GTD: Optimiza tus Proyectos Recurrentes con Listas de Control

Una de las herramientas más potentes de la metodología GTD son las Listas de Control, también conocidas como checklists. David Allen las define como una especie de recetas de ingredientes potenciales para proyectos, acciones y áreas de valor, interés y responsabilidad.

La principal ventaja de las Listas de Control es que te permiten ahorrar tiempo en las fases de recopilar, procesar y organizar y pasar directamente a evaluar y hacer.

Esto es posible porque, al tratarse de conjuntos recurrentes de acciones, sólo deberás recopilarlas, procesarlas y organizarlas la primera vez que las hagas. A partir de ahí no es necesario repetir estos pasos de nuevo, porque ya conoces la naturaleza de las cosas que tienes que hacer.

Las aplicaciones de las Listas de Control son múltiples. Piensa por ejemplo en cualquier secuencia de tareas de que tengas que hacer cada cierto tiempo y ya tienes un proyecto candidato a ser convertido en Lista de Control.

Yo las uso mucho, sobre todo en temas profesionales. Un ejemplo son los viajes de trabajo, cada uno de los cuales es para mí un proyecto que consta de 3 subproyectos y 18 acciones.

Los tres subproyectos son «completar preparativos del viaje», que abarca desde «comprar los billetes» a «hacer la maleta» (que tiene su checklist propio), «completar tareas posteriores al viaje», que incluye cosas como «desactivar la redirección del teléfono fijo al móvil», y «completar sobres de gastos», un subproyecto específico para cada viaje, que prefiero gestionar por separado.

Todos y cada uno de los viajes requieren esta misma secuencia de acciones. En ocasiones puedo estar preparando tres o cuatro viajes distintos, cerrando las tareas posteriores de otro y tener a su vez varios sobres de gastos pendientes de procesar de viajes anteriores. Las Listas de Control me permiten saber, sin perder tiempo y sin apenas esfuerzo, no sólo qué he hecho y qué me falta por hacer para cada uno de ellos, sino también poder estar seguro de que no me olvido de ningún paso importante.

Seguramente intervengas en, o seas responsable de, determinados procesos en tu trabajo. Si es así, estás ante un filón de potenciales Listas de Control. En mi caso, por ejemplo, uso también Listas de Control para procesos de selección, promociones y cambios de puesto, entre otras muchas cosas. Ello me facilita manejar un volumen significativo de proyectos semejantes manteniendo absoluto control sobre cada uno de ellos, lo cual me permite no sólo ser más productivo y minimizar los errores, sino también evitar el estrés.

Si nunca has probado a utilizar las Listas de Control, te invito a que lo hagas. Junto con la regla de los dos minutos, son uno de esos elementos de la metodología GTD que puedes utilizar de forma independiente sin que pierdan su efectividad.