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GTD: Revisar es Mantener Fiable tu Sistema

| tiempo de lectura 1:44'

El propósito de la metodología GTD es liberar a tu cerebro del estrés de modo que pueda ser más productivo. Este resultado se consigue cuando el cerebro es relevado de su obligación de controlar «incompletos«, ya que entonces puede centrarse exclusivamente en lo que está haciendo.

Ahora bien, para que esta situación tenga lugar, es necesario que el cerebro esté seguro de estar haciendo lo que debe hacer y de no estar haciendo lo que no debe hacer. Esto es precisamente lo que consigues cuando revisas tu sistema GTD de forma regular y lo mantienes al día.

Por este motivo tu sistema GTD no puede ser estático sino que debes actualizarlo tan a menudo como sea necesario para mantener su fiabilidad.

Para revisar de forma adecuada, lo más importante es saber qué cosas debes tener en cuenta y cuándo pero también qué tienes que hacer y con qué frecuencia para asegurarte de que el sistema mantiene su integridad y te permite sacar el máximo partido del mismo.

Por ejemplo, tu sistema debería permitirte ver en cada momento todas las opciones que tiene sentido ver en ese momento.

En otras palabras, si vas a hacer llamadas de teléfono, tu sistema debe ser capaz de mostrarte, idealmente aislándolas del resto de próximas acciones, todas las llamadas que te has comprometido a hacer. Del mismo modo, tu sistema debería poder mostrarte con facilidad y rapidez todos los temas que debes tratar con una persona con la que te vas a reunir.

Un proceso de revisión diario correcto debe comenzar por tu agenda, ya que ello te permitirá hacerte una idea de cómo «pinta el panorama» para el resto del día.

Lo siguiente es echar un vistazo a tus listas de próximas acciones, idealmente con la posibilidad de agruparlas por contexto y por contacto.

Yo por ejemplo dispongo en mi sistema GTD de una vista dinámica de próximas acciones, incluyendo las que también están en mi calendario, que puedo reagrupar por una serie de parámetros: contexto, contacto, con fecha límite hoy, con fecha límite en los próximos 5 días….

No se trata de que tengas que hacer todo lo que figura en estas listas en ese día, sino de que tengas claro qué cosas te has comprometido a hacer con el objetivo de que puedas tomar en cada momento la decisión correcta sobre qué hacer y qué dejar de hacer, asegurándote de que no «se te escapa» nada fundamental.

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Comentarios

Miguel de Luis avatar
Miguel de Luis


Al hablar de mantener la flexibilidad del sistema GTD particular de cada uno, ¿te refieres también a adaptar las técnicas de productividad a cada caso concreto?
.-= Lo último en el blog de Miguel de Luis ..La ley del columpio =-.

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Suelo comentar con frecuencia que GTD es un todo, un sistema. Si se cambia la estructura básica, puede que incluso lo mejoremos, pero dejará de ser GTD. No soy partidario por tanto de "adaptar" las técnicas de productividad si por ello entendemos "aportar valor" a las mismas "quitando y poniendo" elementos. Francamente, me parece que enmendar la plana a gente que ha dedicado años a diseñar un sistema es pecar de arrogante.
Otra cosa es jugar con la flexibilidad que ofrece el propio sistema para que nos resulte de máxima utilidad. GTD es un sistema sumamente flexible dentro de su aparente inflexibilidad, así que lo puedes ajustar a tus necesidades sin mayor problema.

Franck avatar
Franck


Totalmente de acuerdo contigo José Miguel, por eso mismo las mejores herramientas de GTD que conozco son un cuaderno y un bolígrafo.

Yo gestiono una lista de tareas diarias en mi cuaderno, y voy tachando, añadiendo y re-organizando en función de como se me desarrolla cada día.

* A cada fin de jornada, defino las tareas del día después (asi mi cerebro puede descansar)
* En la ejecución de las mismas, es importante ofrecer flexibilidad, lo cual implica tener la mente abierta y aceptar cambios

Aunque sean pequeñas batallas, siempre da gusto tachar una tarea. Del gusto a la motivación, solo hay un paso
.-= Lo último en el blog de Franck ..Anatomia de los poderosos y influyentes en Twitter =-.

Miguel de Luis avatar
Miguel de Luis


Bien dicho, Franck, da gustito cargarse las tareas

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Gracias por compartir tu experiencia, Franck. Siempre recomiendo a quienes se inician con GTD que usen cuaderno y bolígrafo antes de pasar a usar soluciones más sofisticadas. Cuando eres capaz de gestionar GTD con herramientas de baja tecnología, es porque ya lo dominas :-)

Oscar avatar
Oscar


Hola!

