GTD: Por Qué Revisar de Abajo Arriba

A la hora de aplicar el Modelo de 6 Niveles para Revisar tu Trabajo, podrías en principio hacerlo de arriba abajo, es decir, empezar por decidir qué vida quieres vivir y, a partir de ahí, ir avanzando por los sucesivos niveles hasta llegar a qué puedes hacer ahora mismo para empezar a convertir todos esos planes en una realidad.

De hecho, podrías empezar por cualquier nivel y en cualquier momento. El truco consiste en aprender a prestar atención a lo que necesitas en cada instante; a mantener el equilibro entre tú y tus proyectos.

Como todo se va a ver influido por las prioridades del nivel superior, parece lógico pensar que cualquier formulación de prioridades debería comenzar desde arriba. Por ejemplo, imagina que comienzas por establecer prioridades en tu trabajo y más tarde descubres que en realidad ese no es el trabajo que debes hacer. Todo el tiempo y energías empleados hasta ese momento habrían sido de alguna forma «desperdiciados».

¿Por qué entonces recomienda David Allen gestionar las cosas de abajo arriba? El motivo es similar a lo que ocurre con la pirámide de Maslow, donde las necesidades de niveles superiores no ocupan nuestra atención hasta que las necesidades de un determinado nivel no están satisfechas.

Con tu vida sucede algo parecido: si no tienes sensación de control sobre los niveles más operativos (tus proyectos y próximas acciones), es difícil que puedas desarrollar confianza en tu capacidad para gestionar tu vida de forma adecuada y lo más probable es que, al intentar administrarla de arriba abajo, acabe produciéndote una sensación frustrante.

Sin embargo, al completar y ganar control sobre los aspectos más tangibles y próximos de tu vida, logras liberar tu mente y maximizar tu atención creativa. En este estado estás en óptimas condiciones para centrarte en los niveles superiores, donde normalmente las ideas y conceptos son más complejos.

Por eso, aunque el nivel de 15.000 metros es el que marca tus prioridades más importantes, cuando logras comprender y poner en práctica todos los niveles de trabajo en los que estás involucrado (sobre todo los dos más bajos: proyectos y próximas acciones), consigues unos recursos que te van a permitir abordar todos los niveles restantes en mejores condiciones.

Es cierto que la gran mayoría de los enfoques teóricos dan mucha importancia conceptual al enfoque de arriba abajo pero David Allen no entra a discutirlos. Lo que él se limita a decir es que, sea conceptualmente idóneo o no, desde una perspectiva práctica, el enfoque de abajo arriba es el que, al final, permite lograr una vida equilibrada y productiva.