la gente de mi equipo, pero a veces cuesta un poco parecerse al bicho raro...

06/07/2010 00:42

Muchas gracias, Franck. Estoy de acuerdo en que todos deberíamos recibir una formación en GTD antes de empezar a trabajar. De momento yo he empezado por lo que me pilla más próximo y mis dos hijas usan una lista de control semanal con todas las cosas que tienen que hacer en el colegio, en casa, en sus actividades extraescolares... :)

David R. Jordan

05/07/2010 20:24

Ciertamente, hasta que no he asumido esta enseñanza de GTD, no he podido empezar a perder algo de estrés: las prioridades no las pongo yo.
Pero hay una cosa que al menos yo no he conseguido aún: dices que una vez completados todos los frentes abiertos que te has comprometido a abordar, tanto con plazo límite como sin él, deberías retomar tu lista de acciones “Algún día/Tal vez” y ver qué nuevas acciones son las siguientes que te vas a comprometer a hacer... yo no llego a completar mis frentes abiertos NUNCA... Las acciones de "Algún día/Tal vez" (yo las llamo "Quizás") sólo las puedo incorporar, en su caso, a las "próximas" acciones en las revisiones semanales.
Soy consciente de que tengo excesivos compromisos. Tu post me está haciendo pensar que quizás el problema es que no estoy desviando correctamente algunas acciones a "quizás"... ¿qué piensas?

06/07/2010 00:47

Hola David. Esa es una de las cosas que más tiempo me llevó comprobar y en la que aún "caigo" en ocasiones. La tendencia natural es a comprometernos con más de lo que podemos hacer desde un punto de vista realista. En otras ocasiones, nos comprometemos a hacer cosas antes de tiempo "para que no se nos olviden", ya que no confiamos en nuestra disciplina para realizar puntualmente las revisiones semanales.
En un GTD bien implementado, es decir, donde las revisiones semanales se siguen escrupulosamente sin excepciones, el volumen de tareas comprometidas debe permitirte terminar 2/3 de ellas a lo largo de la semana. Si llegas a la siguiente revisión semanal con más de 1/3 sin completar, casi seguro que te estás "comprometiendo de más". Cuando la revisión semanal es un hábito, te cuesta mucho menos dejar en "Algún día/Tal vez" tareas con las que sabes que te vas a comprometer pero que pueden esperar al menos una semana más sin problemas. Por eso yo diferencio entre "Algún día/Tal vez" (lo voy a hacer casi con seguridad pero no ahora) y "Tal vez nunca" (es posible que algún día lo haga pero no demasiado probable). En las revisiones semanales sólo reviso las primeras mientras que en las mensuales reviso ambas.

Catriel

06/07/2010 04:17

¡Nunca había entendido esa frase de David Allen!
Me gusta mucho este blog.Creo que eres el más ortodoxo de los blogueros que escriben sobre GTD en español.Y el único que se pone a analizar las sutilezas del método.

06/07/2010 09:02

Muchas gracias. Creo que David Allen pensó y trabajó mucho su metodología antes de hacerla pública. Por eso intento abordarlo con el respeto que se merece y no criticarlo a la ligera. A primera vista hay cosas de GTD que pueden ser discutibles o parecer no tener sentido, pero cuando se usa lo suficiente llega un momento es que todas las piezas encajan a la perfección.

