GTD: Cómo Gestionar Interrupciones y Sorpresas

Ignorar lo inesperado supondría vivir sin la oportunidad, la espontaneidad y los momentos llenos de riqueza de los cuales está hecha la vida.
Stephen Covey

Un cinturón negro de karate es capaz de desplazar el peso de una pierna a otra en décimas de segundo, lo cual es posible gracias a que opera en un estado de «alerta perfecta«, el mismo estado que logras cuando aplicas GTD.

Las sorpresas siempre están ahí, esperando a la vuelta de la esquina. Mientras tú estás tranquilamente procesando tus bandejas de entrada puede aparecer alguien con un problema que requiere solución inmediata. Si eres un usuario «consolidado» de GTD ya sabes que no pasa nada: el «cesto» sigue en su lugar pendiente de que acabes de procesarlo cuando puedas.

El mejor modo de contrarrestar las sorpresas y las interrupciones es aprovechar al máximo los «tiempos muertos», que en realidad son «tiempos [no] muertos», como decimos habitualmente en #redca.

Por ejemplo, hasta que llegue una llamada que estás esperando, puedes revisar tus listas de próximas acciones y hacerte una idea de lo que harás después de la llamada. Del mismo modo, mientras esperas a que empiece una reunión, o en el aeropuerto hasta que salga tu vuelo, es un buen momento para leer parte de los elementos que en su día guardaste en la carpeta, física o virtual, «Leer/revisar».

Tendemos a malgastar estos breves espacios de tiempo porque creemos que «no se puede hacer nada en tan poco tiempo», pero no es cierto. El modelo de contextos de GTD te permite aprovechar al máximo estos tiempos [no] muertos y completar un número sorprendentemente alto de próximas acciones en estos breves momentos que la mayoría de la gente malgasta.

Lo fundamental que no debes perder de vista es que no puedes llevar a cabo más de una próxima acción a la vez y por eso es tan importante que puedas confiar en tu elección sobre lo que has decidido hacer.

La pregunta difícil es: ¿cómo tomar esa decisión? Ya sabes que la respuesta es «fiándote de tu intuición» pero sin duda hay algunas preguntas que te pueden ayudar. ¿Qué importancia tiene para ti finalizar ese trabajo inesperado en comparación con el resto? ¿cuánto tiempo puedes dejar pasar antes de volver a procesar la bandeja de entrada y revisar tus listas de próximas acciones?

Lo peor de las cosas urgentes es que el cerebro les añade automáticamente la etiqueta de «importante», aunque no lo sean, por lo que ubicar adecuadamente el trabajo inesperado en el marco de todos tus compromisos es esencial para romper esta dinámica tan peligrosa.

Muchas personas se quejan de que las interrupciones no les dejan hacer su trabajo pero las interrupciones son parte inevitable de la vida. El problema no son las interrupciones sino la falta de habilidad para incorporarlas a nuestro flujo de trabajo.

Cuanto más claro tengas la naturaleza y objetivos de tu trabajo, más fácil te resultará decidir qué debes hacer en cada momento. De hecho, tu capacidad para manejar las sorpresas es lo que determinará tus límites competitivos.

Para saber si deberías estar haciendo una cosa o no debes tener dudas sobre cómo encaja con los objetivos de tu trabajo y con el resto de aspectos de tu vida, o de lo contrario acabarás limitándote a realizar únicamente el trabajo a medida que surja y ello hará desaparecer todo indicio de efectividad.

Así que paradójicamente la mejor forma de estar preparado para gestionar las interrupciones y sorpresas es someter tu vida y tu trabajo a una buena evaluación a  múltiples niveles, tema al que dedicaremos la próxima entrada sobre GTD.