Totalmente de acuerdo, pienso que revisar es muy importante, y no debemos olvidarnos de la revisión semanal.

Yo un problema que tengo es con el número de tareas en cada lista y enlazando con esto la motivación y la procastinación.

Un saludo:

Oscar
.-= Lo último en el blog de Oscar ..OscarH: Ya tenemos 6 posts ¿cuando saldrá el nuevo blog? =-.

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Cuando se me plantea esa situación lo que hago es "radicalizarme" y convertir un buen número de tareas comprometidas a "Algún día/Tal vez", de manera que el número final de tareas comprometidas sea realista y sepa que puedo completarlas todas o casi todas durante la semana. Luego, en la siguiente revisión semanal, vuelvo a convertir en comprometidas algunas de esas que convertí en "Algún día/Tal vez", pero siempre manteniendo el número de comprometidas bajo control. Si no lo has probado nunca, pruébalo. A mí al menos me funciona muy bien.

Juana Corbalan avatar
Juana Corbalan


Buenos consejos, José Miguel.
Qué bien te organizas. Reconozco que, últimamente me cuesta mucho organizarme y el estrés no me deja hacer algunas cosas que podría si siguiera estos consejos.
Prometo hacerte caso.
Lo necesito! ;-))
Gracias

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Ese es uno de los problemas con el estrés: entras en un círculo vicioso donde el propio estrés te pone difícil tomar medidas para salir de él. Si tienes oportunidad, aprovecha un par de días de vacaciones para ponerte "a fondo" con GTD y verás que diferencia :-D

Juana Corbalan avatar
Juana Corbalan


Gracias por contestarme. No sé cómo sacas tiempo! Aunque yo también estoy aquí en vez de terminar mi post y otros muchos trabajos que tengo en cola.
Un abrazo!

David Sánchez avatar
David Sánchez


Mi actividad diaria es muy variable y establecer un tiempo para la revisión del sistema es complicado, pero lo que si que utilizo es una lista de control para hacer esa revisión diaria, y también la semanal. Esa lista de control la tengo integrada en el sistema de modo que acudo a ella cuando comienzo la revisión y así no me paso ni un salto. Por ejemplo: 1.Revisión de Agenda 2.) Procesar bandeja de entrada (física, del sistema y el correo) 3.) Revisar las próximas acciones por contexto

Lo ideal sería hacerlo siempre a una hora del día que te permitiese rectificar desviaciones

Slds
DSR

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El sistema GTD es muy flexible en ese sentido. La secuencia de pasos es fija, pero el cómo los distribuyas en el tiempo queda por entero a tu elección. Esta es una ventaja que sin duda debemos aprovechar :-)

jbriet avatar
jbriet


Procuro hacer revisiones de la agenda y lista de acciones al inicio y final de la jornada, al margen de la revision semanal. Incluir fechas tope o recordatorios en algunas acciones me sirve para tener una cierta referencia en la organizacion temporal, aunque sin perder la vision contextual. La flexibildad del sistema me permite filtrar como mas me interese en cada momento.Mi enhorabuena por el post.Saludos,

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Muchas gracias. En mi experiencia, una de las cosas que marca la diferencia usando GTD es conseguir que los contextos "pesen" más que las fechas a la hora de decidir qué hacer. Es uno de esos hábitos difíciles de adquirir pero que luego compensa con creces... :-)

Antonio José Masiá avatar
Antonio José Masiá


Cuando existen proyectos de corto alcance, es decir que se suelen desarrollar entre 2 ó 3 días, también es recomendable revisar dichos proyectos a diario para asegurarnos que no se quedan sin acciones, sobre todo cuando estos tienen acciones NO ACCIONALBLES, es decir, que depende de la previa ejecución de otra dado que son secuenciales. Si tu herramienta te permite crear las acciones y ocultarlas de forma automática hasta que estén disponibles perfecto, pero en caso contrario se deberá revisar también estos proyectos para que en ningún momento se queden paralizados. El uso de recordatorios en la agenda también puede ser recomendable.

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También. Para mí, este tipo de revisión va implícita en la revisión de la agenda, que diariamente debe hacerse no solo para el día en curso sino para los días siguientes. El uso de recordatorios es muy útil, como bien apuntas, en este sentido. El riesgo es que tengamos demasiados de estos proyectos activos porque se producirá un sesgo en el balance de acciones en detrimento de proyectos a más largo plazo.

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