Amalio A. Rey

06/07/2010 08:46

Amigo Jose Miguel:
¡¡vaya post que te has escrito!! Estas disparando en mi mismisima línea de flotación. A ver, el tema me parece tan interesante como relevante, pero te confieso que no entiendo bien el método que recomiendas. He intentado "digerirlo", pero me parece demasiado complicado, lo siento. Es posible que sea porque todavía no entiendo la lógica GTD, y lo digo con la humildad del ignorante.
He estado leyendo los comentarios, como suelo hacer siempre. Le estuve dando vueltas a la idea-fuerza de "las prioridades no las decides tú", y me cuesta estar de acuerdo con ella. Eso cuestiona un principio vital que siempre he defendido: ¿como que no las decido yo? Aceptar ese "principio" puede ser muy peligroso.
No uso "sistemas de asignación de prioridades" con números y esas cosas, pero sí que establezco prioridades para el siguiente día, antes de cerrar el chiringuito. Lo que hago es escribir en un papel un "orden de tareas", y las establezco por prioridades. ¿que de repente tengo que llevar a mi hijo al Cole, y no estaba previsto? Pues vale, si no tiene remedio y es fundamental que lo haga (suponiendo que la madre, por ejemplo, no puede hacerlo) porque creo que es IMPORTANTE, abro un corchete en mi listado, lo llevo y al regresar retomo mi listado. Pero sin embargo, puede darse el caso de que me llame alguien inesperadamente (ponle que un cliente, o un jefe) y me diga "oye, necesito que me termines este informe antes de las 13:00 hrs.". Me impone una urgencia, con fecha/hora de plazo, pero seré yo el que determine en qué lugar de mi listado coloco esa "urgencia". O sea, para mí hay un principio: "las prioridades las defino yo", porque incluso, si se trata de mi hijo, y opino que aún siendo mi hijo lo que tengo que hacer ahora tiene una mayor prioridad, entonces intento "negociar" con mi mujer o buscar una solución alternativa, sencillamente porque tengo claro cuáles son las prioridades que he definido.
Yo creo que es precisamente el hecho de que seamos tan flexibles, dejando que "la vida" te marque prioridades, lo que termina que estemos mas estresados. La resistencia genera estres, pero máse estrés el dejarse llevar por las agendas que te ponen otros.
De los cuatro pasos que sugieres, creo que el cuarto es el más importante: ¿que es realmente IMPORTANTE, es decir, cuáles están más alineados con mis valores y objetivos VITALES?
A mí el analisis del cuadrante Importante-No importante-Urgente-No urgente me funciona genial. Desde que lo descubrí de Covey me abrió los ojos.
Creo que tratas un tema crítico, que merece muchas vueltas. Pero en principio, no me convence la idea de que "las prioridades no las pones tú". Más bien corregiría: "todas las prioridades no las pones tu", no te obsesiones en querer controlarlo todo.. pero definir las prioridades y hacerlo bien se traduce en salud. Si no, ya me conozco la historia, vendrá otro a cambiarte la agenda imponiéndote "sus urgencias". Para responder a eso hay que tener firmeza y claridad de propósito = más a estrés a corto plazo, pero menos (mucho menos) a largo...
Un abrazo, y perdona un comentario tan extenso...

06/07/2010 09:15

Hola Amalio. Muchas gracias por el extenso y rico comentario. Me gusta la corrección que propones y la comparto: "todas las prioridades no las pones tú", a lo que añado: "por tanto un sistema basado en prioridades es, por definición, un sistema que no puedes controlar". No puedes evitar que las prioridades "globales" cambien casi de modo constante, pero sí puedes decidir cómo reaccionar ante ellas. El sistema GTD es en esencia idéntico al de Covey pero diametralmente opuesto en la práctica. En lugar de ir de lo conceptual a lo operativo va de lo operativo a lo conceptual. Conozco bien ambos y de cara a conseguir resultados reales GTD es considerablemente superior a cualquier otra metodología de productividad personal que conozco (otra cosa es que mucha gente que dice usar GTD no lo esté usando correctamente, con lo cual no funciona).
La importancia y la urgencia son las dos variables de la prioridad. Si no puedes controlar las prioridades, significa que tu sistema de importancias y urgencias es "relativo" y en permanente cambio; fuera por tanto de tu control. En GTD te olvidas de todas esas historias y te centras en lo que sí puedes controlar. Qué has decidido hacer y qué no. Luego, de entre todo eso, te alías con las circunstancias. Si estás esperando a que empiece una reunión "tiras" de tu lista de acciones "al teléfono" y las vas haciendo (sean importantes, urgentes, profesionales o personales, ya que son llamadas, todas ellas, que te has comprometido a hacer). si vas a reunirte con "X", tiras de tu lista de próximas acciones y repasas todos los temas que tienes que ver con el contacto "X" (sean urgentes, importantes...) En GTD trabajas con los pies en el suelo. Eres un artesano y utilizas las herramientas que tienes a tu disposición en cada momento para trabajar por lotes.
Veo que vamos a tener que montar un taller artesano sobre productividad personal y GTD cualquiera de estos días... :wink:

Victor Chertkov

06/01/2013 23:32

Menudo tema!

Se entiende lo que quieres decir, José Miguel. Aunque, a primera vista, veo esa diferenciación un tanto artificial y por tanto bastante liosa.

