GTD: Cuándo y Dónde Hacer la Revisión Semanal

La revisión semanal es un proceso tan importante que exige no sólo desarrollar el hábito de llevarla a cabo, sino también hacerlo en un entorno adecuado y con buenas herramientas.

Adquirir este hábito tiene una gran ventaja, porque una vez lo hayas conseguido, no sólo podrás dejar de preocuparte por ella sino que pasarás a necesitarla, ya que será lo que te devuelva la sensación de control a la que te has acostumbrado.

Hasta entonces, haz lo que debas para, idealmente una vez por semana, abandonar tu rutina diaria durante aproximadamente un par de horas. El objetivo de esta pausa no es desconectar, sino subir hasta no menos de «3.000 metros» y ponerte al día.

Cuando lo hagas, lo ideal es poder disponer de un espacio aislado en el que estés a salvo de las interrupciones y el ruido, porque para llevar a cabo una revisión semanal en condiciones es importante que puedas estar concentrado.

En cuanto al momento ideal para realizarla, David Allen recomienda los viernes por la tarde antes de terminar la jornada laboral, recomendación que basa en estos tres factores:

• Lo que ha sucedido durante la semana está aún «fresco» en tu memoria y facilita un análisis más completo
• Si descubres acciones que requieran hablar con personas del trabajo, aún podrás hacerlo antes de que se vayan de fin de semana
• La satisfacción de descargar por completo la mente y poder comenzar el fin de semana libre de preocupaciones y sin tener que pensar en nada

De todos modos, esto es sólo una recomendación genérica para personas que siguen un horario «de oficina» más o menos estándar.

Hay quien prefiere hacer la revisión semanal el viernes por la noche cuando todo queda en silencio y después de haber disfrutado de un rato de relax tras la dura semana de trabajo. Hay también quien prefiere llevarla a cabo los sábados por la mañana o incluso los domingos por la tarde, a fin de comenzar la nueva semana con las ideas más claras.

El mayor reto es para las personas que no disponen de un horario fijo de trabajo. En esos casos lo más importante es encontrar un lugar y una hora lo más estables posible y respetarlos como si fueran algo sagrado.

En cualquier caso, no dejes que la dificultad para encontrar el sitio o el momento adecuados sea una excusa para no llevar a cabo tu revisión semanal de forma regular.

Sobre todo al principio, pensar que hay que hacer la revisión semanal produce bastante pereza. El motivo por el que cuesta tanto adquirir este hábito es porque estamos acostumbrados a primar lo urgente sobre lo importante y la revisión semanal cae de lleno en el apartado de asuntos importantes no urgentes.

Para motivarte, ten presente que la revisión semanal es lo que te va a permitir formarte un punto de vista sobre lo que ya has hecho y lo que aún te falta por hacer; sobre dónde has llegado y cuánto te falta por recorrer.

Existe una clara diferencia entre quienes disponen de este punto de vista y quienes no.

Como dice Paul Saffo: «El punto de vista es la solución humana quintaesencial para el exceso de información. Se trata de un proceso intuitivo consistente en reducir las cosas al mínimo esencial y gestionable… En un mundo donde hay un exceso de contenidos, el punto de vista se convierte en el menos común de los recursos«.

Por eso es tan importante y necesaria la revisión semanal.