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GTD: La Importancia de las Revisiones Generales

| tiempo de lectura 2:27'

A lo largo de las últimas semanas hemos visto por qué es tan importante revisar para mantener la eficacia de tu sistema y, en concreto, dónde reside el poder de la revisión semanal y también cómo, cuándo y dónde hacerla.

Se ha criticado mucho a la metodología GTD de ser demasiado táctica, poco estratégica; de centrarse mucho en los aspectos operativos y cuantitativos de la productividad en detrimento de una visión más amplia y global que integrase el día a día con tus valores, visión, misión y objetivos.

Aunque es cierto que David Allen no profundiza en exceso en los niveles superiores, eso no significa que no les de la importancia que tienen sino simplemente que su tratamiento escapa a la esencia de Organízate con Eficacia, que no es otra que ayudarte a controlar tu día a día.

Como muy bien apuntaba Jeroen Sangers en una entrevista que tuve el placer de hacerle para Óptima Infinito, «a un capitán cuyo barco se está hundiendo no le interesa que le hables de su destino final, sino que le ayudes primero a controlar el barco«.

Sin embargo, a pesar de no ser el objeto fundamental del libro, David Allen menciona explícitamente estos niveles superiores cuando habla de las 6 perspectivas para definir tu trabajo, dejando claro que son igualmente importantes, si bien posiblemente no necesites revisarlos con la misma frecuencia que los inferiores.

Ello no implica que debas ignorarlos. De hecho, la sugerencia de David Allen es que revises los dos niveles inferiores a diario, o casi a diario, los dos niveles intermedios durante la revisión semanal y los dos niveles superiores al menos dos o tres veces al año.

Lógicamente, la frecuencia con que llevar a cabo las revisiones generales es algo muy personal. En la medida que vayas adoptando los hábitos de la metodología GTD y vayas teniendo mayor sensación de control sobre los niveles inferiores, lo normal es que comiences a sentir la necesidad de dedicar más tiempo, y con más frecuencia, a los niveles superiores, ya que al hacerlo te resultará luego mucho más fácil y evidente decidir qué hacer en cada momento cuando te enfrentes a las acciones y proyectos de los niveles inferiores.

Por otra parte, la principal diferencia entre una revisión semanal y una mensual, trimestral o anual es la profundidad y detalle de la misma. Yo, por ejemplo, no reviso las listas «Tal Vez Nunca» durante las revisiones semanales, sino sólo en las revisiones mensuales (no en todas, sino cada dos o tres meses) y en la revisión anual.

Lo importante de las revisiones generales es que te devuelven una perspectiva más amplia que incluye muchas cosas que no tendría sentido revisar semanalmente pero que sí tiene todo el sentido no perder de vista.

Por encima de gadgets y herramientas, GTD es sobre todo una metodología que resalta la importancia de separar el hacer del pensar y las revisiones son las ocasiones ideales por definición para pensar en lo que tienes que hacer.

No olvides que, como dice David Kekich, «pensar es la esencia del trabajo y de la vida, y también una de las cosas más difíciles de hacer… Si usted no es lo bastante consciente como para realizar el esfuerzo de pensar de forma integrada y autodirigida… estará cediendo terreno a la vagancia y nunca llegará a controlar su vida«.

Y por si fuera poco todo lo anterior, además, el cerebro es un adorno caro

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Comentarios

Miguel de Luis avatar
Miguel de Luis


No sé si le pasa a más gente, pero es curioso que entre más agobiado y estresado estoy más me cuesta hacer revisiones o incluso anotar lo que tengo que hacer.
.-= Lo último en el blog de Miguel de Luis ..Desde Rusia con esperanza =-.

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Eso es lo que viene a decir David Allen. Lo primero es resolver las tareas básicas, que son las que te generan el estrés. Una vez hecho eso ya puedes dedicarte a trabajar en los niveles superiores :)

Alberto Barbero avatar
Alberto Barbero


Hola, José Miguel:

Te agradezco el comentario de la crítica a GTD por no ser tan estratégica y cita de Jeroen Sangers. Me han ayudado a entender algo que también me parecía deficitario en el tratamiento de "Getting things done".

