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Desarrollo Profesional: Proyectos Más Productivos con RACI

| tiempo de lectura 2:20'

La falta de claridad en la definición de roles, responsabilidades y objetivos es una de las múltiples causas por las que la productividad de un proyecto, o de un proceso, puede verse afectada de forma negativa.

Cuando estás planificando un proyecto, o definiendo un proceso de trabajo, es fundamental saber no sólo lo que hay que hacer y cuándo debe hacerse, sino también quién debe asegurarse de que efectivamente se haga, quién debe hacerlo físicamente, a quién hay que consultar antes de hacerlo y a quién hay que informar después de hacerlo.

Las herramientas tradicionales de gestión de proyectos suelen ser bastante potentes a la hora de permitir definir tareas, recursos y plazos, pero generalmente no lo son tanto en cuanto a funcionalidades para gestionar las responsabilidades y el proceso comunicativo.

Por este motivo, las matrices RACI son una herramienta sencilla y muy útil para obtener esa claridad extra necesaria para garantizar la eficacia de tus procesos y la ejecución con éxito de tus proyectos.

RACI es un acrónimo resultante de los nombres en inglés de las cuatro responsabilidades principales existentes en los procesos o proyectos: Responsible, Accountable, Consulted e Informed. Como verás a continuación, el idioma inglés ofrece dos palabras con matices distintos como traducción al término español «responsabilidad». Los significados de cada uno de estos términos son los siguientes:

  • «Responsible» se usa para designar a la persona que tiene que hacer una determinada tarea. «Responsible» es la persona que debe ser «capaz de dar una respuesta», respuesta que normalmente se expresa en forma de acción
  • «Accountable» se emplea para referirse a la persona que es responsable última de que una determinada tarea se haga. «Accountable» es la persona que en un momento dado debe ser «capaz de rendir cuentas» si algo no se ha hecho o se ha hecho tarde o mal, independientemente de que haya sido esa misma persona quien lo haya hecho o no. Aunque no necesariamente, sí es frecuente que la persona que es «Accountable» sobre una tarea  deba supervisar o aprobar el trabajo realizado por la persona que es «Responsible» (independientemente de la existencia o no de líneas jerárquicas directas)
  • «Consulted» se utiliza para identificar a las personas a las que se debe involucrar en el proceso de toma de decisiones. Son personas cuya opinión y/o aprobación es necesaria antes de realizar una tarea en concreto y por este motivo se dice que la comunicación con estas personas es bidireccional
  • «Informed» se usa para referirse a las personas a las que hay que mantener informadas sobre el estado del proyecto o proceso, normalmente tras completar una tarea determinada. A diferencia del caso anterior, la comunicación con estas personas es unidireccional

Existen variaciones del modelo RACI con roles adicionales, pero en mi experiencia y opinión no aportan nada realmente significativo y sin embargo si restan claridad al modelo original.

La potencia del modelo RACI es que la matriz de responsabilidades es muy fácil de generar a partir del flujograma de un proceso, o del plan de un proyecto, y ofrece de modo inmediato gran claridad sobre el rol o roles que debe jugar cada individuo en el mismo.

Por eso, si eres responsable de un proceso o de un proyecto y aún no lo has probado, te animo a que lo hagas y compartas con nosotros tu experiencia.

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Comentarios

Economía Sencilla avatar
Economía Sencilla


Desconocía esta herramienta de gestión, que sin duda puede ser muy útil para gestionar proyectos y tener claro "quién es quién". Gracias por compartirla.

Un abrazo
Pablo Rodríguez
.-= Lo último en el blog de Economía Sencilla ..(Escasa) profesionalidad =-.

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Te recomiendo que la pruebes, Pablo. Es realmente sencilla y muy potente. Ya me dirás qué tal la experiencia si finalmente te animas... :-)

JLP avatar
JLP


José Miguel,
Mi experiencia en dirección de proyectos con el RACI como complemento al sistema de gestión de proyectos representó un salto cualitativo en la simplificación del seguimiento de los hitos y detección de los puntos críticos. Clarifica el grado de responsabilidad de los implicados en cada tarea y contribuye a que cada miembro supervise colaborativamente a los otros. En la planificación de un proyecto, siempre se generaba una relación de las personas con sus responsabilidades, dependencias con otros, grado de intervención en las tareas y los hitos a cumplir para facilitarles la gestión de sus agendas personales.
Saludos
.-= Lo último en el blog de JLP ..La revolución digital y la metamorfosis de la mariposa =-.

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Muchas gracias, José, por compartir tu experiencia con nosotros. Coincide plenamente con la mía :-D

David Sánchez avatar
David Sánchez


Desconocía el sistema. Para proyectos pequeños o simples, ¿es posible que no tenga mucha aplicación?. Y para proyectos complejos, ¿no puede ser una herramiente demasiado engorrosa?. No obstante meditaré sobre su aplicación en alguno de los proyectos.

¿El formato de la herramienta es tan simple como el que se refleja en la imagen del post?

UN saludo

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La verdad es que su aplicación es independiente de la complejidad o duración del proyecto. No es nada engorrosa. Al contrario. Con un mínimo esfuerzo adicional arroja una gran claridad sobre los roles y responsabilidades de cada persona. Y sí, es tan simple como se refleja en la imagen :-D

Jero Sánchez avatar
Jero Sánchez


Excelente explicación. PMBOK puro y duro :-) --yo lo conocí a raíz del método ESCALA de gestión de proyectos, que recomiendo a cualquier que quiera iniciarse en la gestión profesional de proyectos sin necesidad de pelearse con el PMBOK. Os dejo una referencia al libro del autor del método:

http://www.porrua.com/tienda_detalleLibro.asp?CB=9789701048337
.-= Lo último en el blog de Jero Sánchez ..Cómo decidir la siguiente acción a ejecutar en GTD =-.

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Muchas gracias, Jero, y también por la referencia al libro ;-)

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