GTD: Cómo se Hace una Revisión Semanal

Para poder garantizar la fiabilidad de tu sistema GTD, la revisión semanal debe reconducirte a ese estado de alerta perfecta en el que has conseguido vaciar por completo tu mente y estás nuevamente en condiciones de alcanzar tu máxima productividad.

Por eso, la revisión semanal es una especie de repaso de todos tus frentes abiertos en versión rápida pero no por ello menos rigurosa. En otras palabras, tendrás que pasar nuevamente por las cinco fases del flujo de trabajo: recopilar, procesar, organizar, revisar y hacer.

La ventaja es que, a diferencia del día a día en el que tienes que aplicar la metodología GTD a todos los nuevos frentes abiertos que van surgiendo, a la hora de hacer la revisión semanal una gran parte de esos frentes abiertos habrán sido ya recopilados, procesados y organizados con anterioridad, seguramente incluso los hayas revisado en más de una ocasión y hasta es posible que buena parte de ellos ya estén hechos.

De todos modos, te relaciono a continuación una serie de claves que te ayudarán a llevar a cabo tus revisiones semanales de forma rápida y efectiva:

• Recopila todos los papeles, facturas, tarjetas de visita, notas y demás objetos que puedas encontrar por tu mesa, mochila o bolsillos y mételos en tu bandeja de entrada. No tiene sentido comenzar una revisión semanal con cosas aún sin procesar
• Procesa todas tus notas: las de tu agenda, las que hayas podido tomar en reuniones a las que has asistido y las que has ido dejando anotadas por ahí en post-it o en tu libreta. Archiva cualquier nota que sea material de consulta. Organiza el material para leer o revisar y tira todo lo que no necesites
• Revisa tus citas previas de modo que puedas asegurarte de poder archivar la agenda de la semana anterior sin dejarte nada pendiente
• Revisa tus citas futuras para tener una imagen fresca de cómo se presenta la próxima semana y poder prepararte debidamente y sin prisas en los caso en que sea necesario
• Vacía tu mente poniendo por escrito cualquier cosa que te ande rondando por la cabeza: proyectos, acciones que debes hacer, «a la espera» o «algún día/tal vez»
• Revisa tus listas de proyectos, asegúrandote de tener al menos una próxima acción activa para cada uno de ellos y, si es preciso, aplica el método de los cinco pasos de la planificación natural
• Revisa tus listas de próximas acciones, tacha las completadas y busca las siguientes que debes realizar
• Revisa tus listas «a la espera« y, si es preciso, toma nota de las acciones que debes llevar a cabo para «desbloquearlas»
• Revisa tus listas de control y si hay algo que se te haya pasado por alto, hazlo
• Revisa tus listas «algún día/tal vez«, comprueba si hay alguna acción o proyecto que debas «activar» y aprovecha también para borrar los elementos que ya no tengan interés para ti (o para pasarlos a tu lista «tal vez nunca» si no quieres deshacerte por completo de ellos)
• Revisa el material de apoyo por si fuera necesario anotar alguna nueva próxima acción, marcarla como completada o moverla a la lista «a la espera»

Además de lo anterior, la revisión semanal es un momento idóneo para ser creativo y añadir a tu sistema cualquier idea nueva, provocadora y arriesgada que se te ocurra.

Como puedes ver, la revisión semanal es un proceso sencillo basado en el sentido común pero que muy pocas personas llevan a cabo de forma regular y rigurosa.

Si tú eres capaz de desarrollar este hábito, lograrás disfrutar de un estado permanente de claridad mental y de la relajadora sensación de tener tu vida bajo control.