En cualqueir caso, creo recordar que en cierta ocasión me dijiste que era un tema que quedaba mucho más claro en publicaciones posteriores de Allen.

Lo que más me gusta de GTD es que hay que personalizarlo. En mi caso,el mantenimiento de sistema que hago es el siguiente:
- A diario: bandejas, agenda y próximas acciones
- Semanal: todas las listas
- Mensual: objetivos a medio/ largo plazo
- Anual: Objetivos a largo, misión y visión.

Saludos!!!

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Muchas gracias, Alberto. David Allen trabaja mucho la integración de todos los niveles en su último libro "Making it all work", donde habla de cómo alcanzar el punto óptimo de equilibrio entre control y perspectiva.
Comparto gusto contigo. A mí también me parece que el tener que personalizarlo es una de las fortalezas claras de GTD. Mi mantenimiento, por cierto, es muy parecido al tuyo.
Un saludo,

Jero Sánchez avatar
Jero Sánchez


Como dice Alberto Barbero, el "secreto" de GTD es que no es un sistema, sino un marco de referencia que debemos adaptar a nuestras necesidades.

Sin duda GTD es muy poderoso, y nos ha sacado del agujero improductivo a muchos --me incluyo. Sin embargo, para tener el control del día a día, últimamente utilizo un método distinto llamado Autofocus, de Mark Forster. Por la forma que tiene de funcionar, y según mi humilde opinión, Autofocus es todavía más poderoso que GTD en la cuestión operativa. Las revisiones diarias son casi automáticas, y las revisiones semanales se simplifican muchísimo.

En cualquier caso, los conceptos productivos de GTD son universales, y merece la pena tratar de asimilarlos y ponerlos en práctica, sea con el sistema que sea. De hecho, mi sistema productivo actual es un híbrido: Autofocus con muchos conceptos de GTD adaptados.
.-= Lo último en el blog de Jero Sánchez ..Los 3 niveles de revisión productiva =-.

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Con frecuencia digo que GTD no es para todos. El coste de aprendizaje y mantenimiento sólo se justifican, en mi opinión, si realmente tienes un volumen considerable de frentes abiertos que administrar. Para mí uno de los grandes valores añadidos de GTD son las listas "Algún Día/Tal Vez", que pueden ser enormes, y no pongo en duda la utilidad de Autofocus pero me cuesta imaginar cómo haría mis revisiones semanales con 400-500 elementos por revisar... 8-O

Jero Sánchez avatar
Jero Sánchez


Vaya por delante que no trato de convencerte de que abandones tu sistema actual, especialmente si te está funcionando bien. De hecho, yo mismo habría subscrito tus palabras hace poco. Sólo trato de hacer notar que existen otras opciones y que, si no estás completamente satisfecho con GTD por el motivo que sea, merece la pena probar.

Mi realidad productiva es probablemente mucho más simple que la tuya, así que no te puedo decir por experiencia propia. Pero a juzgar por la cantidad de experiencias que he leído de todo tipo de practicantes de GTD, algunos con muchos años de práctica a sus espaldas y realidades muy complejas, la cantidad de frentes abiertos no parece ser un obstáculo para Autofocus. En realidad no tienes que revisar 400-500 elementos semanalmente, principalmente porque esos 400-500 elementos se autoregulan y autoevalúan de forma permanente.

En cuanto a la lista "Algún día/quizá", existe una forma de integrarla en Autofocus -- creo que me acabas de dar una idea para un artículo ;-) Indudablemente, existen muchos conceptos de GTD perfectamente válidos e integrables a Autofocus. Y eso sí te lo digo por experiencia propia.

¿Quién debería probar Autofocus? Principalmente dos tipos de personas: los que piensan que GTD es demasiado complejo para su forma de trabajar, y los que sienten que GTD no les ayuda a hacer avanzar los asuntos importantes y terminarlos.
.-= Lo último en el blog de Jero Sánchez ..Los 3 niveles de revisión productiva =-.

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