GTD: Cómo Evaluar tu Trabajo Diario

Si la semana pasada veíamos cómo escoger la próxima acción, hoy vamos a ver la segunda de las tres herramientas o marcos de prioridad que propone David Allen para tomar decisiones sobre qué hacer en un momento dado.

Fijar prioridades supone que hay ciertas cosas que son más importantes que otras. Ahora bien, ¿más importantes con relación a qué? Responder bien a esta pregunta es esencial para poder ser realmente productivo, ya que uno de los requisitos fundamentales de la productividad es definir el trabajo que debes hacer.

Ya sabes que para David Allen trabajo es cualquier cosa que debe hacerse bajo tu responsabilidad, independientemente de que se trate de algo personal o profesional.

Así que el trabajo diario hoy día constituye un auténtico reto, ya que nos obliga a equilibrar constantemente estos tres tipos de actividad:

• Hacer un trabajo que ya hemos definido previamente
• Hacer el trabajo a medida que surge
• Definir el propio trabajo

En otras palabras, en un momento determinado puedes optar por hacer las próximas acciones que tienes en tus listas, por hacer las cosas según van surgiendo o por procesar tus bandejas de entrada. Esto, que no es más que una cuestión de sentido común, rara vez sucede en la práctica, ya que la mayoría de las personas dedica casi todo su tiempo a la segunda opción, dejando las otras dos de lado.

El motivo es que mucha gente se siente más cómoda teniendo que enfrentarse a sorpresas y crisis que controlando el procesamiento, organización, revisión y evaluación de aquella parte de su trabajo que no es tan evidente. Es algo hasta cierto punto lógico, porque resulta mucho más fácil dejarte atrapar y estar siempre en modo «ocupado» o «urgente», sobre todo cuando tienes un montón de trabajo fuera de control y pendiente de procesar en tus múltiples bandejas de entrada o en tu cabeza.

Afirma David Allen que la mayoría de las cosas de nuestra vida personal y profesional surgen en el momento en que, normalmente, ya son una prioridad. También es cierto que muchos profesionales deben, por la naturaleza de su trabajo, estar constantemente preparados para asumir nuevas tareas en el momento que aparecen.

Todos estos casos son comprensibles, pero cuando te das cuenta de que no has revisado o renegociado el resto de acciones, contigo mismo y con los demás, la angustia comienza a acumularse y la única forma de evitarlo es siendo consciente de lo que no estás haciendo. El modo de alcanzar esta consciencia necesaria es sencillo: procesa regularmente tus bandejas de entrada, es decir, define tu trabajo, y revisa a fondo tus listas con el trabajo que ya has definido previamente.

El problema no es realizar el trabajo a medida que surge, sino dejarse atrapar por las urgencias del momento sin saber exactamente lo que no estás haciendo. Se suele echar la culpa del estrés a las sorpresas cuando en realidad las sorpresas no son las culpables. El verdadero origen de la frustración y la ansiedad es no saber si lo que estás haciendo es realmente lo que deberías estar haciendo.

Pero además, si ignoras tus bandejas de entrada de forma habitual, a la larga las cosas que allí están pendientes de procesar acaban convirtiéndose en emergencias, es decir, en trabajo que tienes que hacer a medida que surge.

Hay muchas personas, la mayoría, que utilizan los múltiples temas que hay que resolver cuando aparecen como excusa para evitar definir su trabajo y gestionar un inventario de acciones pendientes. A fin de cuentas es fácil dejarte seducir por las cosas evidentes, aunque no sepas en realidad cómo son de urgentes o importantes, en lugar de enfrentarte a esas pilas amorfas de cosas no definidas que se encuentran habitualmente en las bandejas de entrada.

Hay que tener en cuenta que muchos de los actuales trabajadores del conocimiento han crecido en un mundo en el que no era necesario definir los límites del trabajo ni tener que hacer frente simultáneamente a un gran número de frentes abiertos. Por otra parte, la abundancia creciente de información parece que no va sino a reforzar esta tendencia hacia una complejidad cada vez mayor.

Por eso es tan importante trabajar la competencia de la productividad personal para adquirir la habilidad y el hábito de procesar la información que entra en tu sistema, ya que probablemente es lo único que te va a permitir confiar en tus propias opiniones sobre qué hacer y qué dejar de hacer en cada momento.