GTD: Revisar es Mantener Fiable tu Sistema
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El propósito de la metodología GTD es liberar a tu cerebro del estrés de modo que pueda ser más productivo. Este resultado se consigue cuando el cerebro es relevado de su obligación de controlar «incompletos«, ya que entonces puede centrarse exclusivamente en lo que está haciendo.
Ahora bien, para que esta situación tenga lugar, es necesario que el cerebro esté seguro de estar haciendo lo que debe hacer y de no estar haciendo lo que no debe hacer. Esto es precisamente lo que consigues cuando revisas tu sistema GTD de forma regular y lo mantienes al día.
Por este motivo tu sistema GTD no puede ser estático sino que debes actualizarlo tan a menudo como sea necesario para mantener su fiabilidad.
Para revisar de forma adecuada, lo más importante es saber qué cosas debes tener en cuenta y cuándo pero también qué tienes que hacer y con qué frecuencia para asegurarte de que el sistema mantiene su integridad y te permite sacar el máximo partido del mismo.
Por ejemplo, tu sistema debería permitirte ver en cada momento todas las opciones que tiene sentido ver en ese momento.
En otras palabras, si vas a hacer llamadas de teléfono, tu sistema debe ser capaz de mostrarte, idealmente aislándolas del resto de próximas acciones, todas las llamadas que te has comprometido a hacer. Del mismo modo, tu sistema debería poder mostrarte con facilidad y rapidez todos los temas que debes tratar con una persona con la que te vas a reunir.
Un proceso de revisión diario correcto debe comenzar por tu agenda, ya que ello te permitirá hacerte una idea de cómo «pinta el panorama» para el resto del día.
Lo siguiente es echar un vistazo a tus listas de próximas acciones, idealmente con la posibilidad de agruparlas por contexto y por contacto.
Yo por ejemplo dispongo en mi sistema GTD de una vista dinámica de próximas acciones, incluyendo las que también están en mi calendario, que puedo reagrupar por una serie de parámetros: contexto, contacto, con fecha límite hoy, con fecha límite en los próximos 5 días….
No se trata de que tengas que hacer todo lo que figura en estas listas en ese día, sino de que tengas claro qué cosas te has comprometido a hacer con el objetivo de que puedas tomar en cada momento la decisión correcta sobre qué hacer y qué dejar de hacer, asegurándote de que no «se te escapa» nada fundamental.
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