Desarrollo Profesional: Proyectos Más Productivos con RACI

La falta de claridad en la definición de roles, responsabilidades y objetivos es una de las múltiples causas por las que la productividad de un proyecto, o de un proceso, puede verse afectada de forma negativa.

Cuando estás planificando un proyecto, o definiendo un proceso de trabajo, es fundamental saber no sólo lo que hay que hacer y cuándo debe hacerse, sino también quién debe asegurarse de que efectivamente se haga, quién debe hacerlo físicamente, a quién hay que consultar antes de hacerlo y a quién hay que informar después de hacerlo.

Las herramientas tradicionales de gestión de proyectos suelen ser bastante potentes a la hora de permitir definir tareas, recursos y plazos, pero generalmente no lo son tanto en cuanto a funcionalidades para gestionar las responsabilidades y el proceso comunicativo.

Por este motivo, las matrices RACI son una herramienta sencilla y muy útil para obtener esa claridad extra necesaria para garantizar la eficacia de tus procesos y la ejecución con éxito de tus proyectos.

RACI es un acrónimo resultante de los nombres en inglés de las cuatro responsabilidades principales existentes en los procesos o proyectos: Responsible, Accountable, Consulted e Informed. Como verás a continuación, el idioma inglés ofrece dos palabras con matices distintos como traducción al término español «responsabilidad». Los significados de cada uno de estos términos son los siguientes:

• «Responsible» se usa para designar a la persona que tiene que hacer una determinada tarea. «Responsible» es la persona que debe ser «capaz de dar una respuesta», respuesta que normalmente se expresa en forma de acción
• «Accountable» se emplea para referirse a la persona que es responsable última de que una determinada tarea se haga. «Accountable» es la persona que en un momento dado debe ser «capaz de rendir cuentas» si algo no se ha hecho o se ha hecho tarde o mal, independientemente de que haya sido esa misma persona quien lo haya hecho o no. Aunque no necesariamente, sí es frecuente que la persona que es «Accountable» sobre una tarea  deba supervisar o aprobar el trabajo realizado por la persona que es «Responsible» (independientemente de la existencia o no de líneas jerárquicas directas)
• «Consulted» se utiliza para identificar a las personas a las que se debe involucrar en el proceso de toma de decisiones. Son personas cuya opinión y/o aprobación es necesaria antes de realizar una tarea en concreto y por este motivo se dice que la comunicación con estas personas es bidireccional
• «Informed» se usa para referirse a las personas a las que hay que mantener informadas sobre el estado del proyecto o proceso, normalmente tras completar una tarea determinada. A diferencia del caso anterior, la comunicación con estas personas es unidireccional

Existen variaciones del modelo RACI con roles adicionales, pero en mi experiencia y opinión no aportan nada realmente significativo y sin embargo si restan claridad al modelo original.

La potencia del modelo RACI es que la matriz de responsabilidades es muy fácil de generar a partir del flujograma de un proceso, o del plan de un proyecto, y ofrece de modo inmediato gran claridad sobre el rol o roles que debe jugar cada individuo en el mismo.

Por eso, si eres responsable de un proceso o de un proyecto y aún no lo has probado, te animo a que lo hagas y compartas con nosotros tu experiencia.