GTD: La Importancia de las Revisiones Generales

A lo largo de las últimas semanas hemos visto por qué es tan importante revisar para mantener la eficacia de tu sistema y, en concreto, dónde reside el poder de la revisión semanal y también cómo, cuándo y dónde hacerla.

Se ha criticado mucho a la metodología GTD de ser demasiado táctica, poco estratégica; de centrarse mucho en los aspectos operativos y cuantitativos de la productividad en detrimento de una visión más amplia y global que integrase el día a día con tus valores, visión, misión y objetivos.

Aunque es cierto que David Allen no profundiza en exceso en los niveles superiores, eso no significa que no les de la importancia que tienen sino simplemente que su tratamiento escapa a la esencia de Organízate con Eficacia, que no es otra que ayudarte a controlar tu día a día.

Como muy bien apuntaba Jeroen Sangers en una entrevista que tuve el placer de hacerle para Óptima Infinito, «a un capitán cuyo barco se está hundiendo no le interesa que le hables de su destino final, sino que le ayudes primero a controlar el barco«.

Sin embargo, a pesar de no ser el objeto fundamental del libro, David Allen menciona explícitamente estos niveles superiores cuando habla de las 6 perspectivas para definir tu trabajo, dejando claro que son igualmente importantes, si bien posiblemente no necesites revisarlos con la misma frecuencia que los inferiores.

Ello no implica que debas ignorarlos. De hecho, la sugerencia de David Allen es que revises los dos niveles inferiores a diario, o casi a diario, los dos niveles intermedios durante la revisión semanal y los dos niveles superiores al menos dos o tres veces al año.

Lógicamente, la frecuencia con que llevar a cabo las revisiones generales es algo muy personal. En la medida que vayas adoptando los hábitos de la metodología GTD y vayas teniendo mayor sensación de control sobre los niveles inferiores, lo normal es que comiences a sentir la necesidad de dedicar más tiempo, y con más frecuencia, a los niveles superiores, ya que al hacerlo te resultará luego mucho más fácil y evidente decidir qué hacer en cada momento cuando te enfrentes a las acciones y proyectos de los niveles inferiores.

Por otra parte, la principal diferencia entre una revisión semanal y una mensual, trimestral o anual es la profundidad y detalle de la misma. Yo, por ejemplo, no reviso las listas «Tal Vez Nunca» durante las revisiones semanales, sino sólo en las revisiones mensuales (no en todas, sino cada dos o tres meses) y en la revisión anual.

Lo importante de las revisiones generales es que te devuelven una perspectiva más amplia que incluye muchas cosas que no tendría sentido revisar semanalmente pero que sí tiene todo el sentido no perder de vista.

Por encima de gadgets y herramientas, GTD es sobre todo una metodología que resalta la importancia de separar el hacer del pensar y las revisiones son las ocasiones ideales por definición para pensar en lo que tienes que hacer.

No olvides que, como dice David Kekich, «pensar es la esencia del trabajo y de la vida, y también una de las cosas más difíciles de hacer… Si usted no es lo bastante consciente como para realizar el esfuerzo de pensar de forma integrada y autodirigida… estará cediendo terreno a la vagancia y nunca llegará a controlar su vida«.

Y por si fuera poco todo lo anterior, además, el cerebro es un adorno caro…