Sea cual sea el grado de compromiso que puedas tener, eso, inevitablemente, se califica con la clasificación "anterior": urgente, importante o importante/urgente.

Sobre si puedes o no controlar es sistema de prioridades, creo que lo que dices es algo fantasioso y coincido con Amalio. ¿Quién me impide establecer la prioridad que yo quiero? La decisión siempre es mía. Otra cosa es que en una situación cambiante (que por cierto siempre es cambiante aún cuando pinta como algo estático) decido otorgar una prioridad mayor a un imprevisto que surge de repente.

Si aparece mi jefe con algo urgente, lo mando a tomar el viento fresco :), si de verdad lo que tenía antes era prioritario. O acepto sus reglas de juego y entonces decido (!!!) cambiar mi rumbo.

De todas formas, lo de las prioridades desde el principio al final es algo extremadamente arbitrario sin posibilidad alguna de establecer unos criterios sólidos. Y a menos que establezcamos un acuerdo sobre qué considerar prioritario, siempre estaremos en esa tesitura de cambio de prioridades. Lo cual es algo habitual y hasta normal.

Si tomamos el escenario de nuestra vida como un total, la mayor prioridad, en principio, que tenemos todos es sobrevivir. Sin embargo, en un momento dado, podemos tirar por la borda esa prioridad inicial, arriesgar nuestra vida o directamente sacrificarla por algo o alguien. Podemos tomar esa decisión o no. La decisión es nuestra, nosotros decimos qué es lo primero y qué es lo último.

Las circunstancias pueden empujarnos en una dirección determinada. Pero en las mismas circunstancias catastróficas unos toman la decisión de luchar hasta el final y otros se rinden. Y todos inicialmente tienen como la prioridad máxima inicial su propia supervivencia.

Definitivamente, tendrás que montar un taller artesano como bien lo dices :) Lo habrás montado ya, vaya, acabo de mirar la fecha de los comentarios. Eso es lo cojonudo del internet: hablas con el tiempo pasado :)))

07/01/2013 10:57

Tu puedes establecer las prioridades que te dé la gana pero luego llega la realidad y te permite hacer solo parte de ello. GTD no dice que no priorices, sino que no bases tu toma de decisiones en criterios "voluntaristas". Piensa primero qué puedes hacer en función de tus circunstancias y, de entre esas cosas que puedes hacer, prioriza, elige y haz. La urgencia e importancia de las cosas es, casi siempre, subjetiva y cambiante. Elegir en función de ellas es estar abocado a elegir mal casi siempre. Ser productivo en la era de la información y el conocimiento consiste, sobre todo, en elegir bien qué hacer y qué no. Y para elegir bien, hay que a) conocer las opciones y b) evaluarlas de forma lo más objetiva posible para elegir la correcta. Para el cerebro, lo último o lo urgente es siempre lo más importante. Sabemos que en realidad esto no tiene por qué ser así. GTD simplemente tiene en cuenta los fallos de nuestro proceso de toma de decisiones y propone una alternativa que funciona. Habrá un taller artesano en 2013 casi seguro... :-)

19/10/2011 01:24

Las prioridades tienen que ver con mi valoración, y ésta es subjetiva. Algunas prioridades son más duras que otras, pero se pueden administrar, y cuando algo se aparece yo tengo el poder de decidir si esa nueva prioridad es o no de mayor nivel que mis prioridades anteriores.

Intentar administrarse sin prioridades es como intentar hacerlo todo sin ninguna dirección. No se le puede dar la misma ponderación a un pedido sin valor alguno que a una acción que me llevará a obtener un objetivo que valoro.

Saludos

19/10/2011 21:56

En GTD también están contempladas las prioridades. Lo contrario no tendría sentido. Sin embargo, en lugar de aplicarse las prioridades "a priori", que en la práctica sólo sirven como declaración de intenciones, se aplican al final del proceso de filtrado. Da lo mismo que una llamada telefónica sea muy prioritaria si no tienes un teléfono a mano. Lo que tiene sentido es que en cada momento es que puedas filtrar y ver únicamente las acciones que puedes hacer en función de las circunstancias en las que te encuentras y el tiempo y energía de que dispones. Sólo llegados a ese punto, inmediatamente antes de hacer, tiene sentido elegir cuál de todas las acciones disponibles es la más prioritaria.

Óptima Infinito

El Blog de José Miguel Bolívar

GTD: Olvida las Prioridades

05/07/2010
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